Wizerunek jest to obraz naszej osoby, jaki postrzegają inni. Może być naturalny lub poddany pewnej "metamorfozie" mającej na celu podkreślenie pewnych cech, na których nam zależy. Jest ważny, zwłaszcza we współczesnym świecie. Wizerunek złożony jest ...

Savoir Vivre

Kultura w budowaniu relacji. Czy taki diabeł straszny?

Gdybyśmy chcieli cofnąć się do początków etykiety, wylądowalibyśmy w XIX wieku na Kongresie Wiedeńskim. I trudno się dziwić co po niektórym, że stronią od jej zasad jak diabeł od święconej wody. Bo już na samą myśl o frakach, jedwabnych pantalonach i sztywnych gorsetach robi nam się duszno. Komu potrzebne są zasady, które powstały, gdy jeżdżono karetami? Dziś przecież latamy w kosmos i tak samo kosmiczne wydają się reguły, które wtedy miały swoje początki.
Tym bardziej mogłoby się wydawać – po co branży transportowo – spedycyjno – logistycznej znajomość zasad prawidłowego zachowania się w różnych kręgach narodowych, kulturowych czy religijnych. Nic bardziej błędnego. Przecież managerowie sektora TSL niemal na co dzień, organizując międzynarodowe łańcuchy dostaw, współpracują z osobami z bliższej i zupełnie dalekiej zagranicy. I tu pojawia się potrzeba znajomości etykiety wykraczającej nieco poza rodzime standardy.
Gdybyśmy wyzbyli się wszelkich uprzedzeń i popatrzyli na etykietę z otwartym sercem i umysłem… Może znajdziemy tam coś, co okaże się sensowne, uniwersalne, a może nawet ponadczasowe? Może dojdziemy do wniosku, że minione 200 lat, choć przeniosły nas o lata świetlne w rozwoju technologii, to w kwestii budowania relacji ciągle obowiązują podobne zasady? Zasady, które przecież miały pomóc w budowaniu relacji i porządkowaniu tego co różniło, wzbudzało dyskusje, a nawet spory. Zasady, których powinniśmy być świadomi, budując zawodowe relacje i funkcjonując w zróżnicowanym środowisku biznesowym.
Pierwszeństwo czyli precedencja
Z całą pewnością można stwierdzić, że w stosunkach międzynarodowych od najdawniejszych czasów przywiązywano niezmierną wagę do etykiety i precedencji dyplomatycznej. Kto i gdzie powinien usiąść, komu kogo przedstawić, w jakiej kolejności witać czy przemawiać, kto ma wyższą rangę – to odwieczne dylematy i kwestie sporów przedstawicieli dyplomatycznych XVII i XVIII wieku. Uporządkowanie rang i precedencji dyplomatycznej nastąpiło dopiero podczas Kongresu Wiedeńskiego w 1815 r. To właśnie tu swoje korzenie mają współczesne zasady etykiety służbowej mówiące o tym, że o pierwszeństwie w relacjach służbowych decyduje ranga i status, a wiek i płeć są drugorzędne.
I jak tu żyć skoro z domu wynosimy zupełnie inną wiedzę? Jak bezkrytycznie przyjąć takie zasady, skoro każdy z nas wie, że starszym się ustępuje miejsca, a kobiety przepuszcza w drzwiach? I tu warto zdać sobie sprawę z tego, jakie są różnice między etykietą towarzyską a biznesową.
Etykieta towarzyska vs biznesowa
Etykieta towarzyska to zbiór zasad obowiązujących w danym środowisku. Są one bardzo mocno uwarunkowane kulturowo. W polskiej kulturze to kobiety i osoby starsze mają pierwszeństwo. To one proponują „przejście na Ty”, im się ustępuje miejsca w autobusie, przepuszcza przez drzwi czy odsuwa krzesło przy stole. Nie w każdej kulturze jednak tak się dzieje. Odmiennie podchodzimy do kwestii wieku, płci, roli starszeństwa i rangi.
Dlatego, w relacjach służbowych, postanowiono ujednolicić ogólnie obowiązujące standardy, a zasady które przyjęto, jasno definiują to, że o pierwszeństwie w biznesie i polityce decyduje ranga i zajmowane stanowisko. Zatem to osoba wyższa rangą ma pierwszeństwo nie kobiety i osoby starsze, jak przyjęto w polskiej etykiecie towarzyskiej.
Trudno się więc dziwić, że ciągle zdarza się, iż mężczyzna czeka aż to kobieta wyciągnie pierwsza dłoń na powitanie (ma to uzasadnienie, gdy kobieta ma wyższą rangę) co często kończy się tym, że mężczyźni podają sobie dłonie, a kobietom musi wystarczyć „dzień dobry” czy „cześć”. Ciągle niektóre z pań oczekują, że ktoś otworzy im drzwi do samochodu lub zostaną przepuszczone w drzwiach – i strzeż się kto tego nie zrobi.
Czasami dzieje się tak z niewiedzy, a czasami wynika to z faktu, że w polskiej kulturze jest to bardzo silnie zakorzenione i szczególnie w sytuacjach, w których ranga ściera się z płcią, bardzo trudno jest nam bezkrytycznie przyjąć restrykcyjne zasady etykiety służbowej.
Różnice pokoleniowe też nam nie pomagają, bo pokolenie Z zdecydowanie szybciej dąży do skracania dystansu niż tak zwane pokolenie Milenialsów czy Baby boomerzy. Automatyczne przejście na Ty z klientem lub chociaż na „Pani Aniu” przychodzi im znacznie szybciej i nie koniecznie uwzględnia preferencje drugiej, czasami bardziej powściągliwej strony.
O ile w mniej oficjalnych, codziennych relacjach służbowych, możemy dać sobie nieco luzu, zachowując takt i wyczucie dostosowane do okoliczności, podążać bardziej za własnymi przekonaniami i przyzwyczajeniami, tak w przypadku bardzo oficjalnych wydarzeń służbowych i kontaktów międzynarodowych, bezpieczniej jest jednak trzymać się zasad etykiety służbowej.
Choć jej korzenie sięgają XIX wieku to nadal możemy je uznać za pomocne. Bo gdyby nie one, to jak by to wszystko wyglądało? Na jakiej podstawie decydowalibyśmy czyje zwyczaje i preferencje w budowaniu relacji są nadrzędne? Znając zasady etykiety biznesowej i protokołu służbowego, które przybliżę w kolejnych artykułach, możemy mieć pewność, że bez względu na wiek, płeć czy położenie geograficzne, posługujemy się uniwersalnym kodem. Postępujemy z ogólnie przyjętymi i zrozumiałymi zasadami. A to, ile z tych zasad wykorzystamy w praktyce, zawsze powinno zależeć od kontekstu i okoliczności. I choć czasami będziemy łamać te zasady dostosowując się do danej sytuacji, to nie ma w tym nic złego. Kluczowe bowiem jest to, że robimy to świadomie – z wyboru, a nie z niewiedzy. Mamy swobodę, dzięki której elastycznie dostosowujemy nasze zachowanie do warunków i potrzeb, a to już wystarczający argument żeby przychylniej popatrzeć na to czego dokonali nasi przodkowie w gorsetach i pantalonach.

Sztuka bywania – czyli o zachowaniu podczas przyjęć i wydarzeń specjalnych

Nie każdy ma w sobie jednak pierwiastek lwa salonowego, który odnajdzie się zawsze i w każdej sytuacji, a szczególnie podczas oficjalnych przyjęć i wydarzeń służbowych. Kto z nas bryluje na salonach, sprawnie zmienia towarzystwo, lekko rzuci zawsze śmiesznym żartem, zna się na drinkach i nie odpuści żadnego kawałka na parkiecie? Do tego pozna kogo trzeba, ba nawet się zaprzyjaźni z kim trzeba, a wychodząc nie zapomni skomplementować gospodarzom udanej imprezy. Można by powiedzieć, że z tym trzeba się urodzić. Urodzić bądź nauczyć, a w tym może nam pomóc znajomość zasad etykiety, bo jak udowodniono aż ¾ osób odczuwa silny stres przed wyjściem na wydarzenie, gdzie nie zna zbyt wielu osób. W dużym stopniu stres ten jest spowodowany tym, że poznając nowe osoby musimy wyjść ze swojej strefy komfortu. W przypadku oficjalnych wydarzeń dochodzi jeszcze stres związany z pewnymi standardami zachowań, których się od nas będzie oczekiwało. Warto więc choć pobieżnie przyjrzeć się tym najistotniejszym standardom zachowań podczas przyjęć i wydarzeń specjalnych.
Kiedyś wpadł mi w ręce fragment poradnika przeznaczonego dla amerykańskich dyplomatów, który
pięknie opisywał to jak dyplomata powinien przygotować się do wyjścia na oficjalne wydarzenie. Myślę, że można śmiało przełożyć te treści na grunt biznesowy, a nadal będą w 100% aktualne:
Pamiętaj, aby zjeść w domu – relacje są bardzo ważne dla funkcjonowania misji.
Nie jesteś zaproszony jako gość, ale dlatego, że jesteś w pracy.
Zaakceptuj zaproszenie najpóźniej w ciągu 48 h.
Dokładnie zapoznaj się z listą gości, a jeśli jej nie masz, poproś o nią.
Przyjdź 15 minut przed rozpoczęciem uroczystości.
Niech zatem ten fragment będzie punktem wyjścia do bliższego przyjrzenia się tematowi „bywania” na wydarzeniach specjalnych.
Pamiętaj, aby zjeść w domu – relacje są bardzo ważne dla funkcjonowania misji.
To chyba jeden z najważniejszych punktów. Niezależnie od tego czy zdarza nam się wychodzić często czy sporadycznie i jaką „misję” mamy do spełnienia, nie traktujmy tych wyjść jako okazji do darmowego posiłku. Przede wszystkim skupmy się na nawiązaniu nowych relacji. Skoro biznes to relacje, to budujmy je wszędzie gdzie się da, a wspólny posiłek jest tylko doskonałym do tego pretekstem. Warto więc zachować w pamięci tę hierarchię ważności.
Zasady zachowania na przyjęciach zasiadanych i bufetowych opisałam, dość szczegółowo, w poprzednich numerach TM, stąd pominiemy ten bardzo istotny wątek.
Nie jesteś zaproszony jako gość, ale dlatego, że jesteś w pracy.
Jeśli na przyjęciu reprezentujemy konkretną firmę to warto potraktować to poważnie. Założeniem różnego rodzaju eventów jest integrowanie i pielęgnowanie relacji, stąd to one powinny być dla nas priorytetowe.
Budując relacje pamiętajmy jednak o pewnych zasadach etykiety, które pomogą nam korzystać z tego z klasą. W przypadku przyjęć bufetowych:
Dołączając do grona osób starajmy się nie pozostawać tylko w jednej grupie, przez cały czas trwania przyjęcia. Warto podchodzić do różnych grup, dzięki czemu poznamy więcej osób.
Nie trzymajmy się kurczowo tylko jednej, znanej nam osoby. Ani my ani ta osoba nie będzie miała szans poznać kogokolwiek.
Nie rozpaczajmy gdy znajomy czy znajoma nie mogą pójść z nami na przyjęcie. Idąc samemu na pewno poznamy zdecydowanie więcej osób. Choć wyjście ze strefy komfortu może być na początku trudne, to będzie warto.
Teoretycznie możemy podchodzić do wszystkich gości na przyjęciu, jednak etykieta każe być ostrożna w przypadku podchodzenia do osób o znacznie wyższej randze oraz do zajętych rozmową par (z wyłączeniem par małżeńskich).
Dołączając do grupy osób pamiętajmy, żeby zawsze się przedstawić. Najkorzystniej jest jeśli w tym gronie jest ktoś kto zrobi to za nas  (wówczas osobę dołączającą przedstawiamy grupie).  Jeśli nie ma nikogo takiego – zawsze robimy to sami. Zgodnie z etykietą podajemy imię i nazwisko oraz nazwę firmy pomijając stanowisko czy tytuły naukowe.
Po przedstawieniu się możemy przywitać się ze wszystkimi (uścisk dłoni), lub jeśli jest większa ilość osób możemy z tego zrezygnować. Jeśli wśród osób, do których dołączamy jest gospodarz, gość honorowy lub inna szczególnie ważna persona, to zgodnie z zasadami precedencji, witamy się najpierw z tą osobą, a następnie z pozostałymi.
Choć moje wtrącenie dotyczy bardziej roli  współgospodarza, a nie gościa, pozwolę sobie na dygresję.  Mam wrażenie, że czasami pracownicy firm organizujących np. jubileusz czy imprezę dla klientów czują się właśnie jak goście, a nie gospodarze. Pamiętajmy że każdy pracownik firmy pełni funkcję współgospodarza i do jego obowiązków należy przebywanie wśród gości i zapoznawanie ich ze sobą, a nie zabawa we własnym gronie.
Zaakceptuj zaproszenie najpóźniej w ciągu 48 h.
Im szybciej zaakceptujemy zaproszenie tym lepiej, ale to wszyscy wiemy. To gdzie jeszcze czasami popełniamy błędy to luźne podejście do zaproszeń, a raczej luźne podejście do tego kto został zaproszony. Jeśli dostajemy imienne zaproszenie, to w przypadku gdy sami nie możemy wziąć udziału w wydarzeniu, nie wypada przekazać go komukolwiek. Nietaktem jest też pytanie organizatora czy zaproszenie możemy przekazać. Jeżeli będzie miał taką wolę, to sam nam to zaproponuje w chwili gdy będziemy go informować, że nie możemy wziąć udziału w wydarzeniu.
Zaproszenie, na którym nie ma wskazanej konkretnej osoby, możemy śmiało przekazać innej osobie. Pamiętajmy jednak, żeby była to osoba na zbliżonym stanowisku do naszego, ewentualnie na wyższym. Gospodarz zaprasza gości według pewnego klucza i przykładowo asystentka, która „w spadku” od swojego przełożonego dostaje zaproszenie, może czuć się niezręcznie, a takich sytuacji chcemy unikać.
Dokładnie zapoznaj się z listą gości, a jeśli jej nie masz, poproś o nią.
To coraz częściej spotykana, nie tylko w dyplomacji, praktyka. Warto włożyć wysiłek w to by dowiedzieć się kto będzie uczestniczył w danym przyjęciu. Czasami taka lista jest udostępniona, a czasami musimy sami o nią zapytać. Ważne, żeby zrobić to taktownie. Eventowi weterani wiedzą jednak, że to się opłaca, a różnego rodzaju wydarzenia to doskonała okazja żeby poznać różne osoby. I tu posiadanie listy to jedno, ale zebranie się na odwagę by podejść i błyskotliwie zagaić to druga kwestia, którą każdy musi przepracować już we własnym zakresie.
Przyjdź 15 minut przed rozpoczęciem uroczystości.
I choć o zaproszeniach pisałam w styczniowym numerze TM, to tak naprawdę nie o nie tu chodzi, a ponownie o relacje. Te 15 minut podczas których goście się gromadzą to doskonała okazja do poznania nowych osób. Większość z gości liczy, że spędzi ten czas na rozmowie z kimś, a nie samotnie w kącie, więc wykorzystajmy ten cenny czas. Szczególnie warto z niego skorzystać w przypadku przyjęć zasiadanych, gdzie po zajęciu miejsc przy stole, nie wypada się przesiadać do innych stolików.
I tak zatoczyło się nam koło: od relacji zaczynaliśmy i na relacjach skończyliśmy. Skoro jednak „biznes to relacje”, jak mówił Jak Kulczyk, to chyba nie ma się co dziwić, że nawet w temacie przyjęć nie można się od nich odciąć. Choć rozpoczynałam ten artykuł zdaniem „Bywać trzeba umieć” to tak naprawdę uważam, że „bywać trzeba chcieć”, bo nawet gdy znamy wszelkie możliwe zasady etykiety, protokołu, czy sztuczki wspomnianych już eventowych weteranów, a nie jesteśmy otwarci na nowe osoby, nie korzystamy z tego co daje nam spotkanie, nie dajemy się poznać – lepiej chyba zostać w domu. Zawsze można posprzątać czy zrobić pranie. Przynajmniej tu nikt nam nie będzie mówił w jakiej kolejności… wkładać pranie do pralki :).

