 Savoir Vivre
Savoir-vivre wręczania upominków
Z wręczeniem upominku, który stanowi pewien symbol relacji, wiąże się kilka ważnych zasad biznesowego savoir-vivre’u, które warto znać. Jakimi zasadami rządzi się sztuka zwana „dawaniem prezentów”?
Prezent towarzyszył ludzkości od zawsze. Jednymi z pierwszych i najważniejszych odbiorców darów byli zapewne wszechmocni bogowie, których przychylność miały zapewnić dary składane im przez ludzi w zależności od pełnionych funkcji i okoliczności. Dziś otrzymywanie i wręczanie upominków w biznesie stało się niemal rytuałem współczesności, bez którego trudno już wyobrazić sobie podziękowanie za współpracę czy działania utrwalające relację z kontrahentem. Z tego powodu warto znać zasady obowiązujące w procesie obdarowywania, tak aby wręczając prezent, świadomie kształtować sytuację na korzyść przyszłych relacji biznesowych.
Obdarowywanie jest szczególnym działaniem psychologicznym, odwołuje się bowiem do sfery relacji łączących obie strony procesu wręczania upominku i zawsze wiąże się z pewnym aspektem emocji towarzyszących zarówno osobie obdarowującej, jak i obdarowywanej. Instytucja prezentu jest bowiem niczym innym, jak społecznie ukonstytuowanym aktem mającym na celu utrwalenie relacji, podziękowanie, docenienie czy wyróżnienie osoby obdarowywanej. Istotną kwestią jest fakt, że przekazanie upominku jest relacją dwustronną, pewnym aktem komunikacyjnym, który może być interpretowany na wielu płaszczyznach. Stąd też ważne jest, aby obie strony, zarówno ofiarowujący, jak i obdarowywany, miały świadomość tego, co „mówią” poprzez swoje zachowanie w sytuacji przekazania upominku. Obdarowujący ma zdecydowanie bardziej aktywny wpływ na sytuację wręczania prezentów niż otrzymujący, którego bierna rola ogranicza się właściwie do samej reakcji na otrzymany upominek. W związku z tym, że już od momentu wyboru prezentu inicjatywa znajduje się po stronie obdarowującego, warto w pierwszej kolejności wiedzieć, jakimi zasadami rządzi się jego rola.
Adekwatność wyboru
Sam wybór prezentu nie jest rzeczą prostą. Podarunek powinien być dopasowany do okoliczności, potrzeb, upodobań osoby obdarowywanej, rodzaju relacji i adekwatny, jeśli chodzi o wymiar wartości finansowej. Szczególnie problematyczny wydaje się być ten ostatni aspekt. Richard H. Thaler, badacz schematów i procesów myślowych, zaleca, aby prezenty były zawsze nieco bardziej luksusowe niż przedmioty, które osoba obdarowywana kupuje na co dzień. Warto jednak pamiętać, że o wartości upominku bardziej decyduje stosunek emocjonalny do niego, a nie jego rzeczywista cena. Ten sam przedmiot, jeśli okaże się trafiony, będzie wart więcej w odczuciu osoby obdarowywanej, a mniej, jeśli nie będą mu towarzyszyć pozytywne emocje związane z trafnością. Należy pamiętać, że upominek nie może powodować negatywnych odczuć. Do takich zaliczyć należy zakłopotanie mogące towarzyszyć sytuacji, kiedy upominek jest zbyt drogi. Może się bowiem okazać, że potencjalny „rewanż” jest poza zasięgiem możliwości finansowych osoby obdarowywanej. Zbyt tani upominek może być z kolei odebrany jako lekceważący względem obdarowywanej osoby.
W obszarze biznesowym kwestia oszacowania adekwatnej wartości upominku może być relatywnie prostsza niż w przypadku relacji osobistych, jeśli przyjmiemy, że kryterium wartości prezentu stanowi wartość „współpracy” (np. podpisanej umowy, zawartej transakcji) z kontrahentem. Na pewno na inny upominek zdecydujemy się w sytuacji, w której klient dokonał zakupu na 500 zł, a na inny wtedy, gdy sfinalizowany został wielomilionowy kontrakt.
