Zakładamy agencje ochrony część 8
Karta Obiektu
W karcie obiektu zapisuj dane obiektów, które ochraniasz. Będzie to pomocne w sytuacji, gdy będziesz chronił większą ilość obiektów. Dane, jakie powinieneś wpisać to m.in. adres obiektu, nazwa i charakter obiektu, godziny pracy pracowników ochrony, ilość godzin w miesiącu, stawka od kontrahenta, całkowita faktura za miesiąc, nr telefonu na obiekt oraz nr tel. do kontrahenta. Oczywiście możesz wpisać inne potrzebne ci dane związane z obiektem.
Dokument wprowadzenia obiektu/ zakończenia ochrony
Dokument ten jest dokumentem, który należy podpisać z klientem w dniu fizycznego rozpoczęcia ochrony na obiekcie lub zakończenia ochrony. W dokumencie tym wpisz dokładna godzinę oraz datę przejęcia/zdania obiektu, adres i nazwę obiektu. Na odwrocie możesz zapisać ważne dla ciebie informacje, które powinny być pomocne w sytuacji spornej. Dotyczy to sytuacji przy przejmowaniu obiektu np. po innej firmie ochrony, która możliwe, że dokonała uszkodzeń na posterunku ochrony w formie zniszczenia lub zagubienia wyposażenia posterunku. Możesz również wpisać zaobserwowane w dniu przejęcia widoczne uszkodzenia elewacji budynku lub uszkodzone ogrodzenie, szlaban, bramę itp. pamiętaj żeby dokument sporządzić w dwóch jednakowych egzemplarzach, po jednym dla ciebie i kontrahenta. Dokumenty muszą być podpisane przez obie strony.
Masz już sporządzoną dokumentację wprowadzenia obiektu do ochrony fizycznej, co dalej?
Umowy dla pracowników
Kolejnym krokiem jest sporządzenie wzorów umów dla pracowników, którzy będą wykonywać zadania ochrony obiektu(pracownicy ochrony posiadający licencję) lub dozoru obiektu(pracownicy ochrony bez licencji).
Są dwa podstawowe rodzaje umów, jakie będą cię interesować. Pierwsza podstawowa umowa, na której bazuje większa część firm to umowa zlecenia. Jest to umowa cywilno prawna, która zawarta jest w kodeksie cywilnym w Tytule XXI. ZLECENIE. Od art. 734 do art. 751.
Kolejna umowa to umowa o pracę. Tu jest bardziej skomplikowana sytuacja, ponieważ pracownik zatrudniony na podstawie umowy o pracę podlega Kodeksowi Pracy. Również ty, jako przedsiębiorca zatrudniający pracownika na tej podstawie podlegasz Kodeksowi Pracy. Zostało to zapisane w art. 1, który otrzymał brzmienie „Kodeks pracy określa prawa i obowiązki pracowników i pracodawców”.
Z uwagi na wielkość Kodeksu Pracy nie będę tu opisywał tylko odsyłam do zapoznania się z nim. Tak na marginesie dodam, że, zarówno Kodeks Pracy jak i Kodeks Cywilny są teraz twoja podstawową lekturą, którą musisz znać obowiązkowo.
Dane osobowe
Innym ważnym dokumentem, który powinieneś sporządzić jest to dokument o nazwie dane osobowe. Jak sama nazwa wskazuje w dokumencie muszą zostać zawarte dane osobowe pracownika ochrony, takie jak m.in. imię i nazwisko, data i miejsce urodzenia, dokładny adres zameldowania i do korespondencji, telefon do kontaktu, imię i nazwisko rodowe matki oraz imię i nazwisko ojca. Ponadto musisz posiadać informacje, do jakiego oddziału NFZ należy pracownik oraz do którego Urzędu Skarbowego. Kolejne dane to nr ewidencyjny PESEL, seria i numer dowodu osobistego oraz organ wydający. Jeżeli pracownik jest na emeryturze lub rencie należy wpisać jego organ emerytalno rentowy. W sytuacji, gdy pracownik jest uczniem lub studentem musisz wpisać adres szkoły, do której on uczęszcza. Jeżeli natomiast osoba zatrudniona posiada licencję pracownika ochrony fizycznej lub pracownika zabezpieczenia technicznego należy podać dane zawarte w licencji.
Tak sporządzony kwestionariusz osobowy dostarczy tobie oraz ewentualnie twojej księgowej wszelkie niezbędne dane do zarejestrowania pracownika. Z doświadczenia podpowiem, że najlepiej jak taki kwestionariusz wypełnisz sam na podstawie dokumentów dostarczonych przez pracownika. Unikniesz w ten sposób częstego „domyślania” się, co przyszły pracownik zapisał na karcie.
Pamiętaj również, że należy zrobić ksero wszystkich dokumentów pracownika m.in. dowód osobisty, licencja, legitymacja emeryta- rencisty itd.
Zaświadczenie lekarskie, szkolenie BHP
Skierowanie na badania lekarskie przyszłego pracownika jest obowiązkowe w sytuacji, kiedy zamierzasz zatrudnić go na podstawie umowy o pracę. Dotyczy to również szkolenia BHP.
Jeżeli zaś chodzi o umowy cywilnoprawne, ty, jako pracodawca nie masz obowiązku skierowania przyszłego zleceniobiorcy na badanie lekarskie oraz szkolenie BHP. W sytuacji, kiedy masz przypuszczenia, że osoba, która ma zamiar u ciebie pracować nie jest w dobrej kondycji zdrowotnej masz prawo zażądać zaświadczenia lekarskiego o braku przeciwwskazań do wykonywania dozoru mienia.
