Zakładamy agencje ochrony część 9
Organizacja Firmy
W poniższym punkcie zawarte są informacje na temat zaplanowania działań twojej firmy od wynajęcia biura po ustalenie celów firmy.
Biuro Rachunkowe (ZUS i US oraz VAT i koszty)
W początkowym okresie działalności proponuję ci skorzystać z usług biura księgowego(w późniejszym etapie można zatrudnić księgową), które zajmie się rozliczanie twoich faktur, pracowników, wyliczaniem kosztów firmy, wyliczaniem VAT oraz prowadzeniem książki przychodów itp. Koszt wynajęcia biura jest moim zdaniem niewielki za nakład pracy, jaki biuro wykona za ciebie. Dwa podstawowe plusy wynajęcia biura to odpowiedzialność oraz czas, który możesz poświęcić na dalszy rozwój firmy. Z doświadczenia podpowiem, że nie należy szukać księgowej, która pragnie „dorobić” na boku. Osobiście spotkałem się z taka Panią, która zażądała zapłaty za każdą rozliczoną fakturę w wysokości 18zł(nie ważne ile było zwrotu VAT czy kosztu), co przyprawiło mnie dosłownie o zawrót głowy. Dodatkowe koszty to każda deklaracja po 25-40 zł, oraz każda umowa dla pracownika po 30zł. Koszt całkowity, oczywiście miesięczny przy sześciu pracownikach plus faktury itp. wyniósł mnie ok. 1500- 1800 zł! Dla porównania podam, że biuro rachunkowe, za które zapłaciłem to koszt 250 zł miesięcznie. Oczywiście Pani księgowa zachwalała się ile to już osób rozlicza na tzw. „lewo” i dodatkowo pracowała w firmie księgowej. Kiedy spała i jadła to nie wiem, ale wiem na pewno, że wybór takiej osoby jest wysoce nieopłacalny. Pierwsza deklaracja rozliczona przez moja miłą DROGĄ Panią księgową w Urzędzie Skarbowym zakończyła się telefonem z Urzędu oraz dodatkowymi kosztami dla mnie. Na szczęście Pan w Urzędzie wykazał się wielce wyrozumiały i z racji tego, że rozpoczynałem działalność i mogłem się pomylić pomógł mi w kwestii źle złożonej deklaracji.
Podsumowując, zalecam ci rozejrzenie się za dobrym biurem rachunkowym, które nie dostarczy ci atrakcji w postaci nerwów i nieprzespanych nocy po odebraniu telefonu z Urzędu Skarbowego. Dodatkowo koszt opłacenia biura rachunkowego to koszt twojej firmy(zysk dla ciebie), biuro podpisze się pod każdym dokumentem, podpowie w kwestii faktur i w wielu nurtujących cię problemach związanych z płatnościami, środkami trwałymi itp.., Co do miłej Pani Księgowej, to może miałem pecha, ale wiem, że na pewno to, co jej zapłacę nie będzie moim kosztem (starta) oraz nigdy nie podpisze się pod dokumentami (cała wina spada na mnie).