Organizacja wydarzeń specjalnych        

Karnawał to czas zabawy i spotkań nie tylko z przyjaciółmi ale też z klientami i kontrahentami. To doskonała okazja do organizacji corocznych spotkań i celebracji jubileuszy. Bawić się lubimy, a nic tak nie zacieśnia więzi, jak wspólny „wężyk” czy bruderszaft z klientem. Zanim jednak do tego dojdzie wszystko w rękach speców od PR, pracowników działów marketingu czy agencji eventowych, które będą odpowiadały za organizację takiego wydarzenia. Choć ufamy im wierząc, że działają zachowując najwyższe standardy, nie zaszkodzi samemu zapoznać się z pewnymi zasadami, które pozwolą nam na organizację wydarzenia na najwyższym poziomie. W końcu to Państwo będziecie czynić honory gospodarzy i przyjmować bądź wyrazy uznania za udaną imprezę lub wręcz przeciwnie, czego oczywiście nikomu nie życzę.
Zaproszenia:
Już na etapie zaproszenia możemy wywrzeć pozytywne wrażenie na naszych gościach. Mają na to wpływ nie tylko estetyka i wygląd zaproszenia, ale też zawarte informacje, które powinny uwzględniać:
Do kogo skierowane jest zaproszenie (czy uwzględniona jest osoba towarzysząca czy nie)
Miejsce i godzina wydarzenia
Powód spotkania
Informacje o wymaganym stroju. To bardzo ważny punkt, bo niesprecyzowanie tego zawsze rodzi wiele pytań i wątpliwości co na siebie włożyć.
Informacje dotyczące potwierdzenia obecności. Nie wszyscy mamy jednakowe wyczucie i to co dla jednych jest oczywiste, dla innych niekoniecznie. Dlatego pomóżmy naszym gościom i wskażmy im najdogodniejszą dla nas formę potwierdzenia swojej obecności. Mamy tu kilka możliwości.
Na zaproszeniach możemy znaleźć poniższe zapisy :
P.M. (Pro memoria) – Nie ma konieczności potwierdzania swojej obecności. Zapis ten oznacza, że zaproszenie dostaliśmy jedynie w celu przypomnienia o wydarzeniu.
R.S.V.P (respondezs’il vous plait) – Najczęściej spotykany zapis, który obliguje nas do potwierdzenia swojej obecności. Nie zwlekamy z tym do ostatniej chwili.
En casd’empechement / RegretsOnly(W razie niemożności przybycia) – Widząc na zaproszeniu taki dopisek powinniśmy wiedzieć, że kontaktujemy się z gospodarzem jedynie, jeśli z jakiś przyczyn nie możemy wziąć udziału w przyjęciu.
s.t. = sine temport- Wymagane jest punktualne przyjście.
c.t. = cum tempore – Nie musimy przybyć punktualnie, a wręcz wskazane jest przyjście odrobinę po czasie.
Nie każde wydarzenie i spotkanie z klientami wymaga pisemnego zaproszenia. Jak uczono mnie w Międzynarodowej Akademii Protokołu i Etykiety w Londynie, z wysyłania pisemnych zaproszeń rezygnujemy w przypadku mniej oficjalnych spotkań jednak jeśli organizujemy przyjęcia typu koktajl przyjęcia bufetowe a tym bardziej zasiadane, wymaga to od nas wysłania wydrukowanego zaproszenia z 3-4 tygodniowym wyprzedzeniem. Podobnie sytuacja wygląda w przypadku bankietów, jubileuszy i bardziej oficjalnych przyjęć, jednak tu zaproszenia wysyłamy minimum 6-8 tygodni przed imprezą. Osobiście zalecam nawet większe wyprzedzenie. Wysłanie zaproszenia na wydarzenie specjalne tuż przed terminem jest bardzo niestosowne, a zaproszona tak osoba może niemalże mieć pewność, że znalazła się na liście rezerwowych.
Obowiązki gospodarza.
Powitanie gości.
To przywilej i obowiązek każdego gospodarza. Elegancką formą powitania naszych gości będzie oczekiwanie na nich przy drzwiach prowadzących do sali bankietowej. Honory czyni właściciel lub prezes firmy będącej gospodarzem spotkania lub inna osoba, właściwa pod względem pełnionej funkcji. Gospodarz może witać sam lub w towarzystwie np. swojego zastępcy czy np.gościa honorowego. Gospodarz zawsze jako pierwszy inicjuje uścisk dłoni witając swoich gości. Jeśli gość honorowy nie miał okazji poznać wcześniej przybywających na uroczystość gości, gospodarz przedstawia mu każdą z przybyłych osób. Zgodnie z precedencją to gość honorowy ma specjalne przywileje i to jemy przedstawiani są inni goście.
Zapoznawanie ze sobą gości.
Obowiązkiem gospodarza jest też zadbanie by przybyli goście mieli okazję poznać siebie nawzajem. Jeśli w wydarzeniu uczestniczy wiele osób, gospodarz osobiście może dokonać prezentacji tylko nielicznych, jednak pamiętajmy, że każdy pracownik firmy pełni funkcję współgospodarza i do jego obowiązków również należy przebywanie wśród gości i zapoznawanie ich ze sobą. Warto przygotować się do tego sumiennie, bo kłopotliwe są sytuacje, w których nie pamiętamy nazwisk naszych gości, albo, co gorsza, wcale ich nie kojarzymy.
Zapoznając ze sobą osoby pamiętajmy o kilku zasadach:
Osobie o randze wyższej przedstawiamy osobę o randze niższej
Osobie publicznej przedstawiamy osobę niepubliczną
Klientowi przedstawiamy menadżera
Osobę pojedynczą przedstawiamy parze
Osobę podchodzącą do grupy przedstawiamy pozostałym (wyjątkiem jest osoba gościa honorowego, któremu zawsze przedstawiamy pozostałych gości)
Witanie gości z mównicy.
Powitanie wszystkich gości we właściwej kolejności nie jest proste, a w przypadku jubileuszy i wydarzeń oficjalnych, praktycznie nieuniknione. Dobrą praktyką jest sporządzenie pełnej listy gości i zawężenie jej do osób, które powinniśmy powitać z mównicy. Kolejnym etapem jest ułożenie tej listy według precedencji czyi pierwszeństwa wynikającego z rangi. Sprawa zaczyna się komplikować gdy na przyjęciu mamy gości z różnych środowisk, o różnych rangach – czyli standard. Pamiętajmy wówczas o podstawowych zasadach precedencji stanowisk publicznych w Polsce, które wyglądają następująco :
Przedstawiciele państwa
Przedstawiciele kościoła katolickiego i innych kościołów
Przedstawiciele samorządów: województwa, powiatu, gminy
Przedstawiciele organizacji społecznych, stowarzyszeń, fundacji
Osoby znane, cenione, pełniące ważne funkcje (z punku widzenia społecznego)
Zabieranie głosu:
Podobnie jak w przypadku witania gości z mównicy, również udzielając głosu naszym gościom, robimy to zachowując zasady precedencji wynikające z rangi. Mimo, że znamy podstawowe zasady dotyczące pierwszeństwa, to łatwo tu o dylematy, bo ten obszar etykiety pozostawia dość duże pole do indywidualnej interpretacji tych zapisów. Ważne jest też uwzględnienie roli poszczególnych gości w naszym wydarzeniu: roli gospodarza miejsca (czyli na przykład Wojewody / Prezydenta Miasta / Wójta gminy) roli gościa honorowego, roli gospodarza wydarzenia i innych ról czasami wynikających z kurtuazyjnych czy okolicznościowych przywilejów.
Naszym zadaniem będzie podjęcie decyzji kto w jakiej kolejności zabierze głos, co nie zawsze jest proste i oczywiste. Pamiętajmy jednak, że to gospodarz powinien zawsze zabierać głos jako pierwszy. Dopiero po przemówieniu gospodarza głos zabierają pozostali. Kwestię ustalenia precedencji przemawiających należy rozpatrywać indywidualnie w każdym przypadku, ale warto pamiętać, że:
podkreślamy zawsze rolę gospodarza miejsca, czyli taka osoba powinna być uwzględniona na liście przemawiających i może ona zabrać głos np. zaraz po gospodarzu.
zaraz po gospodarzu moglibyśmy również udzielić głosu gościowi honorowemu, którego rolę i rangę chcemy podkreślić. Dylemat zaczyna się w momencie kiedy w wydarzeniu bierze udział zarówno np. Prezydent Miasta jak i ważny gość honorowy. Wówczas możemy przemówienie gościa honorowego pozostawić na koniec i zastosować tzw. precedencję francuską, gdzie osoba najwyższa rangą przemawia na końcu .
Mając kilku prelegentów o tej samej randze możemy zastosować kolejność alfabetyczną (od nazwiska), zasady precedencji towarzyskiej (czyli oddać przywileje kobietom i osobom starszym) lub wziąć pod uwagę staż pracy na danym stanowisku.
Czasami jednak mimo włożenia wielkiego wysiłku w przygotowanie takiej listy zgodnie z precedencja nie uda się wszystkich zadowolić. Pozostaje nam tylko zanotować sobie, komu z naszych gości, za rok przesunąć miejsce na liście prelegentów lub bardziej radykalnie – zupełnie wykreślić z listy gości.
Usadzanie gości.
Kolejną kwestią,która spoczywa na naszych barkach, jako organizatora, jest przemyślenie i zaplanowanie kwestii usadzenia gości. Tu wiele zależy od tego czy przyjęcie jest z osobami towarzyszącymi czy bez osób towarzyszących, czy zasiadamy przy stołach okrągłych a może prostokątnych, czy gospodarz i gość honorowy jest jeden czy może kilku. Ze względu na mnogość opcji, każdą sytuację należy rozpatrywać indywidualnie. Z większością poradzimy sobie jednak pamiętając o podstawowych założeniach precedencji podczas przyjęć:
Centralne miejsce zajmuje zawsze gospodarz.
Gospodarz zasiada najczęściej po środku długiej krawędzi stołu (w stylu francuskim) lubna szczycie stołu (usadzenie w stylu angielskim).W przypadku stołów okrągłych, jest to miejsce, z którego dobrze widać scenę lub centralne miejsce sali bankietowej.
W przypadku zasiadania przy okrągłym stole, tu również obowiązuje zasada, że po prawej stronie gospodarza zasiada gość honorowy lub osoba najwyższa rangą, a pozostali goście zajmują miejsca zgodnie z hierarchią – im bliżej gospodarza, tym wyższa ranga.
Goście zasiadają do stołu zgodnie z hierarchią – im bliżej gospodarza, tym wyższa ranga gościa.
Po prawej stronie gospodarza zasiada osoba o randze najwyższej, po lewej druga w kolejności, a następni goście zasiadają naprzemiennie po prawej i po lewej stronie – uwzględniając ich rangę i pozycję.
zgodnie z założeniami etykiety małżonkowie są traktowani jako goście o równej randze, co oznacza, że małżonka gościa honorowego przejmuje status męża, a np., mąż asystentki, przejmuje status żony.
Nie jest nietaktem posadzenie gościa honorowego naprzeciw gospodarza. Dopuszczalne jest to wówczas, gdy gospodarz siedzi dokładnie po środku dłuższego boku stołu a po swojej prawej i lewej stronie ma parzystą liczbę gości. Zważywszy jednak na to, że zgodnie z zasadami etykiety, prowadzimy rozmowę jedynie z osobami siedzącymi po naszej prawej i lewej stronie, układ ten znacznie utrudni nam kontakt z naszym głównym gościem.
Gość honorowy nie powinien siedzieć plecami do drzwi wejściowych lub do sceny.
Pamiętajmy jeszcze o tym żeby, w miarę możliwości, usadzać gości tak by dwie kobiety lub dwaj mężczyźni nie siedzieli obok siebie. Nie zawsze jest to możliwe do zrealizowania, stąd priorytetem jest przede wszystkim rozsadzenie kobiet. Jednak jeśli jest to niemożliwe, ze względu na precedencję, to rezygnujemy z tego. Najważniejsze, żeby goście byli rozsadzenie zgodnie z pierwszeństwem wynikającym z rangi. Podobnie jest w kwestii małżeństw, które nie powinny siedzieć razem. Pary powinniśmy mieszać, tak by urozmaicić rozmowę. Ten ostatni zapis nie jest jednak zbyt często praktykowany w naszej kulturze biznesowej.
Jak widać organizacja wydarzeń specjalnych, to nie tylko dylemat z gatunku „w co się ubrać” lecz skomplikowane i wysublimowane narzędzie do budowania relacji, które właściwie zorganizowane i zaplanowane może pokazać naszą klasę, obycie i takt. Nie zgłębialiśmy tajników doboru odpowiedniego miejsca, terminu i formy wydarzenia, nie wchodziliśmy w aspekty event marketingu, bo nie na tym mi zależało, a jedynie lub aż, na spojrzeniu na ten temat przez pryzmat etykiety biznesy, czyli standardów, które sprawią, że nasze wydarzenia będą w każdym aspekcie perfekcyjne, zarówno z perspektywy organizatora jak też uczestnika – ale o tym opowiem więcej w kolejnym numerze TM.

Etykieta w biznesie – przeżytek czy pomocna wiedza?