Zgodnie z zasadami biznesowego savoir-vivre’u nie należy dawać prezentów z tak zwaną „perspektywą na przyszłość”, na samym początku budowania relacji biznesowej. Nawet jeśli upominek nie ma charakteru pieniężnego, będzie to zawsze jednoznacznie odbierane jako łapówka. Z tego samego powodu nie należy obdarowywać kontrahentów w trakcie procesu negocjacji, a jedynie wtedy, gdy transakcja została już sfinalizowana.
Biznesowe obdarowywanie
W kontekście biznesowym należy raczej unikać obdarowywania przedmiotami o charakterze osobistym. Źle postrzegane są np. drogie zegarki, biżuteria, zastawa stołowa czy alkohol (ten ostatni możemy wręczać w momencie, kiedy relacja już trwa od jakiegoś czasu, nie powinien być wręczany na początku zawiązywania relacji biznesowych). Niestosowne jest również wręczanie prezentów z okazji osobistych, np. ślubu czy urodzenia dziecka. Wiąże się to z ogólnie przyjętą zasadą rozłączności kontekstu prywatnego i zawodowego. Wyjątkiem pozostają sytuacje, kiedy relacja z kontrahentem funkcjonuje jednocześnie na obu tych płaszczyznach, mając również pozabiznesowy charakter.
Etykieta relacji biznesowych jednoznacznie określa też, iż nie jest stosowne wręczanie prezentów związanych z branżą, w której działa osoba obdarowywana. Wyjątkiem są przedmioty kolekcjonerskie, które przekazujemy obdarowywanemu, wiedząc, że jest ich kolekcjonerem. Źle postrzegane są również prezenty powtarzające się (np. co roku, w okresie świątecznym, wręczany jest ten sam przedmiot) bądź takie same dla wszystkich – świadczą one bowiem o braku indywidualnego podejścia do obdarowywanego i nie podkreślają ważności relacji.
Ważną kwestią w tym obszarze pozostaje również sam sposób przekazania prezentu – upominek powinien być wręczony osobiście, nigdy nie może być przekazywany przez osoby trzecie. W szczególnych przypadkach (np. znaczna odległość dzieląca kontrahentów) dopuszcza się możliwość przesłania prezentu – wówczas jednak obowiązkowo musi do niego zostać dołączony bilet wizytowy. Upominek powinien być wręczony swobodnie i naturalnie: obdarowywany nie powinien wyczuwać rutyny, przymusu czy konwenansu. Obdarowywanie z założenia niesie za sobą bowiem relacyjną satysfakcję dla obu stron – zarówno przekazujący prezent, jak i go otrzymujący powinni odczuwać z tego powodu przyjemność.
Kto komu w biznesie
Obdarowywanie w kontekście biznesowym może pojawić się na dwóch płaszczyznach: wewątrzfirmowej i międzykorporacyjnej, kiedy upominek wręczany zostaje kontrahentowi czy dostawcy. W pierwszym przypadku warto wiedzieć, że kolejność wręczania upominków powinna być następująca: 1. szef pracownikom, 2. pracownicy szefowi, 3. szef współszefowi, 4. pracownicy pracownikom na różnych szczeblach.
O ile kontrahentowi upominek można wręczyć zawsze, w każdych okolicznościach, to już wręczanie upominków pracownikom powinno odbywać się w obecności innych osób (np. podczas spotkania firmowego czy imprezy integracyjnej). Warto również pamiętać o tym, że czasem polityka konkretnej firmy nakłada ograniczenia na pracowników, jeśli chodzi o przyjmowanie prezentów. Dlatego ważne jest, aby znać zasady panujące w firmie kontrahenta, zanim zdecydujemy się na przekazanie prezentu.