W dziale tym dodam informacje, które będą bardzo przydatne przy prowadzeniu firmy i nie narażą cie na nieprzespane noce. Opłaty. Jest to ta część działu, której nikt nie lubi, ale musi się podporządkować. Podstawowe opłaty w twojej firmie to opłata ZUS oraz Urzędu Skarbowego. Po podliczeniu przez biuro rachunkowe kwot do zapłaty będziesz musiał dokonać przelewu na konto ZUS w dniu 10 każdego miesiąca, jeżeli nie masz pracowników, oraz 15 każdego miesiąca, jeżeli zatrudniasz w firmie pracowników(nawet na umowę zlecenie, czy dzieło). Do każdego 25 dnia miesiąca musisz opłacić VAT i podatek skarbowy. W sytuacji, jeżeli podane terminu przypadają w dni wolne ustawowo od pracy opłaty musisz dokonać w nadchodzącym dniu, który nie jest dniem świątecznym lub dniem wolnym. Dla przykładu podam, że 15 wypada w sobotę i tego dnia nie musisz dokonywać przelewu pieniędzy na konto ZUS. Musisz to natomiast zrobić bezwzględnie w poniedziałek tj., 17. Jednak nie polecam pozostawiania opłat na ostatnią chwilę, bo może coś ci wypaść w terminie zapłaty, a niestety zapomnisz tego dokonać i może zrobić się mały problem. Terminowe opłaty są bardzo ważne z dwóch powodów. Po pierwsze nie będziesz miał naliczanych karnych odsetek, a po drugie będziesz miał możliwość brania udziału w przetargach państwowych. W wyjątkowych sytuacjach prywatni kontrahenci, również mogą poprosić cię o wykazanie braku zaległości w opłatach dla ZUS i US.
Dodatkowo przedstawię podstawowe informację na temat odliczania VAT oraz kosztów firmy. Jako przedsiębiorca masz możliwość odliczania podatku VAT z dokonywanych zakupów. Musisz jednak pamiętać, że nie możesz odliczyć podatku od wszystkich zakupów. Dodatkowo VAT możesz odliczać tylko w sytuacji, gdy masz zatrudnionego, co najmniej jednego pracownika. Co do odliczenia podatku VAT to musisz bezwzględnie poradzić się księgowości. Podpowiem, że możesz odliczać wszystkie produkty, które są niezbędne do prowadzenia, wyposażenia lub wyremontowania twojego biura i firmy. Wśród takich artykułów znajdują się np. papier do drukarki, mundury, farby, pędzle, pożywienie dla psa, (jeżeli posiadasz na obiekcie) itd. Na pewno nie możesz odliczyć produktów alkoholowych i większości spożywczych(bułki, chleb itp.)., Jako właściciel firmy nie jesteś traktowany jak pracownik, więc nie możesz rozliczać nic dla siebie, czyli np. zegarka, telewizora, konsoli do gier, modelu do sklejania, czy sprzętu narciarskiego itd. Każda faktura, która wyda się fakturą „niebędącą zakupem na potrzeby firmy” tylko na potrzeby prywatne, czyli może to być np. makaron lub biały ser musi być opisana i podpisana przez ciebie. Oczywiście w tej sytuacji, czyli makaronu i sera napiszesz, że jest to pożywienie dla psa.
Środki trwałe
Czym jest środek trwały? Jest to składnik rzeczowych aktywów przedsiębiorstwa, którego cechami są: czas użytkowania powyżej roku, ma postać rzeczową oraz jest używany na potrzeby przedsiębiorstwa. Do środków trwałych możesz zaliczyć np. nieruchomości(grunty, budynki, budowle itp.), środki transportu, maszyny i urządzenia techniczne, ruchomości, wyposażenie oraz inwentarz żywy. Nie możesz na pewno rozliczać ani dodawać do środków trwałych żadnych kredytów zaciągniętych na osobę fizyczną, nawet, jeżeli kredyt jest przeznaczony na rozwój firmy.„Zużycie środka trwałego jest odzwierciedlane przez jego amortyzację, która jest kosztem przedsiębiorstwa rozliczanym, co miesiąc, oraz umorzenie, czyli wartość dotychczas zamortyzowanej części środka trwałego. Umorzenie koryguje wartość środka trwałego, doprowadzając ją do wartości netto” (źródło: wikipedia.pl)
Jako, że w niniejszy poradnik nie jest poradnikiem dla księgowego nie będę zagłębiał się w szczegóły kwestii VAT i środków trwałych przedsiębiorstwa. Moim celem jest przedstawienie powierzchownej informacji na temat VAT i środków trwałych, dlatego odsyłam cię do przyjrzenia się problemowi z bliska, do księgowości lub poradnika w tej dziedzinie.