Żyjąc w czasach e-kultury: e-marketingu, e-PR, Facebooka, Linkedin, czy nadal mają znaczenie normy i zasady zawarte w poradnikach dotyczących savoir vivre i etykiety biznesu? Czy jeszcze ma znaczenie to kto pierwszy wyciąga dłoń na powitanie, wchodzi do gabinetu, siada przy stole lub wręcza wizytówkę? Czy są to już tylko nikomu niepotrzebne, zakurzone zasady? Może jednak wbrew pozorom, nadal przydatne informacje, które każda osoba funkcjonująca w sferze biznesu i budującą swoją pozycję zawodową w oparciu o kontakty interpersonalne, powinna wiedzieć?
Zdecydowanie jestem zwolenniczką tej drugiej tezy. Często zdarzało mi się być świadkiem jak niewielkie, wydawałoby się, błędy w sztuce autoprezentacji i nieznajomość etykiety, wpływały niekorzystnie na rozwój i ścieżkę zawodową pracowników i managerów.
Jestem przekonana, że większość z nas ma świadomość tego jak istotny jest wizerunek, w relacjach zawodowych. Działania biznesowe to przecież w dużej mierze budowanie  nowych relacji i nawiązywanie kontaktów, które stanowią fundament wielu udanych przedsięwzięć biznesowych. Nasze zachowanie, umiejętność odnalezienia się w różnych sytuacjach a także wygląd, stanowią niezaprzeczalnie bardzo istotny element budowania więzi i relacji interpersonalnych, tak istotnych w świecie biznesu.
Narodziny etykiety biznesu…
Początkiem końca działania intuicyjnego w relacjach biznesowych był XIX wiek. Podczas Kongresu Wiedeńskiego ustalono główne zasady obowiązujące w kontaktach biznesowych, tak by ujednolicić normy zachowania i budowania wzajemnych stosunków na całym świecie. Od tego czasu wiele się zmieniło a etykieta biznesu ewaluowała i nadal zmienia się, dostosowując do obecnie panujących czasów. Niezmienne zostały jednak fundamenty, na których budowane są aktualne standardy i schematy właściwych zachowań. Są to trzy zasady: precedencji, dostosowania i szacunku.  Obowiązywać powinny nas one zawsze, bez względu na to czy rozpatrujemy spotkanie biznesowe na VIP-owskiej loży stadionu Old Trafford, czy też uroczystą kolację w jednej z Szanghajskich restauracji.
Precedencja
Ta zasada nakazuje nam pamiętać, że istnieje różnica pomiędzy etykietą biznesu a etykietą towarzyską, a co za tym idzie, wiek i płeć w biznesie mają mniejsze znaczenie niż pozycja i zajmowane stanowisko. Osoba wyższa rangą ma zatem pierwszeństwo i specjalne przywileje. Zastosowanie tej zasady obserwujemy podczas powitania, przedstawiania, wręczania wizytówek, zasiadania do stołu i w wielu innych okolicznościach. Osoba wyższa rangą jako pierwsza podaje dłoń przy powitaniu, niezależnie od płci i wieku.
Często spotykam się ze zdziwieniem mówiąc o tej zasadzie, bo wiele osób wciąż dzieli środowisko biznesowe na męskie i żeńskie. Zauważyłam, że mężczyźni często oczekują, iż to kobieta pierwsza wyciągnie dłoń, lub witając się ze współpracownikami przez uścisk dłoni, pomijają kobiety, podając dłoń jedynie kolegom. Są to najczęściej popełniane błędy i jestem przekonana, że wynikają raczej z chęci okazania szacunku do kobiet niż złej woli, jednak w etykiecie biznesu płeć nie ma znaczenia, a wszystkich traktujemy jednakowo.
Zasada precedencji dotyczy również innych sytuacji takich jak wręczanie wizytówek, gdzie osoba wyższa rangą powinna zainicjować taką wymianę, lub poprosić osobę o niższej randze o wizytówkę. Osoba piastująca niższe stanowisko, niezależnie od tego jak bardzo chce nawiązać relację z osobą wyższą rangą, nie powinna jako pierwsza wręczać wizytówki lub prosić o nią.
Kolejną sytuacją, gdzie to ranga ma większe znaczenie od wieku i płci jest przedstawianie sobie osób. Tu również należy pamiętać, że zawsze przedstawiamy osobie wyższej rangą, osobę zajmującą niższą pozycję w hierarchii biznesowej. Jeśli mamy, a często się tak zdarza, wątpliwości która osoba zajmuje wyższe stanowisko, a nie jesteśmy w stanie tego ustalić, w uprzywilejowanej pozycji stawiamy osobę, którą chcemy uhonorować. Jeśli mamy do czynienia z osobami o podobnej randze, możemy zastosować zasady obowiązujące w etykiecie towarzyskiej, mówiące o tym, że osoby starsze i kobiety mają specjalne przywileje i to im przedstawiamy rozmówcę.
Dostosowanie
Ta zasada została ustanowiona, po to by pomóc odnaleźć się i umiejętnie zachować w międzynarodowych relacjach biznesowych. Jej główną przesłanką jest to, że powinniśmy dostosować się do norm i zasad obowiązujących w kraju, do którego się wybieramy. Często zdarza się, że nie wiemy jakie zasady obowiązują w danym kraju, lecz zgodnie z etykietą biznesu, powinniśmy włożyć wysiłek w zapoznanie się z wytycznymi odnośnie stroju i zachowania, tak by pokazać nie tylko szacunek dla obcej nam kultury, ale i zminimalizować ryzyko niewłaściwego zachowania i zwiększyć tym samym swoje szanse na powodzenie działań biznesowych. Jadąc do krajów Europejskich, gdzie różnice kulturowe nie są tak znaczne, ryzyko popełnienia błędu jest niewielkie, jednak wybierając się np. do Japonii czy Indii powinniśmy gruntownie przygotować się do wizyty i zapoznać ze znacznie odmiennymi, od obowiązujących w Polsce, zasadami zachowania.
Szacunek
Ostatnią spośród przytoczonych przeze mnie, ale z pewnością nie najmniej istotną jest zasada szacunku. W relacjach biznesowych obowiązuje nas ona niezależnie od kultury i miejsca i zobowiązuje nas do okazywania szacunku do wszystkich, z którymi mamy jakiekolwiek relacje, niezależnie od pozycji, wieku i płci. Choć brzmi banalnie, czasami to o tej zasadzie zapominamy skupiając się na osiągnięciu zamierzonych celów biznesowych.
Wielu z Państwa może zadawać sobie pytanie, czy zasady savoir vivre i etykiety biznesu mają aż tak duże znaczenie. Nie jest moją intencją przekonywanie  kogokolwiek, że nieznajomość zasad ”dobrego wychowania” i etykiety obowiązujących w Polsce czy innych krajach, zrujnuje komuś karierę lub uniemożliwi upragniony awans. Jestem jednak głęboko przekonana, że dobre maniery i znajomość zasad zachowania mogą pomóc w nawiązywaniu nowych relacji, znajomości i budowaniu swojej ścieżki zawodowej. Wiedza ta dodaje pewności siebie i pozwalają bez kompleksów odnaleźć się w każdym środowisku biznesowym i towarzyskim, niezależnie gdzie jesteśmy i co robimy a jest to dość istotne, biorąc pod uwagę fakt, że świat robi się coraz „mniejszy” a nikt z nas nie wie, z kim będzie współpracował lub z jaką osobą przyjdzie mu negocjować intratny kontrakt za rok czy dwa…

Precedencja w biznesie – czyli o tym kto pierwszy, komu i dlaczego

Precedencja odgrywa ciągle ważna rolę w życiu publicznym. Definiuje zachowania zarówno na arenie politycznej – co ustala i opisuje protokół dyplomatyczny, jak i w świecie biznesu – o czym mówi etykieta biznesu, a w relacjach towarzyskich – etykieta towarzyska. O ile w ostatnim przypadku brak wiedzy z zakresu precedencji  może spowodować niezręczną sytuację i odrobinę wstydu, tak w kwestii relacji biznesowych czy dyplomatycznych, mamy do stracenia znacznie więcej.
Termin „precedencja” wywodzi się z łacińskiego praecedentia  i oznacza „pierwsze miejsce, pierwszeństwo, prym” . Pierwsze wzmianki o precedencji pochodzą z XIII wieku z Anglii i Francji i dotyczą zapisów ustanawiających porządek podczas ceremonii dworskich, podpisywania dokumentów czy zasiadania i wstawania od stołu. W Polsce zasady precedencji ustalać zaczęto w późnym średniowieczu. Kluczowym wydarzeniem,  mającym wpływ na obecny wymiar precedencji i etykiety, był Kongres Wiedeński, podczas którego usystematyzowano i ukształtowano podstawowe zasady dotyczące pierwszeństwa w dyplomacji i życiu publicznym.
Precedencja określa porządek pierwszeństwa, w tym kolejność przedstawiania się, zabierania głosu, witania, zajmowania miejsc przy stole czy w samochodzie, definiuje kto pierwszy podaje dłoń, wręcza wizytówkę czy wchodzi do pomieszczenia. W dyplomacji to drogowskaz, który określa również kolejność przybywania na przyjęcia, składania wieńców oraz wyznacza miejsce na wspólnym zdjęciu czy w kolumnie samochodowej. Te i wiele innych zagadnień definiuje protokół dyplomatyczny, ze znajomości którego jesteśmy zwolnieni, jeśli prowadząc działania biznesowe nie mamy częstej styczności ze światem polityki. Inaczej jest z zasadami precedencji w biznesie, które warto przyswoić i umieć umiejętnie zastosować w zależności od sytuacji i związanych z nią okoliczności.
Najczęściej popełnianym błędem jest mylenie etykiety biznesu z etykietą towarzyską. W przeciwieństwie do etykiety towarzyskiej, w biznesie wiek i płeć mają mniejsze znaczenie niż pozycja i zajmowane stanowisko. Osoba wyższa rangą ma więc pierwszeństwo i specjalne przywileje. W relacjach towarzyskich to kobiety i osoby starsze są bardziej uprzywilejowane. Niewiedza na temat tej zasadniczej różnicy sprawia, że wciąż spotykamy się z takimi błędami jak: oczekiwanie, że to kobieta wyciągnie pierwsza dłoń (ma to uzasadnienie tylko, jeśli jej ranga jest wyższa), całowanie kobiecej dłoni, przepuszczanie kobiety przodem, odsuwanie kobiecie krzesła, witanie najpierw osób starszych, a potem osób wyższych rangą. W biznesie powinniśmy zapomnieć o konwenansach i zapamiętać podstawowe zasady precedencji
Powitanie i pożegnanie.
Podczas powitania i pożegnania wykonujemy kilka czynności, podczas których zasada pierwszeństwa odgrywa kluczowe znaczenie.
Osoba niższa rangą jako pierwsza wita się z osobą o wyższej randze co oznacza, że pierwsza mówi np.„dzień dobry”, ale nie inicjuje uścisku dłoni. To przywilej osoby zajmującej wyższe stanowisko.
Podchodząc do grupy witamy się zawsze najpierw z osobą o najwyższej randze, która jako pierwsza wyciąga dłoń na powitanie. Następnie witamy się z pozostałymi.
Jeśli dochodzi do wymiany wizytówek, najlepiej jest jeśli to osoba na wyższym stanowisku jako pierwsza wręczy swoją wizytówkę osobie niższej rangą.
Chcąc zapoznać ze sobą dwie osoby, pamiętajmy, że zawsze przedstawiamy najpierw osobę na niższym stanowisku, osobie zajmującej wyższą pozycję.  W biznesie Klient traktowany jest zawsze priorytetowo. Jeśli przedstawiamy naszemu kierownikowi jednego z naszych Klientów, to pamiętajmy, że Klient zawsze będzie miał pierwszeństwo i to jemu przedstawiamy najpierw naszego kierownika a dopiero potem kierownikowi przedstawiamy Klienta.
Żegnając się stosujemy zasadę odwrotną do tej praktykowanej podczas powitań. Osoba wyższa rangą żegna się jako pierwsza.
Opuszczając zebranie, które jeszcze trwa, rezygnujemy z uścisku dłoni w celu pożegnania ze wszystkimi. Zaburzyłoby to porządek spotkania i zwróciło nadmierną uwagę na nasze wyjście. Pożegnać możemy się jedynie z prowadzącym zebranie, jeśli nie wymaga to od nas dużych przemieszczeń, ewentualnie z osobami siedzącymi  obok nas.
Zasiadanie przy stole
Tu sprawa się nieco komplikuje, bo wszystko zależy od tego czy przyjęcie jest z osobami towarzyszącymi czy bez osób towarzyszących, czy zasiadamy przy stołach okrągłych a może prostokątnych, czy gospodarz i gość honorowy jest jeden czy może kilku. Ze względu na mnogość opcji, każdą sytuację należy rozpatrywać indywidualnie.
Z większością poradzimy sobie jednak pamiętając o podstawowych założeniach precedencji podczas przyjęć:
Gość Honorowy i Gospodarz zawsze mają pierwszeństwo
Gospodarz zasiada zawsze na szczycie lub po środku długiej krawędzi stołu
Gość Honorowy zasiada po prawej stronie gospodarza
Zgodnie z założeniami etykiety małżonkowie są traktowani jako goście o równej randze
Goście zasiadają do stołu zgodnie z hierarchią – im bliżej gościa i gospodarza, tym wyższa ranga gościa
Nie jest nietaktem posadzenie gościa honorowej naprzeciw gospodarza. Dopuszczalne jest to wówczas, gdy gospodarz siedzi dokładnie po środku dłuższego boku stołu a po swojej prawej i lewej stronie ma parzystą liczbę gości. Zważywszy jednak na to, że zgodnie z zasadami etykiety, prowadzimy rozmowę jedynie z osobami siedzącymi po naszej prawej i lewej stronie, układ ten znacznie utrudni nam kontakt z naszym gościem.
Gość honorowy nie powinien siedzieć plecami do drzwi wejściowych lub do sceny
W przypadku zasiadania przy okrągłym stole, tu również obowiązuje zasada, że po prawej stronie gospodarza zasiada gość honorowy, a pozostali goście zajmują miejsca zgodnie z hierarchią – im bliżej gospodarza, tym wyższa ranga.
Pamiętajmy jeszcze o tym żeby, w miarę możliwości, usadzać gości tak by dwie kobiety lub dwaj mężczyźni nie siedzieli obok siebie. Nie zawsze jest to możliwe do zrealizowania stąd priorytetem jest przede wszystkim rozsadzenie kobiet. Podobnie jest w kwestii małżeństw, które nie powinny siedzieć razem. Pary powinniśmy mieszać, tak by urozmaicić rozmowę.
W podróży
Podczas podróży samochodem, również obowiązuje zasada precedencji, według której usadzamy naszych gości. Wszystko zależy od tego ile osób jedzie oraz czy gospodarz sam prowadzi samochód, czy jedziemy z kierowcą.
W drugim przypadku najbardziej uprzywilejowane jest miejsce z tyłu, po prawej stronie, przy drzwiach. Drugie w kolejności jest miejsce po stronie lewej, za kierowcą a kolejne w środku. Najmniej uprzywilejowane to miejsce z przodu, przy kierowcy.
W sytuacji, gdy jedzie tylko trzech pasażerów to zajmują oni dwa miejsca z tyłu i jedno z przodu.
Jeśli samochód prowadzi gospodarz, to najbardziej uprzywilejowanym miejscem będzie to z przodu, obok kierowcy. Kolejne miejsca zajmujemy analogicznie do sytuacji pierwszej.
Pierwszeństwo przy wchodzeniu i wychodzeniu
Wejście do budynku, windy czy środka komunikacji wiąże się również z zasadami pierwszeństwa.
O ile w etykiecie towarzyskiej przepuszczamy jako pierwsze kobiety i osoby starsze, tak w relacjach biznesowych będą to osoby wyższe rangą. Należy tu jednak pamiętać o zdrowym rozsądku, zgodnie z którym, windę powinna opuścić jako pierwsza, osoba stojąca tuż przy drzwiach, a nie Prezes, który stoi zupełnie z tyłu.
W przypadku wejścia do pomieszczeń, czy budynków,  przepuszczamy osoby na wyższych stanowiskach. Jeśli zaistnieje taka sytuacja, że nasz gość nie wie którędy iść po wejściu do budynku, bo na przykład znajduje się w nim po raz pierwszy, uprzedźmy go, że pójdziemy przodem w celu poprowadzenia we właściwe miejsce. Nie będzie to nietaktem, a pozwoli uniknąć konsternacji.
Zasada precedencji dotyczyć może jeszcze wielu kwestii z którymi spotykamy się na co dzień. Znając podstawowe zasady, jesteśmy w stanie sami intuicyjnie odnaleźć się w danej sytuacji. Poza wiedzą kluczową rolę odgrywa również intuicja i umiejętność dostosowania się do okoliczności i środowiska, w którym funkcjonujemy. Clarence Thomas (amerykański prawnik i sędzia Sądu Najwyższego USA) powiedział, że „Elegancja i dobre maniery pomogą Ci otworzyć drzwi, których nie otworzy nawet najlepsza edukacja”. Znajomość zasad precedencji pozwoli nam na przejście przez nie w odpowiedniej kolejności, w odpowiednim czasie i z odpowiednimi ludźmi. Czy nie jest to doskonały początek?

O kulturze budowania relacji – czyli po co nam wiedza o etykiecie?