Odpowiedni czas
Zaskoczenie jest bodźcem powodującym zadowolenie i satysfakcję osoby odbdarowywanej. Prezent, którego się nie spodziewaliśmy, ma większą wartość. Bardzo często podstawą wręczania upominków są pewne wydarzenia w cyklu „życia klienta”: dokonanie pierwszego zakupu, sfinalizowanie ważnej transakcji czy okres świąteczny. Warto czasem być jednak bardziej twórczym i kreować okazje, które sprawią, że upominek będzie miłym zaskoczeniem dla kontrahenta. Jeśli mamy klientów biznesowych, miłym akcentem może być np. wysłanie kartki lub prezentu w rocznicę dnia, kiedy rozpoczęła się nasza współpraca lub została podpisana umowa.
Opakowanie
Starannie opakowany prezent świadczy nie tylko o naszym dobrym guście i poczuciu estetyki, ale także wyraża nasz szczególny stosunek do obdarowywanej osoby. W złym guście jest pakowanie prezentów w torebki z logo firmy, jeśli zawartość pochodzi z innego sklepu. O braku etykiety świadczy również opakowanie stwarzające kłopoty z rozpakowaniem – warto bowiem pamiętać, że oczekuje się od obdarowywanego, iż rozpakuje prezent bezpośrednio po jego otrzymaniu.
Przyjmowanie prezentu
Przyjmując prezent, należy przede wszystkim za niego podziękować, niezależnie od tego, czy trafił w nasz gust, czy nie. Nie ma natomiast wymogu zachwalania prezentu, szczególnie gdy upominek jest chybiony, w zupełności wystarczy samo „dziękuję”. Ze strony obdarowującego nie powinny natomiast pojawiać się pytania weryfikujące odbiór prezentu („podoba ci się?”). To, co istotne, nie należy odmawiać przyjęcia prezentu, jest to odbierane jako niegrzeczne – skoro obdarowujący zdecydował się na kupno upominku dla nas, oznacza to, że ważne jest dla niego, abyśmy go przyjęli. Od tej zasady dopuszcza się jednak wyjątki w sytuacjach, w których np. prezent uznajemy za dalece niestosowny do sytuacji (np. prezent nawiązujący do relacji damsko-męskiej, który jest ofiarowywany mimo relacji utrzymywanej tylko i wyłącznie na poziomie biznesowym). Zdecydowanie zalecanym zachowaniem jest również rozpakowanie prezentu przy ofiarodawcy. Odłożenie tej czynności na później może być interpretowane jako nietaktowne. W sytuacji kiedy prezent jest całkowicie nietrafiony, nie należy dać po sobie poznać rozczarowania.
Prezent interkulturowy
W dzisiejszym świecie globalnych relacji biznesowych warto poświęcić czas na to, by dowiedzieć się czegoś więcej o osobie, z którą łączą nas wspólne interesy. Być może staniemy bowiem przed koniecznością wręczenia upominku osobie pochodzącej z innego niż nasz kręgu kulturowego. Poznanie etykiety biznesowej naszego partnera może mieć kluczowy wpływ na decyzję odnośnie wykorzystania upominków w danej relacji. To, co jest całkowicie neutralne dla nas, może być błędnie odczytanym komunikatem z punktu widzenia innej kultury. W Chinach na przykład niewłaściwym jest zapakowanie prezentu w biały papier, ponieważ ten kolor jest zawsze jednoznacznie kojarzony w kulturze chińskiej ze śmiercią.
W krajach takich jak Malezja i Paragwaj każdy upominek może zostać zinterpretowany jako łapówka – dlatego należy ich bezwzględnie unikać w płaszczyźnie kontaktów biznesowych. W Singapurze urzędnicy państwowi nie mogą przyjmować prezentów, a w Stanach Zjednoczonych dopuszcza się, by wartość upominków nie przekraczała 25 dolarów. Możemy liczyć się ze zdziwieniem Amerykanina, jeśli otrzyma od biznesowego partnera coś innego niż gadżet z firmowym logo.
Natomiast kulturą „oczekującą” podarunków jest kultura azjatycka. W tym kontekście możemy spodziewać się upominku zarówno po pierwszym spotkaniu, jak i po zakończonych negocjacjach. Sam fakt obdarowywania jest traktowany jako wyraz szacunku dla przyszłych partnerów biznesowych.