Biuro firmy
W początkowej fazie tworzenia firmy proponuję biuro zarejestrować pod adresem zameldowania (wspomniałem o tym w rozdz. urzędy oraz dokumentacja). Pozwoli to na obniżenie kosztów prowadzenia firmy, w szczególności, gdy nie masz jeszcze podpisanej umowy na ochronę. W sytuacji, gdy firma zacznie się rozwijać musisz bezwzględnie poszukać miejsca na biuro. Jaka będzie powierzchnia biura oraz ile będzie miało pomieszczeń zależy tylko i wyłącznie od ciebie. Musisz jednak brać pod uwagę kilka czynników przy planach wynajęcia powierzchni biurowej. Przedstawię ci przykładowy początkowy rozkład pomieszczeń dla pracowników. Pomieszczenie dla właściciela firmy, czyli dla ciebie. Możesz tu przyjmować interesantów, prowadzić ważne rozmowy z kontrahentami oraz pracownikami. Pomieszczenie dla działu ochrony fizycznej, który zajmie się organizacją ochrony na obiektach oraz szkoleniami przyszłych pracowników i agentów ochrony. Następne pomieszczenie to pomieszczenie dla księgowości oraz pokoju rozliczeń. Jedno pomieszczenie przeznacza na dział handlowy. Pozostają jeszcze trzy pomieszczenia tj. magazyn oraz sanitariat i kuchnia dla pracowników.
Wraz z rozwojem firmy zapotrzebowanie na pomieszczenia będzie wzrastać, więc musisz być przygotowanym na ewentualność wynajęcia dodatkowych pomieszczeń lub zmiany lokalizacji.
To gdzie wynajmiesz powierzchnię biurową nie ma zasadniczo znaczenia, choć wiadomo, ze najlepiej jest w centrum miasta. Jednak ty nie prowadzisz działalności gospodarczej w zakresie sprzedaży owoców i warzyw lub sprzętu RTV i myślę, ze nadwyrężanie budżetu na wynajem powierzchni biurowej w centrum nie ma większego sensu. Dodatkowy plus z obrzeżami miasta to szybki dojazd i wolne miejsca parkingowe. Przy wyborze miejsca w dalszych częściach miasta musisz jednak brać pod dostępność komunikacji miejskiej. Pamiętaj, że nie każdy ma możliwość przyjazdu samochodem.
Oferty handlowe
Czym jest oferta handlowa? Jest to na pewno jeden z najważniejszych dokumentów twojej firmy. W ofercie musisz przedstawić swój produkt czy usługę, który zamierzasz sprzedać. W twoim przypadku sprzedajesz usługę. Jak sporządzisz ofertę handlową to zależy tylko i wyłącznie od ciebie. Możesz to zrobić na kilku stronach, możesz na kilkunastu. Z doświadczenia wiem, że przyszły kontrahent nie ma za bardzo ochoty czytać esejów czy opowiadań i musisz wiedzieć, że nie tylko ty składasz mu ofertę, robią to też inni przedstawiciele różnych firm z różnych branż, więc nie produkuj zbyt dużego materiału.
Czy ty masz ochotę przeczytać ulotkę, którą otrzymasz na ulicy? Myślę, że nie. Zerkasz na nią i wyrzucasz do kosza lub w razie zainteresowania zabierasz do domu, by na spokojnie ją przejrzeć. Oferta nie jest oczywiście ulotką i jest skierowana do konkretnej osoby lub firmy w konkretnie sprecyzowanym celu. Kontrahent, oczywiście mam nadzieję nie wyrzuci twojej oferty i postanowi jej się przyjrzeć w wolnej chwili, ale musisz go czymś zainteresować.
