Zakładamy agencje ochrony część 6
Dokumentacja firmy
Jako początkujący przedsiębiorca, który będzie posiadał małą firmę ochrony nie będziesz musiał ubiegać się o standardy ISO. Jednak dla podkreślenia „profesjonalizmu” twoich działań ważne jest byś sporządził kilka niezbędnych dokumentów, które na pewno przydadzą się tobie i twoim pracownikom.
Pomogę ci trochę na tym etapie i przeprowadzę przez papierkową robotę.
Pamiętaj, że w dokumentach musisz mieć zawsze porządek, nie możesz prowadzić dokumentacji po tzw. „łebkach”, bo w końcu okaże się, że pogubisz się we wszystkim i będziesz miał opinię bałaganiarza. Uwierz mi, że klienci nie lubią współpracować z kimś, kto gubi ważną dokumentację lub nie potrafi się zorganizować.
Podzielimy dokumenty na pewne kategorie, które pomogą ci odnaleźć się w tym wszystkim. Jeżeli pracowałeś w innej firmie ochrony to masz proste zadanie, jeżeli nie, no to trudno przecież sobie poradzimy.
Zanim jednak przedstawię ci wzory i przykłady zapamiętaj te słowa. Nigdy w biznesie nie ma przyjaciół, szczególnie w konkurencji. Zapewne spotkasz takich przyjaznych właścicieli innych firm, którzy będą bardzo przejęci rolą w budowaniu twojej firmy. Będą prawie jak twój najlepszy przyjaciel. Pewnego dnia zadzwonią do ciebie i usłyszysz „słuchaj kolego, znamy się już trochę, możesz nie składać ofert na moje obiekty, trochę mi to szkodzi i nie mogę się rozwijać”. Czasami kolega poda ci nawet kilka takich firm, oczywiście firmy należą do jego kolegów i oni również poproszą cie o to żebyś nie składał ofert. Dziękuję za takich kolegów. Chroń się przed nimi oraz nie wdawaj w rozmowy, których nie chcesz zakończyć. Ucinaj szybko kontakt, oczywiście rób to w elegancki sposób, by nie robić sobie niepotrzebnie wrogów.
Pamiętaj, że każdy dąży do budowania swojego małego imperium i chyba tylko pomoc humanitarna robi wszystko z dobroci serca. Tak, więc twoje dokumenty, twoja wiedza i dane twojej firmy należą tylko do ciebie i nie bądź za bardzo ufny. Koledzy po jednej stronie prowadzenie firmy po drugiej. Masz za dużo do stracenia.
Przejdę teraz do tematu punktu, czyli wzorów dokumentów. Oczywiście dam ci część informacji, byś sam mógł sporządzić pełnowartościową bazę dokumentów.
Zaczniemy od teczki obiektowej na potrzeby biura.
Dwa najważniejsze dokumenty, jakie powinny znajdować się w tej teczce to umowa z kontrahentem oraz instrukcja ochrony obiektu. Dodatkowo dla własnej wygody powinieneś trzymać w teczce karty obiektów, dokument przejęcia obiektu pod ochronę, dokument zdania obiektu.
Ocena Stanu Bezpieczeństwa
Zanim jednak opiszę dokumenty teczki obiektowej przedstawię ci dokument, dzięki któremu zyskasz pewnie w oczach kontrahenta. Dokument ten pomoże ci również w zapoznaniu się z obiektem oraz w zorganizowaniu działań pracowników ochrony. Mowa tu o dokumencie, który nosi nazwę ocena stanu bezpieczeństwa. Wzór oceny stanu bezpieczeństwa jest taki dla każdego obiektu, zmieniają się tylko dane oraz zagrożenia, oraz uwagi twoje lub osoby zarządzającej obiektem. Poniżej przedstawię, jakie punkty możesz zamieścić w dokumencie. Audyt bezpieczeństwa okaże się również przydatny przy sporządzaniu instrukcji ochrony danego obiektu.