Kto z nas nie słyszał powiedzenia „Biznes to relacje”? Myślę, że większość zgodzi się z tym, stwierdzeniem. Można wiec założyć, ze wszyscy zdajemy sobie sprawę z tego jak relacje są ważne w efektywnych działaniach biznesowych. Jednak jak często zastanawiamy się czy budujemy je w sposób właściwy? Czy nasi pracownicy, podobnie do nas, postrzegają kulturę budowania relacji i co to w ogóle znaczy – „właściwy” sposób budowania relacji?
Otóż standardy zachowań, w kulturze biznesowej, ujednolica etykieta biznesu. To swego rodzaju drogowskaz, który podpowiada nam jak zachować się w najróżniejszych, oficjalnych sytuacjach służbowych. I choć niektórym nasuwa się pytanie „a po co?”, bo przecież czasy się zmieniają i savoir vivre odchodzi do lamusa, to pamiętajmy jednak, że pewne uwarunkowania kulturowe sprawiają, że ciągle jesteśmy krajem, który uznawany jest za hierarchiczny. A to oznacza, że nadal pewne standardy zachowań, kurtuazja i umiejętność właściwego okazania szacunku mają dla nas znaczenie. I choć niektórym może się wydawać, że „mnie to nie dotyczy”, to pamiętajmy, że nigdy nie wiadomo z kim przyjdzie nam współpracować w przyszłości.
Co zatem należy wiedzieć, by być pewnym, że relacje budujemy w sposób właściwy?
Podstawą jest znajomość 3 najważniejszych zasadach etykiety biznesu: precedencji, dostosowania i szacunku. Obowiązywać powinny nas one zawsze, jednak szczególnego znaczenia nabierają w oficjalnych relacjach służbowych.
Czym jest precedencja?
Ta zasada nakazuje nam pamiętać, że istnieje różnica pomiędzy etykietą towarzyską, a etykietą biznesu, a co za tym idzie, wiek i płeć w biznesie mają mniejsze znaczenie niż pozycja i zajmowane stanowisko. Osoba wyższa rangą ma zatem pierwszeństwo i specjalne przywileje. Zastosowanie tej zasady obserwujemy podczas powitania, przedstawiania, wręczania wizytówek, zasiadania do stołu i w wielu innych okolicznościach.
Precedencja podczas powitań:
Tu zasada pierwszeństwa odgrywa kluczowe znaczenie.
Osoba niższa rangą jako pierwsza wita się z osobą o wyższej randze co oznacza, że pierwsza mówi np.„dzień dobry”, ale nie inicjuje uścisku dłoni. To przywilej osoby zajmującej wyższe stanowisko. Warto o tym pamiętać, szczególnie gdy zachodzą znaczące różnice w hierarchii witających się osób. Zasada ta obowiązuje szczególnie w relacjach Przełożony – Podwładny i Klient – Dostawca.
Podchodząc do grupy witamy się zawsze najpierw z osobą o najwyższej randze, która jako pierwsza wyciąga dłoń na powitanie. Następnie witamy się z pozostałymi.
Jeśli dochodzi do wymiany wizytówek, najlepiej jest jeśli to osoba na wyższym stanowisku jako pierwsza wręczy swoją wizytówkę osobie niższej rangą.
Chcąc zapoznać ze sobą dwie osoby, pamiętajmy, że zawsze przedstawiamy najpierw osobę na niższym stanowisku, osobie zajmującej wyższą pozycję. W biznesie Klient traktowany jest zawsze priorytetowo. Jeśli przedstawiamy naszemu kierownikowi jednego z naszych Klientów, to pamiętajmy, że Klient zawsze będzie miał pierwszeństwo i to jemu przedstawiamy najpierw naszego kierownika, a dopiero potem kierownikowi przedstawiamy Klienta. To tylko nieliczne przykłady zastosowania zasady precedencji na co dzień.
Umiejętność właściwego określenia hierarchii i pierwszeństwa z niej wynikającego ma szczególne znaczenie podczas oficjalnych spotkań. Tu należy wiedzieć jaką przydzielić gościom kolejność zabierania głosu, witania czy zajmowania miejsc przy stole. W dyplomacji jest to też drogowskaz, który określa kolejność przybywania na przyjęcia, składania wieńców oraz wyznacza miejsce na wspólnym zdjęciu czy w kolumnie samochodowej. Im nasze biznesowe horyzonty się poszerzają, tym zwiększa się prawdopodobieństwo, że przyjdzie nam zmierzyć się z sytuacjami, gdzie znajomość zasad precedencji pozwoli nam czuć się swobodniej i pewniej. Dzięki temu będziemy mogli skupić się na biznesie, a nie zastanawianiu się komu kogo przedstawić najpierw, albo w jakiej kolejności powitać swoich gości.
Zasada Dostosowania
Kolejną z podstawowych zasad etykiety jest zasada dostosowania.
Ta zasada została ustanowiona, po to by pomóc odnaleźć się i umiejętnie zachować w międzynarodowych relacjach biznesowych. Jej główną przesłanką jest to, że powinniśmy dostosować się do norm i zasad obowiązujących w kraju, do którego się wybieramy lub do kultury naszego klienta biznesowego. Często zdarza się, że nie wiemy jakie zasady obowiązują w danym kraju, lecz zgodnie z etykietą biznesu, powinniśmy włożyć wysiłek w zapoznanie się z wytycznymi odnośnie kultury i zwyczajów obowiązujących w kraju, do którego się wybieramy. Robimy to po to, by pokazać nie tylko szacunek dla obcej nam kultury, ale i zminimalizować ryzyko niewłaściwego zachowania, a tym samym zwiększyć swoje szanse na powodzenie działań biznesowych. Jadąc do krajów Europejskich, gdzie różnice kulturowe nie są tak znaczne, ryzyko popełnienia błędu jest niewielkie, jednak wybierając się np. do Japonii, Chin, krajów arabskich czy Indii powinniśmy gruntownie przygotować się do wizyty i zapoznać ze znacznie odmiennymi, od obowiązujących w Polsce, zasadami zachowania.
Szacunek
Ostatnią spośród przytoczonych przeze mnie, ale z pewnością nie najmniej istotną, jest zasada szacunku. W relacjach biznesowych obowiązuje nas ona niezależnie od kultury oraz miejsca i zobowiązuje nas do okazywania szacunku wszystkim, z którymi mamy jakiekolwiek relacje, niezależnie od pozycji, wieku i płci. Choć brzmi banalnie, czasami to o tej zasadzie zapominamy skupiając się na osiągnięciu zamierzonych celów biznesowych.
Jestem głęboko przekonana, że obycie i znajomość zasad zachowania mogą pomóc w nawiązywaniu nowych relacji, znajomości i budowaniu swojej ścieżki zawodowej. Wiedza ta dodaje pewności siebie i pozwalają, bez kompleksów, odnaleźć się w każdym środowisku biznesowym i towarzyskim, niezależnie od tego gdzie jesteśmy i co robimy. Jest ona cenna jeszcze z jednego powodu. Dzięki niej zyskujemy wybór, który pozwala nam zadecydować jak chcemy się zachować w danej sytuacji: zgodnie z zasadami, czy zgodnie z własnym wyczuciem. Nawet jeśli zrezygnujemy z zastosowania pewnych zasad etykiety, to nic złego się nie stanie, bo zrobiliśmy to świadomie, a nie z niewiedzy. I to właśnie ta świadomość jest w tym wszystkim najcenniejsza.

Etykieta podczas przyjęć i spożywania posiłków

Wszystko o czym warto pamiętać będąc na służbowym przyjęciu czy podczas
biznesowego spotkania w restauracji.
Restauracje coraz częściej stają się miejscem spotkań biznesowych. Zawrotne tempo życia wymusza na nas robienie kilku rzeczy na raz. Coraz częściej spotykamy się w restauracji zamiast w sali konferencyjnej. Jednocześnie jemy i rozmawiamy o interesach, nie tylko dlatego, że jedzenie posiłków przy jednym stole daje poczucie większej wspólnoty i buduje więzi, ale też dlatego, że najzwyczajniej w świecie – brak nam czasu.
Robienie interesów podczas wspólnych posiłków, to nie tylko domena dzisiejszych czasów, ale też często upodobań niektórych ludzi biznesu, którzy wolą spotkania w restauracji niż w typowym biurze. Przykładów można znaleźć bardzo wiele, choćby Dariusz Michalczewski, który „zamienił” swoje biuro na jedną z sopockich restauracji, gdzie jak powiedział w jednym z wywiadów, „To tu robię moje biznesy, spotykam się ze znajomymi, tu mam swój stolik, moje jedzenie”.
Obecnie znajomość zasad zachowania przy stole, czy na przyjęciach nabiera zupełnie nowego wymiaru. Coraz częściej ma i będzie miała wpływ na powodzenie naszych rozmów biznesowych i negocjacji, bo będziemy oceniani już nie tylko przez pryzmat naszej wiedzy merytorycznej i umiejętności negocjacyjnych, ale również tego czy wiemy np. których sztućców użyć.
Spotkania w restauracji
Podczas biznesowych spotkań w restauracji, największa odpowiedzialność spoczywa na inicjatorze takiego spotkania. To do niego należy dokonanie wyboru restauracji a czasami również menu (jeśli spotkanie ma ściśle określony, krótki czas) oraz pokrycie kosztów posiłku. Szukając miejsca spotkania, starajmy się kierować, przede wszystkim, upodobaniami kulinarnymi naszego gościa lub gości. Dobrze jest, w tym celu, otwarcie zapytać zaproszonych jaką kuchnię preferują, lub zrobić mały wywiad.  Zaproszenie wegetarianina do Steak House to niezbyt dobra wróżba na początek negocjacji biznesowych.
Aby spotkanie przebiegło pomyślnie, warto aby gospodarz zadbał o kilka szczegółów:
Ustalmy dokładne miejsce, w którym będziemy oczekiwali na naszego gościa i poinformujmy go o nim.
Bądźmy w umówionym miejscu przed czasem.
Zajmując miejsca przy stole, starajmy się usiąść tak, żeby widzieć wejście. Jeśli gości jest więcej, będziemy wtedy mogli, jako pierwsi, zauważyć wchodzących pozostałych zaproszonych i ich powitać.
Pozostawiając wybór dań gościowi, pamiętajmy, aby zamówić taką samą ilość dań dla siebie. Niezręcznie jest siedzieć bezczynnie, podczas gdy inni jedzą.
Z reguły należność płaci inicjator spotkania. Wszystko jednak zależy od okoliczności i stopnia zażyłości spotykających się ludzi. Czasami dogodna i dopuszczalna jest inna forma podziału kosztów.
Pamiętajmy też, żeby podczas posiłku nie skupiać się jedynie na sprawach służbowych. Etykieta radzi, aby poczekać ze sprawami zawodowymi do deseru, a wcześniej porozmawiać na inne tematy i lepiej się poznać. Ta zasada nie obowiązuje podczas pozostałych spotkań biznesowych, do których zaliczamy bankiety i przyjęcia.
O przyjęciach słów kilka…
Przyjęcia dzielimy na te zasiadane i stojące. Bez względu na to, w jakim przyjęciu weźmiemy udział, obowiązuje kilka żelaznych zasad, o których warto pamiętać.
Zwracajmy uwagę na to co jest napisane w zaproszeniu i potwierdzajmy swoją obecność, jeżeli gospodarz oczekuje tego od nas. Nie należy odkładać tego do ostatniej chwili.
Sprawdźmy jaki dress code obowiązuje na danym przyjęciu. Jeśli nie jest on określony w zaproszeniu, nie obawiajmy się skontaktować z organizatorem i zapytać o to. Lepiej wykonać jeden kilkuminutowy telefon niż kilka godzin cierpieć, będąc niewłaściwie ubranym.
Przygotujmy się do przyjęcia, uznając je za doskonałą okazję do nawiązana nowych kontaktów biznesowych. W tym celu postarajmy się o listę zaproszonych  gości, tak by sprawdzić kto zamierza przybyć na spotkanie i z kim szczególnie chcielibyśmy porozmawiać.
Jeśli nie możemy uczestniczyć w przyjęciu, nietaktem jest przekazanie zaproszenia innej osobie.
Przyjęcia bufetowe
Przyjęcia organizowane w formie bufetowej, są mniej formalne od tych zasiadanych. Cieszą się one coraz większą popularnością, bo pozwalają na szybki i mniej formalny przebieg oraz nawiązanie większej ilości kontaktów.
Wybierając się na takie przyjęcie pamiętajmy o kilku ważnych zasadach:
Nigdy nie podchodźmy do bufetu od razu po wejściu na salę. To gospodarz zaprasza wszystkich gości na poczęstunek i dużym nietaktem jest rozpoczęcie jedzenia wcześniej.
Korzystajmy z bufetu umiarkowanie, nakładając niewielkie porcje na swój talerz. Przy okazji pamiętajmy, że talerz wymieniamy za każdym razem, jak chcemy wziąć jakąś potrawę ze stołu – nigdy nie nakładamy jedzenia na brudny talerz.
Starajmy się unikać jedzenia i picia w tym samym czasie, szczególnie, gdy nie „załapaliśmy” się na miejsce przy stole. Trzymanie kieliszka w lewej ręce a talerza w prawej, nie tylko uniemożliwia nam jedzenia, ale przede wszystkim przywitanie z osobą, która do nas podejdzie.
Rozsądnym, w tej sytuacji, jest trzymanie tylko kieliszka lub tylko talerza w lewej dłoni. Prawa dłoń pozostaje wówczas wolna i gotowa do ścisku.
Na przyjęciach stojących unikajmy potraw, które wymagają użycia zarówno noża jak i widelca. W momencie braku miejsca przy stole, nie będziemy w stanie zjeść potrawy. Pamiętajmy o unikaniu takich dań również wtedy, gdy to my jesteśmy organizatorami przyjęcia.
Brudne talerze odstawiajmy tylko na specjalnie przeznaczony do tego celu stół. Nigdy nie wręczajmy kelnerowi brudnego talerza, a w szczególności gdy niesie półmisek z jedzeniem.
Przyjęcie bufetowe stwarza nam możliwości do poznania dużej ilości ciekawych osób. Żeby to wykorzystać, etykieta radzi aby nie przebywać w jednej grupie dłużej niż 10 minut. Po upływnie tego czasu, powinniśmy przejść do innego grona i nawiązać nowe relacje. Pozwoli nam to w pełni wykorzystać potencjał przyjęcia. Są jednak pewne wyjątki, o których warto pamiętać. Nie powinniśmy podchodzić do grona osób ze znacznie wyższą rangą oraz do par (chyba, że jest to małżeństwo). Moglibyśmy przeszkodzić w prywatnej rozmowie, co byłoby i dla nas i dla tych osób krępujące.
Wychodząc z przyjęcia bufetowego, powinniśmy pożegnać się, przede wszystkim, z gospodarzami. Rezygnujemy z tego, gdy widzimy, ze gospodarz jest pochłonięty rozmową z innymi gośćmi. Wówczas możemy wyjść „po angielsku” a następnego dnia zadzwonić i podziękować za udane spotkanie.
Przyjęcia zasiadane
Z pewnością ten rodzaj przyjęć wymaga większej znajomości zasad savoir vivre i etykiety. Siedząc przy jednym stole z kontrahentami, każdy nasz ruch czy gest, jest doskonale widoczny. Oczywiście zawsze można improwizować, ale bywa to bardzo stresujące, szczególnie gdy zamiast na rozmowach biznesowych skupiamy się bardziej na tym którego widelca użyć i gdzie położyć serwetkę.
Przyjęcia zasiadane rozpoczynają się od aperitifu. Gospodarz wita przybyłych gości w osobnej sali, częstując ich np. lampką szampana. To czas 15-20 minut, podczas których goście się gromadzą i mają czas na wspólne zapoznanie. Gdy na sali jest już komplet gości, gospodarz zaprasza wszystkich na obiad.
Oto kilka rad, o których warto pamiętać:
To gospodarz zaprasza gości by usiedli. Nietaktem jest zrobienie tego przed wyraźnym sygnałem gospodarza. Pamiętajmy też, że tylko w etykiecie towarzyskiej mężczyźni odsuwają krzesło kobietom. Podczas przyjęć biznesowych, nie robimy tego.
Odwiecznym dylematem, z którym borykają się Panie noszące torebki, jest to gdzie ją położyć podczas przyjęcia. Nigdy nie kładziemy torebki, nawet małej, na stole. Nie wieszamy jej również na krześle, bo może utrudnić to kelnerom serwis. Jeśli torebka jest mała to kładziemy ją na krześle: z tyłu, za plecami lub z boku, jeśli krzesło ma oparcie. W przypadku gdy torebka jest duża, najkorzystniej położyć ją na podłodze, pomiędzy nogami.
Zaraz po zajęciu miejsca przy stole powinniśmy wziąć serwetkę i położyć ją sobie na kolanach. Nasza serwetka, to ta która leży po lewej stronie naszego talerza, lub ułożona jest centralnie na talerzu. Serwetkę rozkładamy już pod stołem. Brudnej serwetki nigdy nie kładziemy na stole, gdyż wygląda ona nieestetycznie. Odchodząc na chwilę od stołu, kładziemy serwetkę na krześle, a po powrocie, wraca ona na kolana. Wyjątkiem jest sytuacja gdy zakończyliśmy już posiłek, wówczas odkładamy ją po lewej stronie talerza lub centralnie, jeśli talerze zostały już zabrane.
Gospodarz jako pierwszy rozpoczyna posiłek, ale dotyczy to tylko pierwszego dania. Jego przywilejem jest też wzniesienie pierwszego toastu, podczas którego dziękuje gościom za przybycie.
Podczas dużego przyjęcia, gdzie goście siedzą przy długich stołach, nie prowadzimy rozmowy z osobami siedzącymi naprzeciwko nas. Według etykiety to nietakt i powoduje hałas. Rozmowy prowadzimy z osobami siedzącymi po naszej prawej i lewej stronie.
Sztućce ułożone są w kolejności serwowania potraw. Na początku korzystamy z tych leżących na skraju. Jeśli któryś ze sztućców spadnie nam na podłogę, nie podnosimy go, tylko dyskretnie prosimy kelnera o nowy.
Poza głównym nakryciem, na stole mamy przyporządkowany również zestaw kieliszków a czasem talerzyk z masłem i bułką (bułkę rwiemy, nie kroimy). O tym, które do nas należą pomoże nam przypomnieć zasada BMW, która mówi o tym, że po lewej mamy chleb (B-bread), na środku talerz główny (M-meal) a po prawej kieliszek do wody (W-water). Jeśli zastanawiamy się, który kieliszek jest do białego wina, podpowie nam to ułożenie noża do ryby, który ostrzem wskazuje kieliszek do białego wina.
Podczas konsumpcji oraz po jej zakończeniu, pamiętamy o prawidłowym ułożeniu sztućców. To na podstawie „mowy” sztućców kelner wie czy zrobiliśmy sobie jedynie przerwę w jedzeniu, czy talerz należy już zabrać. Jeśli sztućce skrzyżujemy, to sygnał, że zamierzamy kontynuować jedzenie. Kładąc je równolegle do siebie na godzinie 5, oznacza to, że  zakończyliśmy jedzenie. Jedząc zupę, łyżkę zawsze pozostawiamy w talerzu. Dzieje się tak zarówno gdy robimy sobie jedynie przerwę w jedzeniu, jak i wtedy gdy już zakończyliśmy konsumpcję. Talerz do zupy jest jedynym naczyniem, w którym pozostawiamy sztućce. W pozostałych przypadkach np. po zakończeniu jedzenia bulionu czy deseru, łyżkę wyjmujemy i kładziemy na talerzyk.
Jeśli zdarzy się tak, że nasza pamięć zawiedzie lub zaserwowane zostaną potrawy, których wcześniej nie mieliśmy okazji kosztować, nie stresujmy się. Kierujmy się intuicją lub najlepiej w takiej sytuacji, obserwować gospodarza, który doskonale będzie wiedział jak jeść takie danie. Pamiętajmy też, że nie jest błędem, to że możemy nie wiedzieć jak jeść wyszukane czy regionalne potrawy. Warto wówczas poprosić o podpowiedź gospodarza, który zaprezentuje jak sobie z daniem poradzić.
Wizyta w restauracji czy spotkanie na służbowym przyjęciu, może stanowić dla nas doskonałą okazję do nawiązania nowych relacji biznesowych czy wejścia na inną płaszczyznę znajomości – wystarczy tylko dobrze się do niego przygotować. Podczas wspólnych posiłków często wchodzimy na mniej formalne tematy, dzięki czemu lepiej się poznajemy i  zacieśniamy więzi. Znajomość zasad savoir vivre doda nam pewności siebie i swobody, natomiast podczas oficjalnych spotkań biznesowych pozwoli nam skupić się na sprawach kluczowych czyli biznesowych, bez konieczności zaprzątania sobie głowy tym po której stronie leży moja serwetka lub który to mój kieliszek do wina.