Najważniejsza w naszym kraju jest cena- wartość, na którą spogląda każdy, kto płaci za usługę i nie ważne większe czy mniejsze pieniądze. Drugi ważny czynnik to profesjonalizm(wystrzegaj się tego słowa w ofercie) firmy oraz staż na rynku. Ty masz mały staż lub wcale, więc w tej sytuacji jest ciężko zainteresować kogokolwiek, ale niech to cię nie przeraża. Postaw na swoją wiedzę. Determinacja i wiedza pomogą ci przezwyciężyć każdą barierę. Przecież każdy kiedyś zaczynał budowanie firmy od podstaw.
W ofercie, którą wyślesz lub zawieziesz osobiście do klienta musisz podać to, czym się zajmujesz, co masz do zaoferowania oraz jaka jest cena za usługę twojej firmy. Oferta musi być skierowana do danej osoby, np. właściciela firmy, przedstawiciela zarządu czy prezesa firmy, (jeżeli wiesz jak się nazywa). Możesz ofertę skierować do samej firmy, (jeżeli nie masz innych danych). W tej sytuacji używaj zwrotów Państwo, itp. Do oferty możesz dodać zdjęcia twoich pracowników, posiadanego sprzętu lub biura itp., co doda wiarygodności twojej firmy. Oferta musi być pisana językiem prostym i zrozumiałym bez zbędnego lania wody(to nie szkoła). To nie jest również konkurs na najlepszą ofertę roku. Nie każdy właściciel firmy to polonista, czy znawca języków dalekiego wschodu lub łaciny. Musisz o tym pamiętać i wystrzegaj się pisania niezrozumiałego tekstu. Nie pisz w ofercie nic na temat konkurencji, bo po pierwsze to nie jest zbyt miło postrzegane przez klientów i stajesz się w ich oczach poniekąd awanturnikiem, który za chwilę może źle wyrażać się o samym kliencie. Po drugie nie musisz robić reklamy konkurencji. Im więcej piszesz lub mówisz na inną firmę złego tym bardziej udowadniasz, że się ich boisz, co wskazuje na to, że to konkurencja jest dobrze przygotowana do wypełniania zadań ochrony, a nie Ty.
Możesz przejrzeć oferty innych firm niekoniecznie związanych z ochroną i możliwe, że pomoże ci to w stworzeniu własnej oferty.
Czasami właściciele firm mają skłonność do megalomanii i ich oferty wyglądają przez to bardzo zabawnie. Nie bierz z tych ofert przykładu. Miałem okazję trzymać w ręku ofertę pewnej firmy ochrony, która objętością dorównywała wspaniałej książce Fiodora Dostojewskiego pt. „Zbrodnia i kara”. Oczywiście oferta tej firmy to poniekąd „zbrodnia” dokonana na ofercie z powodu obszerności, a „kara” dla kontrahenta, który otrzymał to dzieło, by się z nim zapoznać. Domyślasz się, co stanie się z taka ofertą? Dostojewski za swoją książkę wzniósł się na wyżyny pisarstwa. Gdzie wzniósł się autor obszernej oferty? Na pewno był dumny ze swojego dzieła tak samo ja Fiodor. Tylko, czy w ofercie chodzi o to, by napawała cie dumą, czy może o to by przyjęta została z zainteresowaniem przez klienta? Myślę, że to drugie. Ty masz cel. Zdobyć zaufanie klienta.
Podsumowując, oferta nie może być za długa, ma być skierowana do osoby lub firmy, należy zapisać informacje o usłudze, podać cenę za usługę oraz nie należy nic pisać o konkurencji. Jeszcze jeden ważny aspekt oferty- musi przedstawiać korzyści, jakie osiągnie kontrahent z wyboru twojej firmy. Nie mówię tu o karanym procederze wręczania korzyści majątkowej tylko o korzyściach związanych z bezpieczeństwem.
Każdą ofertę musisz podpisać osobiście, co podkreśli twój szacunek do adresata. Pamiętaj również, że nie można w ofercie przedstawiać nieprawdziwych informacji, w których przedstawiasz zmyślone obroty firmy, czy posiadaną ilość obiektów pod ochroną fizyczną. Może kłamstwo nie zawsze wychodzi na jaw, ale jest nieetyczne pod każdym względem oraz może spowodować twój szybki upadek.