1. Charakterystyka Obiektu
Lokalizacja obiektu na mapie, dojazd do obiektu, Tel. Do policji itp., najbliższe jednostki policji, straży pożarnej, szpital itp., najbliższy dworzec PKP, PKS odległość do centrum miasta. Mapka dojazdu do Obiektu. Pełna nazwa i dokładny adres obiektu, sąsiadujące obiekty w pobliżu, wywiad, co do zdarzeń zaistniałych na obiekcie(włamania, kradzieże),
2. Posterunki ochrony
Ilość posterunków, stałe, doraźne, ilość agentów ochrony, zadania stawiane agentom ochrony,
3. System monitoringu, system alarmowy oraz kontrola dostępu
Po uzgodnieniu z kontrahentem i wspólnych decyzjach oraz po wizji obiektu proponowany system monitoringu, system alarmowy oraz kontrola dostępu,
4. Stan oświetlenia Obiektu
Po wizji wykonanej w nocy sporządzany jest raport o stanie oświetlenia,
5. Stan ogrodzenia Obiektu
Po wykonanej wizji sporządzany jest raport o stanie ogrodzenia,
6. Ruch samochodowy
Zasady wpuszczania pojazdów na teren obiektu, przepustki, identyfikatory itp., zasady parkowania pojazdów,
7. Ruch osobowy
Zasady wpuszczania osób(pracownicy, goście) na teren obiektu, przepustki, identyfikatory itp.,
8. Zabezpieczenia mechaniczne oraz zabezpieczenia elektroniczne
Zainstalowane na Obiekcie zabezpieczenia elektroniczne oraz mechaniczne, propozycje dodatkowych zabezpieczeń mechanicznych,
9. Ewidencja oraz wydawanie kluczy
Plombowanie kluczy alarmowych, do drzwi głównych do Obiektu, do Bram itp. Prowadzenie książki wydawania kluczy oraz osoby upoważnione do pobierania kluczy,
10. Ocena zagrożeń wewnętrznych i zewnętrznych
Realistyczne zagrożenia, które mogą zdarzyć się na Obiekcie typu kradzież, kradzież z włamaniem, pożar, dewastacja itp.
11. Punkty newralgiczne wymagające szczególnej ochrony
Dyrektor ochrony wraz z zarządcą obiektu ustalają, które punkty na Obiekcie wymagają szczególnej ochrony, mogą to być stałe punkty np. pomieszczenie z dokumentacją, lub punkty doraźne jak np. uszkodzone ogrodzenie czy pozostawiony na obiekcie drogi sprzęt,
12. Trasy obchodowe
Trasy obchodów oraz godziny ustalone są przez dyrektora ochrony wraz z administratorem obiektu. Po wspólnych sugestiach oraz ocenie stanu zabezpieczenia ustalamy trasy,
13. Wykonywanie i rejestrowanie obchodów.
Obchody wykonywane przez pracowników ochrony po wyznaczonych trasach i ustalonych godzinach są rejestrowane za pomocą czytników elektronicznych lub aparatów fotograficznych,
14. Ogólne zadania oraz zakres czynności Pracowników Ochrony
Po sporządzeniu stanu bezpieczeństwa Obiektu dyrektor ds. ochrony wraz z administratorem spisują dodatkowe uwagi oraz zadania dla agentów(zadania muszą być adekwatne do instrukcji oraz z poszanowaniem prawa),
15. Instrukcje
Na koniec zostaje sporządzona instrukcja ochrony wraz z załącznikami. Instrukcja dla Zleceniodawcy oraz Zleceniobiorcy. Po akceptacji przez Zleceniodawcę instrukcja trafia na obiekt.
16. Dokumentacja Obiektowa
Po wprowadzeniu Obiektu zostaje sporządzona teczka Obiektowa z dokumentami niezbędnymi do prawidłowego pełnienia służby przez pracownika ochrony.
17. Propozycje poprawy stanu bezpieczeństwa
Po sprawdzeniu obiektu pod względem bezpieczeństwa możesz doradzić w sprawie np. prawidłowego rozmieszczenia znaków informacyjnych, czy drogowych. Możesz doradzić, które miejsca należy doświetlić, gdzie należy wzmocnić ogrodzenie itd.
Oczywiście jest to tylko przykład jak może wyglądać taki dokument. Jeżeli wpadniesz na inny pomysł możesz wprowadzić go w życie.
Umowa z kontrahentem
Wzór umowy z kontrahentem zależy tylko od ciebie i kontrahenta, z którym tą umowę podpiszesz. Należy pamiętać, że umowa ma być zgodna z prawem i szanować obie strony. Umowy sporządzasz w tylu jednakowych egzemplarzach w ilu będzie to konieczne. Teraz podam ci, co powinno znaleźć się w takiej umowie.
Pierwsza strona powinna zawierać nr umowy, dokładną datę i miejsce zawarcia umowy oraz pełne dane firmy kontrahenta i twojej firmy.
Następnie zaczyna się treść umowy, czyli punkt I. W punkcie tym należy spisać oświadczenie stron umowy o uprawnieniu do reprezentowania firm.
Punkt drugi. W tym punkcie można zapisać zakres świadczonych usług.