Co kraj to biznesowy obyczaj

Podróże, ach podróże. Wyjeżdżamy coraz częściej i coraz dalej.  Świat się kurczy i dotarcie do najbardziej egzotycznych miejsc na ziemi, staje się coraz bardziej osiągalne. I choć do wakacji jeszcze daleko, jedni karmiąc się wspomnieniami z minionego urlopu, odliczają już do kolejnego, inni pakują walizkę i ruszają w kolejną podróż – służbową. Gdzie tym razem? Jest to kluczowe pytanie, bo od tego czy wiemy coś więcej o miejscu docelowym, zwyczajach ludzi w nim mieszkających, kulturze i obyczajach, może zależeć powodzenie naszych działań biznesowych.
Znajomość zasad etykiety biznesu, z pewnością ułatwi nam poruszanie się w międzynarodowym środowisku biznesowym. Zasada precedencji (pierwszeństwa), dostosowania i szacunku, o których pisałam w poprzednich artykułach, obowiązują na całym świecie, ale należy pamiętać, że nie działają one jak matryce, które sprawdzą się zawsze i wszędzie. Czynnikiem, mającym wpływ na rzeczywisty kształt tych zasad, są różnice kulturowe, którym warto się bliżej przyjrzeć przygotowując się do każdej podróży, a przede wszystkim służbowej.
Zasadą nadrzędną w budowaniu relacji biznesowych, jest zasada dostosowania. Określa ona jasno, że osoba odwiedzająca dany kraj powinna dostosować się do zasad w nim obowiązujących. Zatem to naszym obowiązkiem jest zapoznanie się z kulturą i obyczajami, obowiązującymi w kraju, do którego się wybieramy. W kontaktach handlowych obowiązuje jeszcze jedna zasada – dostosowania się do Klienta, bez względu na to na czyim gruncie dochodzi do spotkania. Jeśli więc Klient, reprezentujący odmienną kulturę, przyjeżdża na spotkanie do Polski, wyrazem największego szacunku, będzie dostosowanie się do zasad, które są mu bliskie. Warto więc dowiedzieć się jaką kulturę reprezentuje nasz partner biznesowy, jakie obyczaje są mu bliskie i jakie zachowania są preferowane lub niedopuszczalne w jego kulturze. Bliższe poznanie głównych cech poszczególnych kultur świata pomoże nam w umiejętnym prowadzeniu relacji, tak by miała on swój szczęśliwy finał w postaci podpisanego kontraktu.
Kultury świata
Richard R. Gesteland – ekspert w zakresie różnic kulturowych, opracował model, który określa jako „wielki podział kultur” [Gestland 2000]. Uważa on, że zasadniczy podział kultur narodowych w odniesieniu do świata biznesu, pozwala wyróżnić dwa typy: kultury propartnerskie oraz kultury protransakcyjne. To jaką kulturę reprezentuje nasz partner biznesowy, ma ogromne znaczenie i może determinować jego zachowania, sposób budowania relacji i podejmowania decyzji biznesowych.
Kultury propartnerskie, do których zaliczają się: Świat arabski, większość krajów afrykańskich, latynoamerykańskich i azjatyckich. Są to kultury relacyjne, dla których więzi i relacje interpersonalne są kwestią kluczową i często determinantem powodzenia w biznesie.
Kultury te charakteryzują następujące zachowania:
Koncentrują się na tworzeniu i utrzymywaniu relacji i więzi międzyludzkich
Do celów biznesowych wykorzystuje się powiązania i relacje przyjacielsko – rodzinne
Robienie interesów z obcokrajowcami wymaga najpierw ich poznania. Mija sporo czasu zanim dojdzie do współpracy. To czas poświęcony na lepsze poznanie, rozmowy i wymianę spostrzeżeń w sprawach, które nie są  związane z życiem zawodowym
Dużą wagę przywiązują do kontaktów osobistych, a znacznie mniejszą do rozmów telefonicznych czy przez internet
Często wykorzystuje się pośrednika, który pomaga zbudować relacje biznesowe, jednocześnie jest to osoba zaufana dla obu stron
Ogromną rolę odgrywają osobiste kontakty, które definiują pozycję na rynku, możliwość dotarcia do pewnych środowisk, wyznaczają pozycję negocjacyjną
Powodzenie w interesach uzależnione jest od tego czy uda nam się zbudować dobre wzajemne stosunki i relacje
Wspólne jedzenie posiłków odgrywa ważną rolę w budowaniu relacji biznesowych
Większe znaczenie mają relacje niż pisemne umowy
Kultury protransakcyjne, do których należą kraje skandynawskie, Kanada, Stany Zjednoczone, Niemcy, Szwajcaria, Austria, Australia, głównie nastawione są na cel, transakcję i realizację zadań.
Cechują je następujące zachowania:
Otwartość na nawiązywanie relacji międzynarodowych
Celem jest realizacja transakcji, a w zdecydowanie mniejszym stopniu budowanie relacji z partnerem biznesowym
Zawarcie kontraktu nie wymaga tak długiego czasu i dobrego poznania partnera biznesowego
Nie ma potrzeb osobistych spotkań, kontakt biznesowy ograniczony jest do minimum
Dużą część transakcji zawiera się przez telefon lub internet
W porównaniu do kultur propartnerskich, odwrócona jest kolejność: relacje – biznes. Najpierw zachodzą tu relacje biznesowe, a towarzyskie są efektem korzystnie podpisanych umów
Wyróżnia się też kultury umiarkowanie protransakcyjne, do których zaliczają się UK, RPA, romańskie kraje europejskie, kraje środkowo i wschodnioeuropejskie, Chile, Południowa Brazylia, północny Meksyk, Hongkong i Singapur.
Różnice cechujące przedstawicieli poszczególnych kultur, sprawiają, że reprezentanci kultur propartnerskich postrzegają tych drugich jako niegrzecznych, pozbawionych dobrych manier, nieprzyjemnych i nierelacyjnych. Reprezentanci kultur protransakcyjnych z kolei, uważają się za bardziej zdecydowanych i decyzyjnych.
Różnice kulturowe analizowano i grupowano w oparciu o wiele czynników, na podstawie których powstało kilka modeli różnic kulturowych m.in. – Kluckhohn-Strodtbecka, Hofstede, Halla czy opisany wyżej Gestelanda. Badają one wiele czynników. takich jak m.in podejście do czasu, rolę i miejsce jednostki w społeczeństwie, cel istnienia człowieka, podejście do protokołu, etykiety, statusu społecznego lub zawodowego, zajmowanej pozycji w hierarchii społecznej, czy w życiu zawodowym. Choć wszystkie te kwestie znajdują swoje odbicie w międzynarodowych relacjach biznesowych, nie da się opisać ich wpływu na nie, w krótkim artykule.
Należy mieć jednak świadomość, że różnice kulturowe będą miały wpływ na formę komunikacji – determinując czy będzie ona bezpośrednia i zawierająca jasny przekaz, czy wręcz przeciwnie, wieloznaczna i pełna aluzji, ogólnikowa czy otwarta. Różnice mogą występować w podejściu do przestrzeni osobistej, prywatności, punktualności. Determinują sposób komunikacji niewerbalnej: nasze gesty, ukłony, mimikę twarzy, to jak często się uśmiechamy, czy podajemy komuś dłoń. W różnych kulturach inaczej się witamy, inną mamy akceptację dotyku, kontaktu fizycznego, inne strefy komfortu. Na koniec różnice kulturowe mają wpływ na nasz wygląd, dress code, przywiązanie wagi do estetyki, akceptację określonych kolorów.
Budowanie relacji biznesowych bez świadomości tego jaką kulturę reprezentuje nasz kontrahent, musi być bardzo trudne. Zaakceptowanie odmienności zwyczajów bywa często uciążliwe a wyzbycie się pewnych stereotypów jeszcze trudniejsze. Jedno jest pewne nigdy nie powinniśmy krytykować, ani lekceważyć zwyczajów panujących w innej kulturze, jakkolwiek byłyby one dalekie i odmienne, a czasem nawet sprzeczne, z tymi do których przywykliśmy. Myślę, że budowanie mądrych i świadomych międzynarodowych relacji to wielka sztuka i wymaga od nas znacznie więcej niż ciekawego pomysłu na biznes.