Co istotne, oczekiwanym standardem postępowania jest w relacjach biznesowych wzajemność – odwzajemnienie prezentu traktuje się jako „zwrot długu”. Ważne jest, aby w relacjach z Azjatami obdarowywać lub przyjmować prezent, używając tylko prawej lub obu rąk (forma preferowana w Japonii i Hong Kongu). W Singapurze możemy spotkać się z trzykrotną odmową przyjęcia prezentu (ma to świadczyć o braku chciwości), w Chile prezent natomiast zostanie zaakceptowany i przyjęty natychmiast.
Istotną kwestią przy wyborze prezentów pozostają również prawa religijne. W islamie i judaizmie zakazana jest wieprzowina, nie należy więc wybierać dla wyznawców tych religii prezentów wykonanych ze świńskiej skóry. W relacjach biznesowych w Indiach źle odebrany zostanie z kolei upominek ze skóry wołowej. Warto pamiętać również o tym, że wiara muzułmańska zabrania picia alkoholu. Z kolei przykładowo w takich krajach, jak Grecja, Hiszpania, Portugalia – źle odbierane są prezenty z firmowym logo. W Tajwanie głębokim nietaktem pozostaje wręczanie przedmiotów, które zostały wyprodukowane w Chinach, gdzie z kolei parasolki, nożyki do listów i inne ostre przedmioty oznaczają koniec przyjaźni i nie są dobrze postrzegane w kontekście prezentu.
Kluczem do sukcesu w procesie obdarowywania jest nie tylko znajomość zasad biznesowego savoir-vivre’u. Równie ważna jest motywacja do samego poznania i „odczytania” osoby, której chcemy wręczyć upominek. Od tego warto zacząć.
Jak wręczać i przyjmować prezenty? Prezentowy savoir vivre
Wbrew pozorom wręczanie i przyjmowanie prezentów nie jest łatwą sztuką i jak wszystkie dziedziny naszego życia podlega pewnym zasadom. Warto je poznać by nie popełnić gafy i niechcący nie sprawić komuś przykrości. Dlatego przygotowaliśmy dla Was prezentowy savoir vivre, z którego dowiesz się jak prawidłowo wręczać i przyjmować prezenty oraz jakich prezentów i komu nie należy dawać.
Wybierając prezent dla drugiej osoby, warto pamiętać też, że w pewnym sensie będzie on naszą wizytówką, która może pozytywnie lub negatywnie wpłynąć na odbiór naszej osoby w oczach osoby obdarowanej. Tym bardziej warto więc poznać zasady, którymi należy kierować się przy wyborze prezentów i stosować się do nich. Szczególnie w sytuacjach, w których jednak zależy nam by zrobić dobre wrażenie. Jakie są w takim razie prezentowe strefy zakazane? Jakich prezentów dawać po prostu nie wypada, a z jakimi należy uważać? Poniżej lista cech, które charakteryzują każdy nietrafiony prezent:
Jest zbyt praktyczny.
Jest zbyt osobisty.
Jest zbyt drogi albo zbyt tani
Sugeruje problemy lub nakłania do zmiany
Prezent nie powinien być zbyt praktyczny
Wiele osób wyznaje zasadę, że prezent powinien być praktyczny, tak aby przydał się osobie obdarowanej i żeby mogła go wykorzystać. Niestety często zapominamy przy tym, że główną rolą prezentów jest sprawianie radości, a nie łatanie braków. Dlatego na prezent nie powinno kupować się przedmiotów niezbędnych, które osoba obdarowana i tak musiałaby sobie kupić ani tych, które nawiązują do wykonywania czynności koniecznych a nie zawsze lubianych. Z tego względu żelazko czy zestaw garnków nie są najlepszym pomysłem na prezent, a jeżeli mamie popsuła się patelnia to nową powinna dostać bez okazji. Na prezent wybieramy raczej przedmioty, które osoba obdarowana zawsze chciała mieć, ale sama sobie ich nie kupi. Idealnym rozwiązaniem są tutaj rzeczy na tyle zbyteczne, że postrzegamy je jako pewnego rodzaju luksus, a jednocześnie na tyle praktyczne, że będą nam służyć na co dzień.