Spotkanie u klienta
Spotkanie to bardzo ważna część działania strategicznego twojej firmy. Na początku działalności będziesz osobiście spotykał się z klientami. W późniejszym okresie prowadzenia biznesu, kiedy to rozwiniesz struktury działu handlowego będziesz musiał podjąć decyzję czy na spotkanie udasz się osobiście czy może wyślesz pracownika działu handlowego. Pamiętaj jednak, że każdy klient nie ważne od wielkości jest wart twojego czasu. W sytuacji, gdy w danym dniu trafi ci się spotkanie w tym samym czasie z dwoma kontrahentami, proponuję ci przełożyć termin jednego spotkania jednak powinno odbyć się jeszcze tego samego dnia lub następnego.
Jeżeli kontrahent jest gotowy do rozmów nie przeciągaj zaproponowanego terminu do spotkania. Klient może odebrać osobiście takie zachowanie i uzna, że go ignorujesz, po czym zapewne zerwie całkowicie kontakt.
Na spotkania z klientem możesz wysyłać również koordynatora lub dyrektora ochrony fizycznej, których wiedza i doświadczenie mogą okazać się bardzo przydatne.
Na spotkaniu u kontrahenta musisz zaprezentować swoją firmę z jak najlepszej strony, oczywiście nie przesadzając w użyciu słów np. wspaniały i w pełni profesjonalny. Unikaj również zbytniego gadulstwa, w szczególności o sobie. To wykreuje zły obraz twojej osoby w oczach klienta. Nie schodź z tematu rozmowy, nie skacz po tematach i odpowiadaj na zadane pytania szczerze „nie rzucając” oczami po suficie, czy ścianie. Zapytany przez klienta, co sądzisz o takiej czy innej agencji ochrony odpowiedz grzecznie, że prowadzisz swoją firmę oni swoją i na pewno każdy z was ma wiele zalet jak i słabszych punktów. Unikaj oczerniania i mówienia najgorszych rzeczy o innych firmach, choćby były one prawdą. Nie popisuj się tym, co to w życiu osiągnąłeś i kim to nie będziesz. To nie jest rozmowa w barze z kolegami. Staraj się zachowywać spokojnie bez okazywania zbędnych emocji, oczywiście tzw. „kamienna twarz” czy „uśmiech klowna” są nie na miejscu. Możesz próbować wyczuć klienta, czy ma chęć na „luźną” rozmową, czy może chce rozmowę oficjalną. Pamiętaj również, że najważniejsze po twoim wejściu do pokoju to pierwsze kilka sekund. W ciągu tak krótkiej chwili twój rozmówca określi twoja osobę, polubi cię lub nie. To zależy od tego jak wejdziesz, jak się zachowasz i jak przywitasz. Jeden uśmiech potrafi wywołać lawinę innych uśmiechów. Pamiętaj o tym wchodząc na spotkanie. Z pewnością uśmiech na twarzy pomoże, a nie zaszkodzi.