Różnice kulturowe w wybranych krajach europejskich

Wydawać by się mogło, że skoro nasze kontakty nie wychodzą poza obszar Europy, to nie grożą nam stresy związane z różnicami kulturowymi. Nie musimy uczyć się rytuału wręczania i odbierania wizytówek, jak by to miało miejsce w Japonii, nie musimy  obawiać się, że urazimy kogoś zamawiając wołowinę, co z pewnością stałoby się w Indiach, a relacje damsko-męskie nie są tak restrykcyjne jak w krajach Zatoki Perskiej. Czego się więc obawiać? Absolutnie niczego, należy mieć jednak świadomość, że nawet w obrębie jednego kontynentu, zauważyć możemy pewne różnice kulturowe, które definiują sposób prowadzenia biznesu, a znajomość których pomoże nam zrozumieć sposób postępowania naszych zagranicznych partnerów biznesowych.
Nie tylko język nas różni.
W zależności od kultury, w której funkcjonujemy, różnimy się podejściem do budowania relacji z kontrahentami, przywiązywaniem wagi do hierarchii, punktualnością, sposobem komunikowania, podejmowania decyzji, organizacją pracy,  kończąc na podejściu do wyglądu osobistego. Przygotowując się do nawiązania współpracy z przedstawicielami innych kultur, z pewnością warto porozmawiać z kimś, kto zna daną kulturę lub sięgnąć do różnych opracowań, które opisują i charakteryzują kluczowe cechy oraz podejście do biznesu w poszczególnych krajach. Przyjrzyjmy się zatem wybranym krajom europejskim.
Francja:
Większość opracowań podkreśla, że Francuzi mogą nam się wydawać trudni w kontakcie, oschli i powściągliwi. Są bardzo elokwentni i cenią sobie inteligencję partnerów biznesowych oraz dobrze przygotowanych rozmówców. Dużą wagę przywiązują do swojego ojczystego języka, stąd niechętnie uczą się języków obcych. Cenią sobie za to wszystkie próby mówienia w języku Balzaca.  Budowanie relacji dla Francuzów ma ogromne znaczenie, stąd dużą rolę odgrywają wspólne posiłki również te służbowe. We Francji bardzo często wiek idzie w parze z zajmowaną pozycją. Ważne, strategiczne stanowiska zajmują osoby z dużym doświadczeniem, długim stażem pracy a tym samym dojrzałe wiekiem.
W biurze Francuzi są dość oficjalni, a w komunikacji stanowczy i bezpośredni. Bardzo powszechne są częste zebrania czy spotkania zarządów, podczas których dość elastycznie podchodzą do agendy, modyfikując ją często na bieżąco. Szczególnie doceniają dobrze przygotowane raporty oraz wszelkiego rodzaju badania i statystyki. Do punktualności podchodzą elastycznie. Rozdzielają życie towarzyskie od zawodowego i do rzadkości należą prywatne spotkania z przełożonymi czy podwładnymi. Unikają też zapraszania gości do swoich domów. Podczas powitania praktykowany jest delikatny uścisk dłoni. Podobnie jak w Polsce, inicjatywa uścisku dłoni powinna wyjść od osoby wyższej rangą. W ubiorze cenią sobie prostą elegancję.
Niemcy:
Niemcy charakteryzują się szczególnym upodobaniem do porządku, bez względu na obszar życia. Za dobrych partnerów biznesowych uważają ludzi zorganizowanych, obowiązkowych, uczciwych, o silnej etyce zawodowej. Większość opracowań podkreśla, że w pracy są poważni i pozbawieni luzu, co nieuczciwym byłoby przypisać wszystkim bez wyjątku, należy mieć jednak na uwadze, że kontakty służbowe mogą mieć bardzo oficjalną formę.
Jako negocjatorzy Niemcy są zawsze doskonale przygotowani i tego samego oczekują od swoich partnerów biznesowych. Cenią sobie punktualność. Spóźnianie się odbierane jest jako niesolidność. Wyróżniają się szczegółowym planowaniem projektów i wykonywaniem ich na czas. Podczas oficjalnych spotkań trzymają się przyjętej agendy, realizują poszczególne punkty, w celu podjęcia konkretnych decyzji, czym różnią się od Francuzów. Jednak podobnie do nich,  cenią sobie różnego rodzaju statystyki i analizy. Przywiązują wagę do hierarchii i posłuszeństwa wobec zwierzchników. Kontakty biznesowe poza określonymi godzinami, nie są raczej mile widziane, choć jak wiadomo, wszystko zawsze zależy od osobowości. W Niemczech klasyczne powitanie to dość mocny uścisk dłoni, stosowany zarówno na powitanie jak i pożegnanie.
Włochy:
Włosi są wylewni, spontaniczni i bardzo otwarci. Ich sposób bycia i komunikacji może być dla nas dość krępujący, szczególnie gdy będziemy często dotykani czy obejmowani, co w odróżnieniu od naszej kultury, dla Włochów jest dość naturalne. Włosi cenią sobie relacyjne podejście, również w sprawach biznesowych. Warto więc nastawić się na wspólne posiłki oraz rozmowy o sprawach wykraczających poza obszar biznesowy, co pomoże im lepiej nas poznać.
Hierarchia odgrywa dla Włochów dużą rolę – okazują szczególny szacunek osobom starszym, bardziej doświadczonym i sprawującym władzę. Żywią dużą niechęć do planowania. Dyskusje Włochów, są bardzo ożywione i ekspresyjne, często sobie przerywają, co nie oznacza wcale braku szacunku dla rozmówcy, a wynika ze specyficznego sposobu komunikacji. Zebrania we włoskich firmach mają charakter swobodny i nieformalny. Podczas prezentacji cenią sobie nie tylko zwięzłą formę oraz jakość merytoryczną, ale również styl i estetykę prezentacji. Włosi potrzebują więcej czasu zanim podejmą konkretne decyzje biznesowe. Powinniśmy to uszanować i nie przyspieszać zbytnio biegu wydarzeń.
Powszechnie przyjętym i stosowanym powitaniem jest uścisk dłoni, ale nawet w relacjach służbowych to kobieta go inicjuje. Włosi przywiązują dużą wagę do wyglądu i wizerunku, jakości i gatunku noszonych strojów
Wielka Brytania:
Brytyjczycy są powściągliwi w słowach i gestach. Niechętnie okazują emocje i nie mówią wprost tego co myślą. To naród szczególnie ceniący sobie tradycję, podejście fair play, skromność i uprzejmość. Brytyjczycy mają ogromne poszanowanie dla prawa i wszelkich procedur. Ich styl komunikacji nakazuje bycie uprzejmym i przyjacielskim, czasami nawet wbrew temu co mylą i czują, w związku z tym, może nam być trudno ocenić ich rzeczywiste emocje. Powściągliwość powoduje, że nawet w ekscytujących momentach, ich postawa może być milcząca, spokojna i wyważona.
W ciągu ostatniej dekady styl komunikacji i sposób prowadzenia biznesu w brytyjskich firmach znacznie się zmieniły i stały się mniej oficjalne. Brytyjczycy bardzo szybko zaczynają mówić do siebie po imieniu. Zebrania są ważnym i bardzo czasochłonnym elementem pracy. Oficjalne spotkania realizowane są zgodnie z agendą a ich celem jest wypracowanie planu i podjęcie decyzji. Podczas prezentacji skupiają się bardziej na konkretnych informacjach i celach. Liczy się głównie treść, a nie sposób prezentacji. Lubią łączyć życie towarzyskie z biznesowym a zaproszenia na piwo po pracy raczej się nie odrzuca, szczególnie gdy chce się nawiązać lepsze relacje z kolegami z pracy.
Budowanie relacji zawodowych z przedstawicielami innych kultur nie należy do rzeczy łatwych. Znając zasady etykiety, wiemy, że to my dostosowujemy się do zwyczajów obowiązujących w kraju naszego klienta, co nie zawsze bywa łatwe. Dostosowanie się nie musi oznaczać sztucznego zachowania, zmuszania się do czegokolwiek czy postępowania wbrew zasadom, które wyznajemy. Dostosowanie się oznacza przede wszystkim zapoznanie się z obyczajami, kulturą i zwyczajami panującymi w kraju naszego partnera biznesowego. Jak widać, w Europie różnimy się między sobą pod pewnymi względami, świadomość tych różnic pozwoli nam lepiej zrozumiemy milczącego Brytyjczyka czy wylewnego Włocha. Wymaga to jednak dłuższej i głębszej analizy, do której zachęcam.  Pamiętajmy jednak, że na rzeczywisty sposób zachowania i bycia naszych partnerów biznesowych, poza kulturą kraju i kulturą organizacyjną firmy w której pracują, wpływają również takie czynniki jak osobowość i charakter danej osoby. I to z powodu tych czynników, nie wolno nam myśleć o różnicach kulturowych stereotypowo.

Świat arabski a polska kultura biznesu

Poznanie różnic kulturowych wymaga od nas bardzo dużej dozy tolerancji, zrozumienia i wyzbycia się uprzedzeń szczególnie wtedy, gdy mamy do czynienia z kulturą znacznie odmienną od naszej. Przykładem takiej kultury jest kultura Arabska, która dla wielu z nas wydaje się niezrozumiała. „80 proc. Polaków nie zna żadnego muzułmanina, aż 73 proc. jest do nich negatywnie nastawionych.” To wyniki zeszłorocznego sondażu przeprowadzonego na Wydziale Psychologii Uniwersytetu Warszawskiego. Jednak wiele osób współpracujących z krajami arabskimi ma zupełnie inne zdanie na temat tej kultury, a Arabów postrzegają jako ciepłych, lojalnych i profesjonalnych partnerów biznesowych.
Kultura arabska należy do grupy kultur propartnerskich, ceremonialnych i polichronicznych. Oznacza to, że w tej kulturze więzi i relacje interpersonalne są kwestią kluczową i często determinantem powodzenia w biznesie. Nie powinny nas dziwić pytania o status majątkowy, rodzinę, sprawy prywatne.
W kulturze arabskiej również hierarchia odgrywa bardzo ważną rolę. Szczególny szacunek okazuje się osobom zajmującym wysokie pozycje zarówno w hierarchii służbowej jak i społecznej. Tymczasem Polska to kraj, w którym cenimy sobie relacje, ale nie mają one dla nas fundamentalnego znaczenia w sprawach biznesowych. Arabowie nie będą robili interesów z osobami, których nie szanują, nie lubią. My jesteśmy w stanie rozgraniczyć  relacje od biznesu, co oznacza, że dla dobra interesów biznesowych zapominamy o antypatiach.
To co nas również różni to podejście do czasu i punktualności. Arabowie, w odróżnieniu od nas, nie przywiązują dużej wagi do punktualności. W relacjach służbowych cenią sobie elastyczne podejście do ustalanych terminów i agendy spotkania. Spóźnienie nie jest traktowane jako brak szacunku i nie wpływa negatywnie na relacje. Warto o tym pamiętać, bo w naszej kulturze moglibyśmy takie podejście odebrać jako brak zorganizowania i poszanowania dla naszego czasu. Arabowie natomiast za brak szacunku uznają patrzenie na zegarek czy pośpieszanie.
Powitanie
Witając, zaleca się aby użyć formuły lokalnej Salam-alejkum (niech Pokój bę¬dzie z Tobą), sprawi to pozytywne wrażenie na arabskim rozmówcy. Podobnie jak w Europie, witamy się najpierw z osobą o najwyższej randze. Standardowe powitanie np. w Arabii Saudyjskiej to nie tylko uścisk dłoni, ale również bardzo często stosowany, pocałunek w policzek czy objęcie prawą ręką łokcia. Tak wylewne powitanie dotyczy oczywiście tylko mężczyzn.  Arabowie mogą witać się nawet kilkakrotnie w ciągu dnia, podczas gdy w polskiej kulturze przyjęte jest, że mówimy sobie „dzień dobry” tylko raz. W krajach arabskich podajemy dłoń kobiecie tylko wtedy, jeśli ona wyciągnie ją do nas jako pierwsza. Nie obejmujemy kobiet i nie skracamy dystansu, który bezwzględnie powinien zostać zachowany. Kobiety są w kulturze arabskiej traktowane w sposób, dla Europejczyków, niezrozumiany, głównie za sprawą wielu ograniczeń i uzależnienia od mężczyzn. Sytuacja kobiet w krajach arabskich różni się w zależności od regionu i kraju. Na przykład w Arabii Sau¬dyjskiej kobiety ciągle nie mogą podróżować za granicę, pracować, otwierać konta bankowego czy też zapisać się na studia wyższe bez aprobaty mężczyzny. Obecność kobiet w świeci biznesu, to ciągle w krajach arabskich rzadkość, a zbudowanie autorytetu przez kobietę np. z Europy, może zająć sporo czasu.
Arabskie przysłowie mówi „Oczy są wrotami duszy”, stad Arabom zależy na utrzymaniu stałego i bezpośredniego kontaktu wzrokowego, co dla nas może być nieco krępujące. W Polsce, bezpośredni kontakt wzrokowy, podczas rozmowy, nie powinien przekraczać 70%. My co jakiś czas odrywamy wzrok od rozmówcy, dzięki czemu nie mamy poczucia wzajemnego „wgapiania” się. Pamiętajmy jednak, by nasz wzrok zbytnio nie błądził, bo może to zostać odebrane jako brak szacunku.
Arabowie podczas kontaktów, również tych służbowych,  tworzą bardzo mały dystans, podobnie jak przedstawiciele kultury latynoamerykańskiej czy śródziemnomorskiej. Lubią czuć bliskość rozmówcy. Dla nas może to oznaczać naruszenie tak zwanej strefy komfortu, która w Polsce wynosi 0,5m, a w krajach Arabskich tylko 0,3 m.
Dotyk
W naszej kulturze jedyną, akceptowalną przez etykietę biznesu, formą dotyku w relacjach służbowych, jest uścisk dłoni. W krajach arabskich dotyk to naturalny element komunikacji, również tej biznesowej. Przejawem przyjaźni jest trzymanie się za ręce i o tyle o ile w Arabii Saudyjskiej taki widok nikogo nie dziwi, tak widok Prezydenta USA Georga Buska przechadzającego się po swojej posiadłości w Texasie, z Królem Arabii Saudyjskiej, trzymających się za ręce – może wydawać się nieco dziwny. To autentyczna sytuacja, która miała miejsce w 2005 roku podczas wizyty Króla Arabii Saudyjskiej Abdullaha u prezydenta USA na ranczo w Texasie. Wprawdzie dostosowanie to jedna z najważniejszych zasad etykiety biznesu, która pełni szczególnie ważną rolę w nawiązywaniu relacji interpersonalnych z przedstawicielami odmiennych kultur, ale pamiętajmy też, że umiar jest ponad wszystko. Oznacza to, że nikt od nas nie oczekuje bezwarunkowego wdrażania zasad obcej kultury, a jedynie ich znajomości i chęci zrozumienia ewentualnych różnic.
Strój
Jadąc do krajów arabskich należy zapoznać się z wytycznymi dotyczącymi stroju, które w zależności od kraju, mogą się nieco różnić. Warto wiedzieć, że kraje arabskie kładą bardzo duży nacisk na wygląd – szczególnie u kobiet, a niewłaściwy strój, szczególnie ten odkrywający zbyt dużo ciała, może spowodować bardzo nieprzyjemne konsekwencje i zostać odebrany jako wulgarny i wynikający z braku szacunku do kultury. Kobieta powinna zwrócić uwagę na to by jej strój był skromny i zakrywał plecy oraz ramiona. Nie należy nosić za krótkich spódnic. Mężczyźni, bez względu na temperaturę, powinni nosić długie spodnie oraz zakryte ramiona.
Warto wiedzieć:
W krajach arabskich unikajmy jedzenia lewą ręką. Uznawana jest ona za nieczystą. Do jedzenia służy wyłącznie prawa ręka
Zakazane jest spożywanie wieprzowiny i mięsa zwierząt zabitych z okrucieństwem
Zakazane jest spożywanie i posiadanie alkoholu. W niektórych krajach arabskich alkohol możemy kupić w barach, restauracjach czy ekskluzywnych hotelach. Dla obcokrajowców, w niektórych krach arabskich, funkcjonują specjalne sklepy, gdzie mogą zakupić alkohol
Wizytówki wręczamy i odbieramy tylko prawą ręką
Prezenty również wręczamy i odbieramy prawą ręką. Kategorycznie unikamy wręczania alkoholu jako prezent
W krajach arabskich przestrzega się Ramadanu. Jest to miesiąc, podczas którego Arabowie stosują restrykcyjny post, i dużo czasu poświęcają modlitwie. W okresie ramadanu, warto unikać wyjazdów służbowych do krajów arabskim, gdyż przestrzegający ramadanu Arabowie, będą bardziej skupieni na jego obchodach niż na sprawach służbowych
Unikamy pokazywania podeszwy buta, gdyż w krajach arabskich jest to obraźliwe
Nie wskazujemy palcem na osobę, z którą rozmawiamy
Targowanie leży w arabskiej naturze i nie należy rezygnować z tego etapu negocjacji
Uniesiony do góry kciuk, który oznacza w naszej kulturze „OK”, w kulturze arabskiej jest gestem obraźliwym i należy go bezwzględnie unikać
Kultura arabska to 22 kraje, w których żyje około 180 mln mieszkańców zróżnicowanych kulturowo, etnicznie i językowo. To uświadamia nam, że nie powinniśmy wszystkich postrzegać jednakowo i pozwolić sobie na stereotypowe myślenie o kulturze arabskiej, jako o całości. Patrząc na kulturę arabską z ciekawością, mając świadomość różnorodności jaka w niej występuje, możemy uniknąć nieporozumień i stereotypowego myślenia. Wkładając wysiłek w poznanie historii i tradycji, zyskujemy nie tylko szacunek w oczach naszego partnera biznesowego, tak bardzo ceniącego sobie wzajemne relacje, ale również coś cenniejszego – przewagę nad konkurencją.