Oznacza to również, że zakres badań, które ma wykonać przyszły pracownik zależy wyłącznie od ciebie. Co do opłaty za takie badanie to koszty ponosi osoba starająca się o pracę. Oczywiście, ty, jako pracodawca możesz pokryć część kosztów takiego badania lub w pełni je sfinalizować za przyszłego pracownika.
Zaświadczenie o niekaralności
Prawo nie nakazuje wymagania zaświadczenia o niekaralności od osoby zatrudnionej, jako tzw. agent dozoru mienia, czy recepcjonista, ale na pewno od osoby zatrudnionej, jako pracownik ochrony. Można przyjąć taką zasadę i stosować się do niej, ale jak to wygląda w praktyce? Podpisując umowę z firmą ubezpieczeniową masz dołożyć wszelkich starań by zapobiec zniszczeniu, dewastacji czy kradzieży mienia. Zatrudniając osobę na stanowisko agenta dozoru mienia, od którego nie wymagasz zaświadczenia o niekaralności narażasz się na to, że dana osoba może być karana z np. wykroczenie. Tu, jako przykład podam art. 278 kk., czyli kradzież. W takiej sytuacji, gdy dojdzie do zdarzenia na obiekcie podczas pełnienia dyżuru przez taką osobę ubezpieczalnia może odmówić wypłaty odszkodowania z uwagi na fakt niedopełnienia obowiązku należytego zabezpieczenia mienia na terenie obiektu chronionego. W tym momencie podpowiem, że zatrudniając pracowników do dozoru obiektu zawsze wymagaj od nich zaświadczenia o niekaralności.
Niekaralność
Pracując na stanowisku pełniącego obowiązki dyrektora ds. ochrony fizycznej w dużej firmie ochrony spotkałem się wiele razy z przypadkiem próby okłamania mnie przez osobę ubiegającą się o pracę w firmie. Chodziło o niekaralność. Oczywiście nigdy nie wierz w zapewnienia osoby, że dostarczy w późniejszym czasie świadectwo niekaralności, czy nie wierz w inne wymówki, jakie poda z powodu braku tego dokumentu. Wracając do sytuacji próby oszustwa, osoba, która próbowała zatrudnić się, jako agent dozoru, okazało się, że była karana właśnie z art., 278 czyli za kradzież. Wyobraź sobie, że zatrudniasz taką osobę do pracy na obiekt handlowy, gdzie najczęstsze przypadki łamania prawa to kradzieże. Pracownik twój na pewno z chęcią zacznie pracę na obiekcie handlowym, gdzie możliwe, że będzie próbował dokonać kradzieży drogich przedmiotów o niewielkich gabarytach, np. markowe perfumy. Należy skrupulatnie dobierać i weryfikować osoby do pracy w ochronie z uwagi na zagrożenia, jakie niesie ze sobą ten rodzaj pracy.
To już wszystkie dokumenty, jakie powinieneś posiadać, by móc zatrudnić przyszłego pracownika ochrony lub agenta dozoru mienia. Teraz przejdę do kompletowania teczki obiektowej.
Teczka Obiektowa
Zanim napiszę, co wchodzi w skład takiej teczki, musisz wiedzieć, co to takiego jest ta teczka obiektowa. Nie masz żadnego prawnego nakazu żeby mieć na obiekcie nieobowiązkowej ochrony teczki z dokumentacją. Wiem natomiast, że takie teczki ułatwią tobie i twoim pracownikom pracę. Teczka obiektowa zawiera dokumentację niezbędną do wykonywania obowiązków przez twoich pracowników. Wśród dokumentów znajdują się m.in. zakres obowiązków oraz uprawnienia pracowników ochrony, wzór notatki służbowej oraz meldunku, wykaz osób, które maja prawo nadzorować pracę twoich pracowników wraz z wykazem telefonów oraz szkic chronionego obiektu. Dodatkowo możesz zamieścić oświadczenie o zniszczeniu mienia.
Nie będę opisywał szczegółowo powyższych dokumentów. Dlaczego? Po pierwsze uprawnienia i obowiązki pracowników ochrony są zapisane w instrukcji(w teczce zamieszczasz dokument, by pracownicy mieli go zawsze „pod ręką”). Po drugie notatka oraz meldunek to temat twoich zajęć na kursie lub w szkole Dodatkowo możesz sporządzić wzór notatki dla agenta dozoru mienia. Treść pozostałych dokumentów wynika jasno z nazwy tych dokumentów. Jaki wzór i jaką czcionkę wybierzesz do wykonania dokumentów zależy od ciebie.
Oczywiście jest wiele innych dokumentów, które pomogą ci w prowadzeniu firmy. Wszystko zależy od twoich wymagań i potrzeb oraz od potrzeb obiektu i kontrahenta. Na końcu poradnika znajduje się mój adres mailowy, na który możesz zadawać pytania dotyczące ochrony obiektów oraz niezbędnej dokumentacji.
Sporządziłeś już dokumenty, a przed nami jeszcze długa droga. W kolejnym punkcie przedstawię ci, jakie kroki powinieneś podjąć zanim przedstawisz ofertę. Jest to bardzo ważne chociażby, dlatego, że na spotkaniu z kontrahentem padnie wiele pytań, na które musisz być przygotowany.
GRUPA MEDIA INFORMACYJNE & ADAM NAWARA |