Na pewno byłeś kilka razy na rozmowie o pracę, przypomnij sobie jak się zachowywałeś, co robiłeś. Przeanalizuj, co było nie tak, co masz zmienić, co poprawić. Jeżeli odbyłeś już jakieś spotkania z klientami to masz, na czym się uczyć. Spójrz obiektywnie bez zbędnego wybielania na to, co zrobiłeś nie tak na spotkaniu. Idąc na spotkanie musisz wiedzieć o kliencie wszystko, czym zajmuje się firma, jaka jest struktura firmy, ilu ma pracowników, poznaj rozkład budynków firmy. Przygotuj się do rozmowy odpowiednio wcześniej, nie odkładaj tego na później, bo to później przerodzi się w „za późno” i będziesz nerwowy na spotkaniu. Unikaj spożywania dużej ilości alkoholu dzień przed spotkaniem, a na pewno w dniu spotkania. Powinieneś być wypoczęty, by nie wydawać się znudzonym wizytą u klienta. Oczywiście strój jest również bardzo ważny. Przecież nie założysz dżinsów lub bluzy dresowej. Podkreśl ubiorem jak ważne jest dla ciebie wasze spotkanie. Dokumenty, które zabierzesz na ze sobą musisz mieć ułożone w neseserze tak, byś nie grzebał w nich jak w torbie z zakupami. Na spotkaniu podkreśl swoja pozycję pokazując pewność tego, co robisz i rozmawiając z klientem daj mu do zrozumienia, że jesteś osobą pełną zaufania i tylko ty nadajesz się do tworzenia ochrony jego obiektu.
Byłem kiedyś na spotkaniu, które już na samym początku było spalone przez zachowanie człowieka, który chciał „przebić” się z hukiem u klienta. Nieeleganckie zachowanie i cała sytuacja rozegrała się już przy wejściu na spotkanie. Pracownik z firmy ochrony wchodząc na spotkanie przywitał się z administratorem, po czym zadał mu pytanie, cyt. „ta firma xxx to was pilnuje, czy wy ich, udało mi się tu wejść bez żadnej kontroli”. Oczywiście głupi uśmieszek towarzyszący temu pytaniu nie dodawał inteligencji pracownikowi. Kolejny błąd na tym samym spotkaniu to iście elegancka pozycja wspomnianego pracownika firmy ochrony, któremu nie w smak było siedzenie spokojnie przez dziesięć minut. Wyciągnięte skrzyżowane nogi, pozycja bokiem do stołu z opartą prawą ręką o stół podpierając znudzoną głowę już wróżyła podpisanie kontraktu. Ostatnim dość poważnym błędem tego pracownika była niesamowicie bystra odpowiedź na pytanie administratora. Administrator obiektu zadał proste pytanie, jak się okazało proste tylko dla kogoś, kto rzeczywiście zajmuje się ochroną. Pytanie brzmiało, cyt. „jak Pan proponuje zaplanować ochronę tego obiektu”. Odpowiedź zwaliła mnie z nóg, dosłownie. Pracownik firmy, rzekomo niesamowicie znający się na temacie odpowiedział, cyt. „a Pan jak to widzi”? Nie będę opisywał całości dziesięciu minut, a uwierz mi jest jeszcze, co napisać, ale to nie ma sensu. Chciałem tylko pokazać ci jak można „spalić” spotkanie u klienta, który potrzebował ochrony „na wczoraj”. Zachowanie rozmówcy oraz jego rozmowa z administratorem to skandal, który przerodził się w klęskę i po grzecznej wymianie wizytówek oraz rzuconym „od niechcenia” przez administratora zapewnieniu o możliwym telefonie do firmy w sprawie oferty(nigdy nie zadzwonił). Byłem tylko „obserwatorem” na tym spotkaniu, ale po pierwszych dziesięciu sekundach zauważyłem, że pracownicy firmy ochrony, którzy przybyli na spotkanie nic dzisiaj nie zwojują.
Oferta do firmy prywatnej czy państwowej?