Mowa gestów

„Wielokrotnie próbujemy zrozumieć różnice kulturowe, gdy jest już na to za późno, w momencie, gdy relacja z klientem została zerwana. A wtedy przypomina to płacz nad rozlanym mlekiem.” Tak w swojej książce „Światowe Kultury Biznesu”  Barry Tomalin i Mike Nicks opisują podejście większości firm do współpracy z przedstawicielami innych kultur. Niestety firmy często zakładają, że pracownicy „jakoś” sobie poradzą. To dość duże ryzyko biorąc pod uwagę fakt, że różnimy się nie tylko pod względem kultury, zwyczajów, etykiety,  ale również w tak, wydawać by się mogło, prozaicznym obszarze jak komunikacja niewerbalna.
To sposób porozumiewania się bez użycia słów, którego nieznajomość może przysporzyć nam sporo kłopotu, a czasami nawet wstydu. Gesty, które w naszej kulturze uchodzą za pozytywne,  w innej, mogą oznaczać coś obraźliwego, lub upokarzającego. Na komunikację niewerbalną składa się wiele czynników takich jak m.in: dotyk, mimika, ton głosu, postawa, gesty. W procesie komunikacji, wszystkie te elementy odgrywają bardzo ważną rolę. My przyjrzymy się bliżej gestom, które mogą „mówić” bardzo wiele. Możemy nimi wyrazić szacunek, radość, aprobatę lub wręcz przeciwnie, obrazić kogoś czy wyrazić swój gniew.
Pamiętajmy o kilku ważnych zasadach:
w krajach arabskich, na Półwyspie Indyjskim, w Azji Południowo – Wschodniej oraz na Bliskim Wschodzie, nie wolno pokazywać podeszwy buta. Jest to bardzo obraźliwy gest.
w Japonii należy ukłonić się niżej niż osoba starsza lub ważniejsza.
w krajach afrykańskich unikajmy uścisku lewą dłonią.
w większości krajów azjatyckich, do wskazywania czegoś używamy całej dłoni, a nie palca.
w krajach azjatyckich nigdy nie przywołujemy nikogo palcem. Ten gest zarezerwowany jest do przywoływania psów i prostytutek
kiwanie głową na boki w Bułgarii, Grecji, Arabii Saudyjskiej czy krajach hinduskich, oznacza akceptację, podczas, gdy w Polsce oznacza to brak zgody. Dezaprobatę sygnalizuje się tam kiwając głową w górę i w dół.
Znaczenie popularnych gestów w różnych kulturach:
Gest „OK” (kciuk wyciągnięty do góry) – powszechnie uznawany jest za pozytywny gest aprobaty, w skrócie oznaczający „OK”. Jednak dla mieszkańców Bliskiego Wschodu oznacza obraźliwy znak seksualny, podobnie jak w Ameryce Łacińskiej. Gestu tego nie stosujmy również w Iranie, Paragwaju, Australii i krajach Afryki Północnej, oraz jak podają niektóre źródła również w Grecji, Rosji i Sardynii.
Gest „perfect” (palec wskazujący z kciukiem tworzą okrąg) – w wielu krajach oznacza „perfekcyjnie”, ale np.  w Japonii oznacza mówienie o pieniądzach. Na południu Francji, w Belgii i Tunezji symbolizuje „zero”, coś bezwartościowego. Warto więc unikać tego gestu, jeśli nie chcemy nikogo urazić. Jednak najniebezpieczniej stosować ten gest na Półwyspie Iberyjskim, na Malcie, w Grecji, Hiszpanii, Niemczech, Turcji, Rosji i Ameryce Łacińskiej, gdyż tam ten gest oznacza wulgarną sugestię seksualną. W krajach arabskich natomiast jest to gest groźby.
Gest zwycięstwa „Victory” – gest ogólnie symbolizujący zwycięstwo, jednak tylko wtedy, gdy dłoń skierowana jest w odpowiednim kierunku – wewnętrzną częścią dłoni do rozmówcy (nie do nas). Odwrotnie skierowana dłoń w takich krajach jak UK, Irlandia, Australia i Nowa Zelandia oznacza obraźliwy gest, niekiedy interpretowany jako zachęta do bójki. Uważajmy więc w jaki sposób zamawiamy dwa piwa w londyńskim pubie.
„Figa z makiem” – gest, który w Europie Środkowo – Wschodniej oznacza „nic”, w świecie interpretowany jest na wiele sposobów. Literatura podaje, że Brazylii oznacza on „powodzenia”, jednak w Grecji, krajach Dalekiego Wschodu czy Ameryki Centralnej jest obraźliwym gestem, którego należy unikać.  Z kolei w Niemczech, Holandii i Danii oznacza zaproszenie do uprawiania seksu.
„Rogi” – to dość ryzykowny gest. W państwach śródziemnomorskich oznacza zdradę małżeńską i oszustwo, a wykonanie takiego gestu względem mężczyzny, oznacza, że jest „rogaczem” zdradzanym przez żonę. W Afryce podobny gest – z palcami skierowanymi do dołu, oznacza złe moce i może świadczyć o tym, że komuś źle życzymy. W religii buddyjskiej i hinduskiej oznacza odstraszenie złych mocy.
Ryzykowny jest też, niewinny wydawać by się mogło, gest „przybicia piątki”, który w wielu krajach oznacza pozytywny gest między dwoma osobami, oznakę radości, podczas gdy  w Grecji jest to gest obraźliwy.
Wyjeżdżając za granicę staramy się poznać choć podstawowe słowa, by móc lepiej komunikować się z naszymi partnerami biznesowymi, pokazać tym samym nasze zaangażowanie i wkład w budowanie relacji. Czy choć czasami zastanawiamy się nad komunikacją naszych gestów? Czy zdajemy sobie sprawę, że gesty nie wszędzie znaczą to samo? Biorąc pod uwagę fakt, że nasza komunikacja aż w 55% opiera się na języku ciała, warto poświęcić większą uwagę temu często bagatelizowanemu narzędziu komunikacji. Jak napisał Paulo Coelho „Musi istnieć jakiś język, który odbywa się bez słów. Jeśli  nauczę się rozszyfrowywać  ten język bez słów, uda mi się rozszyfrować świat”. Myślę, że w pewnym sensie, jest nim właśnie mowa naszego ciała.

Netykieta na co dzień

Netykieta czyli etykieta w sieci, to w miarę nowy obszar etykiety biznesu. Dotyczy norm i standardów obowiązujących nas w szeroko pojętych działaniach w internecie. Jednym z tych obszarów stykamy się na co dzień, a jest nim korespondencja elektroniczna czyli pisanie e-maili. Temat, który wywołuje chyba największe dyskusje i kontrowersje, bo trudno nam jest pogodzić się z faktem, że ta dość luźna forma komunikacji, jest uznawana za oficjalną korespondencję i tu również obowiązują nas pewne zasady.
Wątpliwości jednak znikają, gdy pochylamy się bardziej nad dzisiejszą kulturą pisania e-maili i zaczynamy dostrzegać jak często mamy do czynienia z wolną amerykanką a nawet brakiem kultury w korespondencji elektronicznej. Biorąc pod uwagę fakt, że e-mail to jedno z najczęściej stosowanych obecnie narzędzi komunikacyjnych, przyjrzenie się temu tematowi, wydaje się jednak zasadne.
Odpowiadaj na maile (prawie) zawsze
Przede wszystkim na wiadomość e-mail powinniśmy udzielić odpowiedzi, tak jak na każdą korespondencję klasyczną. Zgodnie z zasadami etykiety, na udzielenie odpowiedzi mamy okres ok 3 do 5 dni, ale warto zrobić to „jak najszybciej”. Nie udzielenie odpowiedzi jest nietaktem i Ci którzy doświadczyli już współpracy z osobą, która nie odpowiada na e-maile, z pewnością zgodzą się ze mną, że może wywoływać to irytację.
Oczywiście są pewne wyjątki, gdzie odpowiedzi nie musimy udzielać:
E-mail z podziękowaniem
Autoresponder
Anonimowy nadawca
Kolejnym dość często popełnianym błędem jest oczekiwanie, że ktoś udzieli nam odpowiedzi natychmiast. Często zapominamy, że nie wszyscy pracujemy non stop przed komputerem i oczekiwanie natychmiastowej odpowiedzi również nie jest wskazane. Oczywiście są sytuacje wymagające natychmiastowego działania, ale zapomnijmy teraz o nich i skupmy się na bieżącej korespondencji elektronicznej.
Początek i koniec maila
Zawsze stosujemy zwroty grzecznościowe (zarówno na początku, jak i na końcu wiadomości). To odpowiedni moment, żeby zastanowić się jak najczęściej rozpoczynamy e-maile. Czy dostosowujemy formę powitania do odbiory wiadomości oraz do stopnia zażyłości naszej relacji? Jeśli tak, to wspaniale. Gorzej, jeśli najczęściej stosowaną formą powitania jest „Witam”, bo choć jest powszechnie stosowane, zgodnie z zasadami etykiety, „Witam” nie jest właściwą formą powitania. Zwrot ten zarezerwowany jest raczej do spotkań osobistych, gdzie gospodarz wita swoich gości, a nie do korespondencji elektronicznej. Częstym błędem jest stosowanie „Witam” w stosunku do Klienta, lub do osób zajmujących wyższe stanowiska w hierarchii. Zgodnie z zasadami etykiety to Klient i osoba wyższa rangą ma specjalne przywileje, stąd stosowanie „Witam” względem tych osób jeszcze bardziej uwidacznia niestosowność tego zwrotu.
Błędem jest również zbytnie spoufalanie się i pisanie do osoby, której nie znamy „Pani Aniu” czy zwracanie się po imieniu. Pamiętajmy, że przywilej zmniejszenia dystansu, nawet w korespondencji elektronicznej, ma osoba wyższa rangą lub nasz klient.
Zadbaj o ton e-maila
Korespondencja elektroniczna, choć powszechnie stosowana i wydawać by się mogło banalnie prosta, wymaga od nas również pewnych umiejętności przekazania treści. „Badacze odkryli, że ton wypowiedzi pisemnej rzutuje na sposób, w jaki odbiorca komunikatu postrzega jego autora, ale też całą organizację, w której pracuje.”   W praktyce oznacza to, że w związku z dość zwięzłą formą wypowiedzi, jaką jest e-mail, istnieje pewne ryzyko, że nasza wiadomość zostanie źle odczytana lub ktoś nadinterpretuje przekaz, a to może prowadzić do nieporozumień. Dlatego ważniejsze e-maile warto kilkakrotnie przeczytać, by sprawdzić, czy nie wkradły się jakieś niepotrzebne emocje, które mogą zmienić treść przekazu.
Pora przesyłania e-maila
Pamiętajmy też, żeby e-maile wysyłać o „ludzkich” porach, a nie cierpiąc na bezsenność, pisać do Klientów czy pracowników o drugiej w nocy. Czasami sytuacja wymaga od nas wysłania e-maila o niestandardowej porze, jednak pomijając sytuacje ekstremalne, pamiętajmy, że większość z nas może otrzymywać powiadomienia o nadejściu e-maila non stop, stąd nie absorbujmy nikogo bieżącymi tematami o dziwnych porach. Już słyszę głosy tych, którzy twierdzą, że przecież nie zmuszają nikogo do odczytania e-maila, a odbiorca może to zrobić kiedy chce. Jednak czy łatwo jest zignorować wiadomość, którą dostajemy od przełożonego w niedzielę po południu?
Bez niewybrednych plotek
Choć korespondencja elektroniczna jest tak powszechna, że wykorzystujemy ją do przekazywania niemalże każdego rodzaju wiadomości, jak pisze Samantha Miller w swojej książce „E-mailowy Savoir – Vivre” warto pamiętać, żeby w e-mailach nie pisać niczego, czego nie chcielibyśmy przeczytać na drzwiach biurowej lodówki. Biorąc pod uwagę fakt, że kliknięcie niewłaściwego klawisza, może sprawić, że nasza wiadomość trafi w niepowołane ręce, napawa przerażeniem, jednak głównie wtedy, gdy traktujemy e-mail jako narzędzie do przekazywania plotek i niewybrednych komentarzy. Warto zdawać sobie sprawę z ryzyka i niepotrzebnie się na nie nie narażać.
Buduj mailami relacje
Poza wyżej wspomnianymi zasadami jest jeszcze jedna, ważna kwestia, na którą warto zwrócić uwagę. Bardzo często zapominamy w korespondencji e-mailowej o tym by nawet w e-mailu starać się budować relacje, personalizować wiadomości i nie zapominać o zwykłej uprzejmości, która wymaga reakcji na życzenia, zapytanie jak minął weekend czy jak się dzisiaj mamy. W dzisiejszych czasach, zagonieni traktujemy e-maila roboczo, zadaniowo, jako typowe narzędzie do przekazywania danych, często pomijamy kurtuazyjną część wiadomości i przechodzi do konkretów. Choć nie jest to spisane w żadnych poradnikach od etykiety, czy netykiety warto jednak zadbać o to, by nasze relacje, były budowane w oparciu o pewne standardy, które pokażą naszą klasę i wyczucie, na każdym etapie współpracy i w każdych okolicznościach, nawet tych, wydawać by się mogło, mniej oficjalnych.
Przykładowe właściwe zwroty grzecznościowe otwierające e-mail:
Szanowna Pani
Szanowny Panie
Panie Dyrektorze
Szanowni Państwo
Pani Anno (jeśli nawiązaliśmy już jakąś relację)
Dzień dobry
Dear Sir / Madam
Dear Mike
Hi Mike
Przykładowe zwroty grzecznościowe kończące e-mail:
Z Poważaniem
Z wyrazami szacunku
Pozdrawiam
Pozdrawiam serdecznie
Z pozdrowieniami
Best regards
Kind regards
With best wishes
E savoir-vivre w pigułce:
Zawsze piszmy tytuł wiadomości
Dbajmy o to by adres e-mail miał służbowy charakter
Stosujmy stopkę z danymi teleadresowymi
Nie ujawniajmy adresów e-mailowych osobom postronnym (pisząc do szerszego grona osób, adresy dajemy w kopii ukrytej, tak by nie naruszać prawa do ochrony danych osobowych)
Pisząc do kilku osób e-mail, adresy wpisujmy zachowując kolejność uwzględniającą hierarchię (adresy osób najważniejszych znajdują się na początku)
Wysyłając załącznik, informujmy o nim w treści e-maila
Nie wysyłajmy za dużych załączników, tak by nie zapchać komuś skrzynki
Nie piszmy drukowanymi literami
Pamiętajmy o polskich znakach, interpunkcji i dbałości o poprawną formę językową
W oficjalnej korespondencji elektronicznej nie stosujemy emotikonów
Pamiętajmy, że po zwrocie grzecznościowym stawiamy przecinek, a kolejne zdanie zaczynami pisać z małej litery. Niestety bardzo często mała litera zostaje automatycznie zmieniona dużą, jednak jest to niezgodne z zasadami pisowni.