Zapisy, jakie powinny się tu znaleźć to, kto zleca wykonanie zlecenia ochrony obiektu i gdzie(należy podać dokładny adres), jaka będzie liczba pracowników ochrony oraz dni i czas ich pracy. Dodatkowo można zabezpieczyć się zapisem o wykonaniu instrukcji ochrony w terminie np. do 30 dni od daty wprowadzenia obiektu pod ochronę fizyczną. Możesz dodać tu inne zapisy, które ustalisz wspólnie z kontrahentem.
Punkt trzeci. W tym punkcie możesz zapisać obowiązki zleceniodawcy, czyli kontrahenta. Obowiązki te są zabezpieczeniem dla ciebie oraz firmy, dlatego powinny znaleźć się w umowie. Dotyczy to m.in. prawidłowego mechanicznego zabezpieczenia obiektu oraz utrzymywania w stanie sprawności systemów alarmowych czy telewizji przemysłowej. Inne zapisy to uzgodnienia pomiędzy tobą, a zleceniodawcą w trakcie rozmowy.
Czwarty punkt to obowiązki zleceniobiorcy, czyli twoje. W tym punkcie mają znaleźć się zapisy dotyczące twoich obowiązków, jakie musisz spełnić w trakcie trwania niniejszej umowy. Co tam się znajdzie to już tylko umowa między tobą, a kontrahentem.
Najważniejszy dla ciebie punkt to odpowiedzialność zleceniobiorcy. W tym punkcie znajdują się zapisy, za co odpowiadasz materialnie i w jakich sytuacjach.
Kolejne punkty to m.in. osoby, które należy powiadomić w różnych sytuacjach oraz osoba do kontaktu pomiędzy firmą zleceniodawcy a firmą zleceniobiorcy. Następny punkt powinien zawierać wynagrodzenie za wykonaną usługę. Można dokonać zapisu w formie zapłaty za godzinę pracy pracownika ochrony pomnożonego przez iloczyn godzin w miesiącu. Druga forma to zapłata zryczałtowana. Oznacza to, że kontrahent płaci, co miesiąc niezależnie od ilości godzin jednakową stawkę w pełnej kwocie ustalonej ze zleceniobiorcą.
Następny punkt powinien zawierać czas trwania umowy, czyli, od kiedy umowa wchodzi w życie oraz czy jest podpisana terminowo na określony czas, czy bezterminowo. Dodatkowy zapis, jaki powinien się znaleźć w tym punkcie to uprawnienia do wcześniejszego rozwiązania umowy przez każdą ze stron w terminie ustalonym przez strony niniejszej umowy.
Ostatni punkt umowy to postanowienia końcowe, czyli co strony ustalają dodatkowo ze sobą oraz co się stanie w sytuacji, gdy, któraś ze stron nie będzie wywiązywać się z umowy. Mowa oczywiście o polubownym załatwieniu konfliktu lub w najgorszym przypadku skierowania sprawy do sądu.
Umowa nabiera pełnej ważności prawnej, jeżeli jest podpisana przez obie strony, czyli zleceniodawcę i zleceniobiorcę.
Podpis
Umowa podpisana z kontrahentem jest umową cywilnoprawną, dlatego niezbędna wiedza, którą musisz posiadać to znajomość Kodeksu Cywilnego.
Zapamiętaj jedno i nigdy pod żadnym pozorem nie zdradzaj nikomu najważniejszych danych twojego zlecenia. Chroń stawki swoich kontrahentów, chroń umowy oraz wysokość płaconych przez nich faktur. Jeden twój mały błąd może okazać się przykry dla ciebie w skutkach.
Kilka lat temu przekonałem się o tym na własnej skórze. Kolega, który był przedstawicielem handlowym w pewnej firmie w luźnej rozmowie delikatnie wypytywał mnie o stawki, szczególnie na obiekcie, na, którym zależało wielu firmom. Chciałem sprawdzić, czy przypadkiem nie okaże się, że mój kolega nie ma honoru i potrafi mnie sprzedać za parę srebrników. Podałem mu stawkę, jaką otrzymałem za godzinę pracy od kontrahenta mocno zawyżoną. Dwa dni później na obiekcie została złożona oferta innej firmy ze stawką odpowiednio niższą od tej, którą podałem koledze. Oczywiście stawka tamtej firmy i tak okazała się wysoka, a ja miałem pewność, co do tego czy mogę zaufać koledze, który przekazał moją informacje innej firmie ochrony.
GRUPA MEDIA INFORMACYJNE & ADAM NAWARA |