Prezent nie powinien być zbyt osobisty
Wybierając prezent dla drugiej osoby, warto zadać sobie pytanie, jak bliska i zażyła jest nasza relacja. Istnieją bowiem prezenty, które nie każdemu wręczyć wypada. Generalnie obowiązuje zasada, że im bliższy ciału jest prezent, tym bardziej intymny ma on charakter, a takie prezenty wręczamy tylko osobom najbliższym. Z tego względu elegancka bielizna jako prezent od męża dla żony jest jak najbardziej akceptowalna. Jednak ten sam prezent wręczony przez mężczyznę mamie czy siostrze będzie już nie na miejscu. Podobnie wygląda sprawa z perfumami. Te w bliskich relacjach przyjacielskich i rodzinnych jako prezent sprawdzają się doskonale. Jednak w sytuacji zawodowej (np. jako prezent od szefa) byłyby już przekroczeniem pewnej granicy.
W przypadku prezentów dla osób, które słabo znamy warto uważać również z alkoholem. Chociaż powszechnie przyjęło się uważać butelkę dobrego trunku za uniwersalny i bezpieczny prezent to jednak nie do końca jest to prawdą. Jeśli nie mamy pewności czy dana osoba nie borykała się w przeszłości z chorobą alkoholową, lepiej nie ryzykować i wybrać coś innego, chociażby pudełko czekoladek.
Prezent nie może być zbyt drogi ani zbyt tani
Mówi się, że cena prezentu nie gra roli, bo liczy się sam gest, ale nie do końca jest to prawdą. Zbyt drogi prezent może bowiem wprawić osobę obdarowaną w zakłopotanie i sprawić, że będzie się ona czuła zobowiązana odwdzięczyć równie kosztownym upominkiem. Taki prezent może też czasem zostać negatywnie odebrany jako przejaw chwalenia się swoim statusem majątkowym. Zbyt tani prezent z kolei może świadczyć o braku szacunku do osoby obdarowanej. Warto pamiętać jednak, że akurat w przypadku niskobudżetowych prezentów ważną rolę w ich odbiorze odgrywa nie tyle cena jako taka, co sam rodzaj prezentu, a konkretnie jego jakość. Lepiej więc postawić na symboliczny drobiazg dobrej jakości niż duży prezent, którego jakość pozostawia jednak wiele do życzenia. A jeśli nasza sytuacja materialna jest szczególnie trudna, zawsze możemy też przygotować coś samemu. Własnoręcznie upieczone domowe ciasto z pewnością sprawi obdarowanemu większą radość niż sztuczna biżuteria z chińskiego sklepu.
Prezent nie powinien sugerować problemów ani nakłaniać do zmiany przekonań
Sporym nietaktem jest również wręczanie prezentów, które sugerują obdarowanemu, że ma z czymś problem lub mają za zadanie nakłonić go do zmiany zdania w jakiejś kwestii. Karnet na siłownię dla osoby z nadwagą czy krem na trądzik dla nastolatki, która boryka się z problemami cery nie tylko nie ucieszą jako prezent, ale wręcz mogą sprawić przykrość. Podobnie wygląda kwestia z prezentami, kupowanymi pod siebie, by w ten sposób przekonać osobę obdarowaną do swoich upodobań czy racji.
Etykieta wręczania prezentów. O czym warto pamiętać?
Wybór odpowiedniego prezentu to nie wszystko. Jeśli chcesz zrobić dobre wrażenie na osobie obdarowanej, musisz zadbać jeszcze o należytą oprawę. Jak się okazuje bowiem, opakowanie prezentu, a także czas, miejsce i sposób w jaki go wręczamy, również mają tutaj kluczowe znaczenie.
Opakowanie prezentu też ma znaczenie
Opakowanie prezentu jest równie ważne jak sama zawartość, dlatego warto zadbać by było estetyczne i miłe dla oka. Zamiast korzystać z gotowych torebek prezentowych, wybierz ładny papier i wstążkę i zapakuj prezent własnoręcznie. Osoba obdarowana z pewnością doceni ten gest i Twój wysiłek włożony w zapakowanie prezentu. Będzie to dla niej bowiem dodatkowy sygnał, że prezent, który właśnie otrzymała został wybrany i wręczony od serca.