Jest zasadnicza różnica pomiędzy warunkami złożenia oferty na obiekt prywatny, a państwowy nieobowiązkowej ochrony lub obiekt obowiązkowej ochrony(to kryterium pozostawiam dla dużych firm ochrony). Sam osobiście nigdy nie zajmowałem się tzw. „obiektami Państwowymi”, ponieważ najważniejszym kryterium, jakie firma musi spełniać, by taki przetarg wygrać to cena. Nieważne jak wspaniały sprzęt zaoferujesz, jakich młodych i sprawnych pracowników i tak przetarg wygra firma, która złożyła ofertę z najniższą ceną. W tym miejscu niestety muszę dodać, że to prawdopodobnie dzięki przetargom państwowym agencje ochrony są jednym z najniżej opłacanych sektorów w kraju. Jest to duży problem, ponieważ firmy, by „przejąć” obiekt zaniżają stawkę za godzinę pracy do granic opłacalności, a niekiedy granice te zostają niestety przekroczone. Proszę zadać sobie pytanie, dlaczego firma ochrony pod koniec roku 2010 składa ofertę ze stawką netto w granicy 5zł i wygrywa przetarg? Wygrywa, bo nikogo nie obchodzi, za jakie pieniądze zostaną zatrudnieni pracownicy(w ogóle nie mam tu mowy o żadnym zatrudnieniu) i stawka podana przez wygrywającego jest najbardziej atrakcyjna. Jaki cel ma firma ochrony składająca taką ofertę? Zarobkowy? Na pewno nie. Czyli? Referencje i podniesienie prestiżu firmy. Sam pracowałem w firmie, która przejęła obiekt pod ochronę za tak niskie pieniądze, że prezes firmy najzwyczajniej w świecie dopłacał do utrzymania obiektu. Zrobił to tylko po to, by utrzymać prestiż firmy i móc na stronie internetowej i w referencjach pochwalić się tak lukratywnym obiektem. Jeżeli wygrasz przetarg, w którym klient płaci ryczałtem nawet nie masz, co myśleć o składaniu pisma na podwyżkę z powodu braku opłacalności. Niekiedy, zdarza się, ze firma wygrywa przetarg, by za dwa miesiące wystosować pismo o podwyżkę. Przeważnie firma nie otrzyma podwyżki(zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa) i jest zmuszona do odstąpienia od umowy o ochronę obiektu.
Czasami zdarza się, że przetarg zostaje unieważniony i całe twoje starania o wspaniały państwowy obiekt spełzły na niczym. Musisz także wiedzieć, że składając ofertę na obiekt państwowy ponosisz dodatkowe koszty związane z zaświadczeniem o niezaleganiu z opłatami, świadectwem niekaralności itd. Dodatkowo instytucja może zażądać wpłacenia wadium oraz zaznaczyć w informacji o przetargu, na jaka kwotę minimalnie musi być ubezpieczona firma ochrony. Inne ograniczenia to wieloletni staż firmy i np. wykazanie obrotów nie mniejszych niż np. trzy miliony złotych. Co ma na celu takie działanie? Zwolennicy takich przetargów twierdzą, że pozwoli to na „odsiew” małych firm oraz firm „krzaków”. Podobno w naszym kraju jest swoboda gospodarcza. Tylko, dla kogo? Na pewno nie dla małych przedsiębiorstw. Ja mam inne zdanie, co do takich przetargów i „pod” kogo są organizowane. Również trzeba wziąć pod uwagę fakt, że obecne „kolosy” rynku ochrony to firmy, które rozpoczynały działalność jeszcze w latach osiemdziesiątych, czy dziewięćdziesiątych ubiegłego wieku. W tamtych czasach nie było tak restrykcyjnych wymagań, co, do jakości usług i firmy mogły „uczyć” się oraz zdobywać doświadczenie na swoich kontrahentach. Teraz nasuwa się pytanie, dlaczego władze państwowe demokratycznego państwa pozwalają na takie działania? Pytanie oczywiście jest zadane w próżnię i nigdy nie otrzymam odpowiedzi.
Jest również inna sytuacja, kiedy to możesz złożyć ofertę na obiekt państwowy nie ponosząc przy tym kosztów i mając większą nadzieję, że to właśnie twoja oferta zostanie wybrana. Mowa o konkursie ofert. W sytuacji, gdy wielkość zapłaty za usługę nie wymaga otwierania przetargu zostaje ogłoszony konkurs ofert. W tym przypadku zarządzający obiektem wybiera firmę, która jego zdaniem spełnia wszelkie kryteria firmy godnej zaufania.