Etykieta telefoniczna

Etykieta telefoniczna, pozornie banalny temat, przy bliższym poznaniu uświadamia nam, jak wiele błędów popełniamy w tym obszarze. W dzisiejszych czasach telefon jest narzędziem, z którym praktycznie się nie rozstajemy. Towarzyszy nam niemalże wszędzie, a jego obecność,  nawet na stole w restauracji, przestaje już kogokolwiek dziwić.
Choć telefony mają nas wspierać w budowaniu relacji, to czasami brakuje nam wyczucia w tym jak korzystając z dobrodziejstw dzisiejszej techniki, umiejętnie je wykorzystywać. Ciągły dostęp to poczty, komunikatorów, mediów społecznościowych pozornie ma nam w tym pomagać. Jednak kogo nie kusi, żeby odpisać na ważnego e-maila podczas spotkania, odczytywać SMS-a w trakcie kolacji z Klientem, czy położyć komórkę na stole w restauracji, by mieć pod kontrolę to kto do nas dzwoni? To jednak jest sam początek listy gaf, które z punktu widzenia etykiety, popełniamy najczęściej.
Pamiętaj prowadząc służbowe rozmowy telefoniczne
Bieżące rozmowy służbowe najlepiej wykonywać między 09:00 – 17:00.
Oczywiście nie mówimy tu o sytuacjach pilnych i wymagających natychmiastowej reakcji. Jednak wszelkie pozostałe telefony warto wykonywać w godzinach pracy, uwzględniając przede wszystkim czas pracy a osób, do których dzwonimy.
Przedstaw się zarówno jak dzwonisz jak i odbierasz telefon.
Rozmowa telefoniczna, choć tak powszechna, w relacjach służbowych odgrywa bardzo dużą rolę. Szczególnie ważne jest to w jaki sposób odbieramy nasz służbowy telefon. Zgodnie z zasadami etykiety, powinniśmy najpierw podać nazwę instytucji / firmy, a następnie swoje imię i nazwisko. To odwrotnie niż w przypadku autoprezentacji, gdzie nazwę firmy podajemy na końcu. W przypadku rozmów telefonicznych zmiana kolejności ma swoje uzasadnienie i wynika z tego, że chcemy upewnić osobę dzwoniącą, że dodzwoniła się we właściwe miejsce. Dopiero w następnej kolejności dowiaduje się z kim rozmawia. W przypadku telefonów komórkowych postępujemy podobnie.
Wątpliwości nasuwają się nam w przypadku gdy dzwoni do nas osoba, którą znamy a numer jest zdefiniowany. Wówczas wystarczy podać swoje imię oraz nazwisko i przywitać dzwoniącą osobę, Zastosowanie takiego powitania ma szczególne uzasadnienie, gdy kontaktuje się z nami osoba, z którą wiążą nas dość oficjalne relacje. Wówczas przedstawiając się utwierdzamy dzwoniącą osobę w przekonaniu, że rozmawia z właściwą osobą. W przypadku bardziej zażyłych relacji, to wyczucie odgrywa kluczową rolę, a forma powitania w dużej mierze zależy od obopólnych preferencji.
Częstym błędem firm jest brak jakichkolwiek standardów w tym obszarze. Pracownicy odbierają telefony według własnego uznania, a zdarza się, że  w słuchawce słyszymy jedynie „Słucham”. Biorąc pod uwagę fakt, że zawsze może do nas dzwonić nowy Klient, nie jest to najlepszy początek biznesowej relacji.
Nie dzwonimy natarczywie
Zgodnie z zasadami etykiety powinniśmy czekać na linii max 5-6 sygnałów. Po nieudanej próbie połączenia powinniśmy odczekać ok 20 minut i dopiero spróbować ponownie dodzwonić się do danej osoby.
Każdy z nas chyba doświadczył sytuacji, w której nie mogliśmy odebrać telefonu, ale osoba po drugiej stronie nie poddawała się łatwo. Nie tylko przyjęła taktykę „dzwonię do skutku”, ale też po pierwszej nieudanej próbie połączenia następowała zaraz druga i trzecia. Przypomnijcie sobie proszę, co wtedy myśleliście sobie o tej osobie…
Wyciszamy telefon podczas spotkań
Ta zasada jest chyba oczywista, choć czasami o tym zapominamy. Wyjątkiem są sytuacje, gdy czekamy na ważny telefon. Wystarczy wówczas uprzedzić Klienta,  że będziemy zmuszeni przerwać spotkanie, w związku z ważną informacją, na którą czekamy.
Jeśli sprawa dotyczy telefonu stacjonarnego to postępujemy w następujący sposób, według kilku wariantów sytuacyjnych.
1. Jeśli jesteśmy w trakcie spotkania, a dzwoni telefon stacjonarny:
Przepraszamy gościa i odbieramy telefon. Informujemy osobę dzwoniącą, że mamy obecnie spotkanie i oddzwonimy do niej później. Tu często popełniamy błąd, prosząc, żeby to ta osoba zadzwoniła do nas ponownie w późniejszym czasie. W dobrym tonie będzie jeśli to my oddzwonimy. Następnie wracamy do rozmowy z naszym gościem. Oczywiście sytuacja może się powtórzyć, a nasz gość może być nieco zirytowany, jednak dzwoniący telefon też nie będzie sprzyjał rozmowie i należy go odebrać. Jeśli wiemy, że nasz telefon nie lubi milczeć, warto przed ważnym spotkanie przekierować rozmowy na inny telefon lub udać się na rozmowę w bardziej ustronne miejsce.
Dzwoniący telefon komórkowy zawsze można wyciszyć. Jednak ostentacyjne zrobienie tego przy Kliencie, może nasunąć mu przemyślenia, że jutro może być to on. Warto zrobić to dyskretnie, lub postąpić jak w przypadku telefonu stacjonarnego. Pamiętajmy jednak, żeby nie odrzucać połączeń, co z pewnością w każdej sytuacji będzie negatywnie odebrane. Jeśli jednak musimy to zrobić, warto też zadbać o osobę dzwoniącą i wysłać jej automatyczne powiadomienie w formie SMS-a, informującego, że jesteśmy na spotkaniu i oddzwonimy, jak tylko będzie to możliwe. Taką możliwość ma już większość smartfonów.
2. Jeśli rozmawiamy przez telefon stacjonarny, a wchodzi do nas gość:
W tej sytuacji nie kończymy rozmowy, jedynie przepraszamy rozmówcę na chwilę i prosimy, aby nasz gość zechciał poczekać (najlepiej w sekretariacie lub innym neutralnym miejscu). Tu oczywiście wiele zależy od tego czy byliśmy wcześniej umówieni, jakiej wagi jest nasza rozmowa telefoniczna i relacji łączących nas z każdą z tych osób.
Zawsze oddzwaniamy
Tej zasady nauczyłam się pełniąc funkcję rzecznika prasowego i mając częste kontakty z dziennikarzami. To podstawowa zasada współpracy z mediami, która obowiązywać powinna wszędzie. Niezwykle negatywnie odbieramy osobę, która obiecuje, że do nas oddzwoni, a tego nie robi. Oddzwaniać powinniśmy również widząc nieodebrane połączenia na naszej komórce służbowej, choć zdaję sobie sprawę, że w przypadku niektórych profesji, może być to kłopotliwe.
Przy tym temacie warto też wyjaśnić sobie kwestię tego kto oddzwania, kiedy zostanie zerwane połączenie. Zawsze jest to osoba, która inicjowała rozmowę. Również osoba inicjująca rozmowę kończy ją. Wyjątkiem jest sytuacja, w której dzwonimy do osoby znacznie wyższej rangą i po przekazaniu jej informacji, może ona podziękować i zakończyć rozmowę. Niemniej jednak, dopóki wszyscy nie poznają tej zasady, dopóty będziemy doświadczali sytuacji, w której po zerwanym połączeniu, obie strony próbują się do siebie dodzwonić, blokując tym samym linię.
Tak jest z większością norm i zasad etykiety. Nie mamy gwarancji, że wszyscy znamy te same zasady, że właściwie je wdrażamy. Jednak będąc ich świadomym, zyskujemy pewnego rodzaju wolność – jest to wolność wyboru: jak postąpić, jak się zachować i jak reagować w konkretnej sytuacji. To pewnego rodzaju układanka, w której troska o każdy,  pozornie prosty jej element niezależnie czy dotyczy przedstawiania się, zapoznawania ze sobą osób, kontaktów międzynarodowych,  netykiety czy etykiecie telefonicznej, daje gwarancję, że tworzymy jeden, spójny obraz – obraz nas samych. Choć czasami łamiemy zasady etykiety dostosowując się do okoliczności, rozluźniamy krawat i robimy lub piszemy coś co nam podpowiada intuicja, a nie sztywne zasady, to kluczowe jest, że robimy to świadomie, z wyboru  a nie z niewiedzy. Mamy swobodę, dzięki której elastycznie dostosowujemy nasze zachowanie do okoliczności i warunków, pozostajemy autentyczni i wiarygodni, a przy okazji tworzymy obraz, którego nie musimy się wstydzić.

Prezenty w biznesie

Nadchodzi czas Świąt Bożego Narodzenia, a to oznacza, że  większość z nas zaczyna się zastanawiać jakie prezenty kupić dla najbliższych. Ruszamy w głąb naszej wyobraźni i desperacko odpychamy od siebie myśl, ze szósta para ciepłych skarpet na pewno się przyda.
Chcemy, żeby prezent był „trafiony” i ucieszył obdarowaną osobę. I tu zaczyna się problem, bo to nie jest takie proste. Znalezienie odpowiedniego prezentu wymaga od nas pewnego wysiłku: poznania upodobań obdarowywanej osoby, kreatywności i pomysłowości, ale wysiłek się opłaca. Jak pisze Łukasz Walewski w swojej książce „Przywitaj się z królową” „oryginalny prezent,  może mieć większą wartość od najdroższych klejnotów” i warto o tym pamiętać nie tylko szukając  podarunków dla najbliższych, ale też, lub przede wszystkim,  przygotowując prezenty w relacjach służbowych.
W biznesie prezenty dajemy sobie z różnych okazji: świąt, spotkań, jubileuszy, w ramach podziękowania czy w dowód uznania czyichś osiągnięć. Można powiedzieć, ze okres świąteczny trwa tu cały rok, warto więc poznać zasady, dzięki którym prezent spełni swoją rolę i ucieszy obdarowaną osobę a sposób jego wręczenia będzie zgodny ze standardami obowiązującymi w świecie biznesu.
Żelazne zasady:
Prezent nie powinien być „reklamówką”, a zatem unikajmy wręczania podarunków z widocznym logotypem naszej firmy. Jeśli decydujemy się na zamieszczenie logo, powinno być ono subtelne i praktycznie niezauważalne.
Rodzaj prezentu uzależniamy od stopnia zażyłości. Unikajmy jednak prezentów zbyt osobistych.
Zgodnie z zasadami dobrego wychowania, z każdego prezentu powinniśmy się ucieszyć i podziękować za niego. Jeśli prezentu nie otwieraliśmy tuż po jego otrzymaniu i nie mieliśmy okazji podziękować za niego osobiście,  robimy to telefonicznie lub korespondencyjnie.
Wartość prezentu dostosowujmy do okoliczności. Nie dawajmy prezentów zbyt drogich, bo mogą one spowodować zakłopotanie, chęć rewanżu lub spotkamy się z odmową przyjęcia takiego podarunku. Etykieta dopuszcza taką sytuację, jeśli obdarowany uzna prezent za zbyt kosztowny, a tym samym nie będzie miał możliwości zrewanżowania się. Zbyt tani prezent natomiast będzie świadczył o złym guście i braku wyczucia.
Dość często zdarzają się, nie tylko w biznesie, ale i dyplomacji dysproporcje w wartości wymienianych prezentów. Przykładem takiej sytuacji była wymiana podarunków pomiędzy Królową Elżbietą II a papieżem Franciszkiem. Królowa podarowała papieżowi miód i whisky, a papież zrewanżował się dokumentem z XVII wieku ze zbiorów watykańskich oraz globusem ze specjalną dedykacją dla prawnuka królowej – Georga (1*).
To dość niezręczna sytuacja, która powinna zostać zniwelowana na etapie ustalania porządku i programu spotkania. Powinno się wówczas uzgodnić jakiego rodzaju prezenty zostaną wręczone. Podobnie można postąpić przygotowując się do ważnego spotkania biznesowego.
Przyjmując kilkuosobową delegację, zadbajmy by każdy z gości otrzymał od nas upominek.
Prezenty bezpieczne:
To między innymi takie, które nawiązują do miejsca, z którego pochodzi osoba wręczająca prezent. Jeśli podarunek trafi do osoby reprezentującej inną kulturę od naszej,  warto by prezent nawiązywał do kultury i dobrodziejstw naszego kraju. Należy jednak upewnić się, czy na etykiecie nie znajduje się napis „Made In China”, jak stało się w przypadku prezentu, który podarował prezydentowi Barakowi Obamie, premier David Cameron. Był to stół do ping-ponga, który wprawdzie zaprojektowany został w UK, ale wykonany w Chinach. Prezent, mimo wszystko, był bardzo udany, bo nawiązywał do wspólnej gry, jaką odbyli panowie rok wcześniej, podczas wizyty Prezydenta USA w Wielkiej Brytanii a ten drobny szkopuł nie miał większego wpływu na bardzo pozytywny odbiór podarunku. (2*)
Regionalne smakołyki również uznawane są za podarunki bezpieczne. Z umiarem natomiast należy podchodzić do ilości darowanego produktu.
Za prezenty bezpieczne uznaje się też podarunki praktyczne czyli takie, które można wykorzystać: jak eleganckie przybory do pisania czy skórzane etui. Nie można jednak powiedzieć, że są to bardzo wyszukane podarunki.
Bezpieczne jest też podarowanie butelki dobrego wina czy innego szlachetnego trunku. Należy jednak obdarowanemu pozostawić decyzję, czy poczęstuje on nas zawartością, czy zostawi na inną okazję.
Ryzykowne prezenty:
Prezenty żywe. Taki prezent może wprowadzić w zakłopotanie chyba każdego. O ile ze łzą w oku oglądamy filmowe sceny, podczas których mała dziewczynka dostaje puchatego pieska na urodziny, tak prezent w postaci wielbłąda, który w darze otrzymał, będąc z wizytą w Mali, prezydent Francji François Holland, może spowodować nieco więcej zamieszania.
Prezenty służące jako element wystroju wnętrz jak np. obrazy, rzeźby czy lampy.
Kosmetyki i podarunki zapachowe.
Prezenty wskazujące na podeszły wiek osoby obdarowywanej takie jak: ciepłe kapcie czy koc.
Kwiaty – choć są bardzo częstym prezentem lub dodatkiem do prezentu, należy pamiętać o tym, że w biznesie, w przeciwieństwie do etykiety towarzyskiej, możemy je wręczyć mężczyźnie w każdym wieku. Prywatnie jest to prezent zarezerwowany głównie dla Pań oraz panów w podeszłym wieku. Kwiaty zawsze wręczamy odwinięte i pączkami do góry. Unikajmy też nieparzystej liczby kwiatów,  kwiatów suszonych i polnych. Dobrze jest też wiedzieć co oznaczają wręczane kwiaty i choć może mieć to już, w dzisiejszych czasach, coraz mniejsze znaczenie to dla niektórych osób „mowa kwiatów” jest wciąż bardzo wymowna.
Prezenty dwuznaczne – za taki uznany został prezent od Mahatmy Gandhiego na ślub Księżniczki Elżbiety z Księciem Filipem. Przyszła królowa myślała, że otrzymała w ślubnym prezencie przepaskę biodrową – co uznała za wysoce niesmaczne. W rzeczywistości był to kawałek płótna, który utkał sam Gandhi. (3*)
Choć prezenty, na całym świecie, niezależnie od kultury i wyznania,  kojarzą się dobrze, łatwo sprawić, że ten przyjemny zwyczaj okazywania sobie sympatii i szacunku, zamieni się w prawdziwy koszmar. Zdarzyć się tak może jeśli zapomnimy lub zignorujemy różnice kulturowe i na przykład: w krajach arabskich wręczymy komuś alkohol, czy muzułmanowi podarujemy regionalny mięsny przysmak, co z pewnością zostanie odebrane jako duży nietakt.
W krajach arabskich, na przykład, nie należy przynosić podarunków dla żony gospodarza, co zostanie uznane za niestosowne zachowanie. Podobnie jak przyjście na wizytę z produktami spożywczymi. Nie należy też wręczać podarunków na pierwszym spotkaniu – może to być odebrane jako forma przekupstwa. Zasada ta obowiązuje również w Ameryce Łacińskiej. (4*)
Dość duże różnice, w stosunku do naszej kultury, występują również w Japonii i Chinach. Tu symbolika i rytuał mają szczególne znaczenie. W Japonii, przykładowo,  nie powinniśmy  wręczać prezentów, które wychodzą poza ściśle określone ramy cenowe. Ważne jest też by obdarowany wiedział, że otrzyma prezent, tak by sam mógł się przygotować do rewanżu. W kulturze japońskiej kluczowe jest odpowiednie dobrane opakowania. Tutaj nawet długość wstążeczki ma swoje znaczenie. Podarunek powinien być zapakowany w pudełko owinięte kolorowym papierem dobrej jakości. Zdecydowanie należy unikać białych opakowań i cyfr 49, 4 oraz 9, jako że kojarzone są ze śmiercią i trudnościami. (5*)
W Chinach natomiast obdarowany zawsze odmawia, za pierwszym razem, przyjęcia prezentu i konieczne jest ponawianie próby, aż do skutku. To rytuał, o którym warto pamiętać podczas dawania prezentów w Państwie Środka. (6*)
To tylko wybrane przykłady pokazujące jak zwyczaje obowiązujące w naszej kulturze mogą być odmienne od tych praktykowanych w innych rejonach świata. Kierując się jedną z najważniejszych zasad etykiety biznesu mówiącej o dostosowaniu, zobligowani jesteśmy do tego, by zapoznać się nie tylko z zasadami, ale przede wszystkim z różnicami kulturowymi.
Jak napisała w swojej książce „Damy i galanci” Anna Drożyńska, podarować coś komuś, to tak jak oddać cząstkę siebie. Nie sposób tego traktować zbyt dosłownie, ale oddaje to w pełni ducha prawdziwego, szczerego podarunku. Dając prezent drugiej osobie mamy doskonałą okazję, by pokazać nasze zaangażowanie w relacje z tą osobą i zostać zapamiętanym. Warto zadbać, by to było dobre wspomnienie. Udanych prezentów i Wesołych Świąt!

GRUPA MEDIA INFORMACYJNE & ADAM NAWARA

Wizerunek jest to obraz naszej osoby, jaki postrzegają inni. Może być naturalny lub poddany pewnej "metamorfozie" mającej na celu podkreślenie pewnych cech, na których nam zależy. Jest ważny, zwłaszcza we współczesnym świecie. Wizerunek złożony jest ...

Wizerunek jest to obraz naszej osoby, jaki postrzegają inni. Może być naturalny lub poddany pewnej "metamorfozie" mającej na celu podkreślenie pewnych cech, na których nam zależy. Jest ważny, zwłaszcza we współczesnym świecie. Wizerunek złożony jest ...

Wizerunek jest to obraz naszej osoby, jaki postrzegają inni. Może być naturalny lub poddany pewnej "metamorfozie" mającej na celu podkreślenie pewnych cech, na których nam zależy. Jest ważny, zwłaszcza we współczesnym świecie. Wizerunek złożony jest ...