Cena – zostawić czy nie?
Cenę z prezentu należy usunąć. Pozostawienie może być odczytane bowiem jako chwalenie się z powodu znacznego wydatku. Wyjątek stanowią książki. Tu ceny nie zamazujemy i nie zaklejamy, ma ona bowiem wartość historyczną i antykwarystyczną. Czasem możemy również zostawić metkę z ceną na elementach garderoby lub biżuterii, ale jedynie w przypadku prezentów dla osób najbliższych. Jeśli nie do końca jesteśmy pewni wybranego rozmiaru ułatwi to potem ewentualną wymianę.
Kartka z życzeniami
Do prezentu warto dołączyć kartkę z życzeniami, szczególnie w sytuacjach, gdy osoba obdarowana dostaje wiele prezentów na raz (np. ślub). Wówczas taka kartka ułatwi identyfikację autora prezentu. Kartkę najlepiej przygotować samemu i podpisać własnoręcznie. W przypadku gotowych kartek, obok nadrukowanych życzeń wypada dodać kilka słów od siebie.
Jak przyjmować prezenty?
Wiemy już jak wybrać prezent i jak go wręczyć, a jakie zasady obowiązują, gdy sami otrzymaliśmy prezent? Poniżej trzy proste zasady, których przestrzeganie zmniejszy Twoje szanse na popełnienie prezentowego faux pas do minimum.
Kiedy otworzyć prezent?
Zgodnie z zasadami prezentowego savoir vivre’u, prezent powinniśmy otworzyć od razu po jego otrzymaniu. Dzięki temu osoba, która go dla nas wybrała będzie mogła od razu zobaczyć naszą reakcję na wybrany upominek. Jedynym wyjątkiem są sytuacje, w których prezentów jest na tyle dużo, że ich otwieranie zajęłoby zbyt wiele czasu, prowadząc do zaniedbania pozostałych gości. Wówczas jedynie dziękujemy i odkładamy prezenty na bok, a rozpakować możemy je później. Co ważne, za otrzymany prezent zawsze dziękujemy dwa razy. Raz, gdy jest on nam wręczany i drugi raz, już po rozpakowaniu. Jeżeli więc prezent otwieramy w późniejszym czasie, zawsze należy napisać lub zadzwonić do osoby, która nam go podarowała z drugim podziękowaniem.
Jak zareagować, jeśli prezent jest nietrafiony?
Cóż, zdarza się i tak, że prezent, który otrzymaliśmy zupełnie nie trafia w nasz gust. Jak się zachować w takiej sytuacji? Przede wszystkim nie wypada okazywać niezadowolenia. Warto się uśmiechnąć, podziękować i docenić starania. Nietrafionego prezentu nie należy wymieniać ani przekazywać dalej wręczając komuś innemu. Świat jest mały i lepiej nie ryzykować, że taki niechciany prezent wróci w końcu do osoby, która go kupiła.
Niespodziewany upominek
W procesie obdarowywania się prezentami obowiązuje zasada wzajemności. Nic więc dziwnego, że kiedy ktoś zupełnie niespodziewanie obdarowuje nas prezentem, a my nie mamy nic w zamian, możemy poczuć się niezręcznie. Jak wybrnąć z takiej sytuacji? Przede wszystkim należy podziękować. Można przeprosić, że nic nie przygotowaliśmy, podkreślić, że nie oczekiwaliśmy prezentu, ale bardzo się z niego cieszymy. Następnie rewanżujemy się przy najbliższej okazji.
Prezentowy savoir vivre wymaga wyczucia i dyplomacji, ponieważ jednak zwyczaj obdarowywania się prezentami towarzyszy nam praktycznie na wszystkich etapach i płaszczyznach życia, warto poznać i opanować jego zasady. Dzięki temu nie tylko z łatwością unikniemy popełnienia prezentowej gafy, ale też poczujemy się pewniej w trudnych sytuacjach.
GRUPA MEDIA INFORMACYJNE & ADAM NAWARA |