Jednak na początku działalności proponuję uderzyć w sektor prywatny i to na nim skupić swoje działania. W miarę rozwoju firmy i w sytuacji, gdy przedsiębiorstwo zacznie przynosić zyski możesz pokusić się o złożenie oferty na obiekt państwowy. W późniejszym czasie w miarę zdobywania doświadczenia oraz oszczędności proponuję złożyć ofertę na obiekt obowiązkowej ochrony. Tylko w tym przypadku musisz bezwzględnie posiadać solidny fundament firmy z doświadczonymi pracownikami.
Na koniec podpowiem skąd brać dane adresowe klientów. Najważniejszym źródłem jest internet oraz książki takie jak PKT czy Panorama Firm. Dodatkowo podróżując z miasta do miasta staraj się zwracać uwagę na przedsiębiorstwa, które właśnie mijasz i po powrocie do domu wpisz w przeglądarce internetowej nazwy firm, co pomoże w ustaleniu danych. Możesz wykonać telefony do firm z prośba o przesłanie twojej oferty lub wysłać list elektroniczny do firmy. Tu musisz wiedzieć, że zgodnie z nowelizacją ustawy od początku 2010 roku zanim wyślesz list elektroniczny z ofertą firmy musisz wysłać prośbę o możliwość przesłania takiej oferty. Nie będę się rozpisywał na beznadziejnością tego projektu, który zabrania kontaktu w ten sposób, ale nie zabrania wysłania oferty w sposób tradycyjny. Niedługo będzie trzeba wysłać smsa z prośba o możliwość zadzwonienia do kontrahenta, bo to również zostanie uznane, jako ochrona danych osobowych i możemy popaść w konflikt z prawem…
Obliczenie stawki za godzinę pracy pracownika ochrony
W ofercie handlowej musisz podać cenę za godzinę pracy pracownika ochrony. Jak wyliczyć taką stawkę? Jest to bardzo prosty matematyczny sposób. Dodajesz wszystkie koszty, które poniosłeś by wprowadzić obiekt pod ochronę łącznie z podatkiem itp. następnie dzielisz wszystko przez godziny, za które co miesiąc płaci kontrahent. Oczywiście musisz „posegregować” opłaty tak by były one kosztem miesięcznym. Czyli jeżeli coś kosztuje cię załóżmy 1000zł podziel to na 12 miesięcy i wyjdzie ci koszt miesięczny w wysokości ok. 83, 5zł. Teraz tą kwotę, czyli 83, 5 podziel na godziny pracy na obiekcie w danym miesiącu. Przy jednym pracowniku ochrony całodobowo jest to średnio 730 godzin. Koszt z tej pozycji wynosi 0, 011 gr. za godzinę pracy. Po dodaniu w taki sposób wszystkich pozycji wyjdzie ci spodziewany koszt. Załóżmy, że po podliczeniu kosztów okazało się, że twój koszt każdej godziny pracownika ochrony wynosi 2zł, płaca dla pracownika to koszt 7zł. Razem koszt wynosi 9zł. Z tej prostej kalkulacji wynika, że oferta na pewno nie może być niższa niż 9 zł. Jeżeli chcesz cokolwiek zarobić musisz dać ofertę większą niż 9zł.
Pamiętaj, żeby zawsze koszty lekko zawyżać, a nie zaniżać. Pamiętaj o przysłowiu, że z pustego i Salomon nie naleje i drugiego bardzo ważnego, że chytry dwa razy traci. Jeżeli źle obliczysz koszt i podasz stawkę z tzw. kosmosu to możesz doprowadzić do tego, ze zaczniesz dopłacać do interesu. Może zdobędziesz obiekt, ale, po co ci dopłacać i wbijać gwóźdź do trumny swojego biznesu.
GRUPA MEDIA INFORMACYJNE & ADAM NAWARA |
