Zakładamy agencje ochrony część 10
Jak nie narazić się na straty finansowe?
Rozpoczynając własną działalność musisz uważać na „nietrafione” zakupy, które mogą znacznie nadwyrężyć twój budżet i stać się przyczyną powolnej klęski w biznesie. Każdy większy, czy mniejszy zakup musisz przeanalizować, czy jest on ci rzeczywiście potrzebny i niezbędny do prowadzenia działalności.
Mowa o wyposażeniu obiektu, magazynu, biura oraz zakupie pojazdów. Jeżeli zaciągnąłeś kredyt na rozwój firmy lub otrzymałeś dotację i w danej chwili masz znaczną część gotówki to uważaj, bo źle ulokowane pieniądze przyniosą straty.
Przestrzegam w szczególności przed dokonywaniem zakupów na zapas, bo może myślisz, że to, co zakupiłeś bardzo ci się przyda. Pamiętaj, że przedmioty, które kupisz z tego powodu mogą być przydatne dopiero, za np. rok lub dwa lata. Co w takiej sytuacji się dzieje? Na pewno masz straty i niepotrzebne nerwy. Załóżmy, że kupujesz trzy czytniki obchodowe za 2200 netto każdy, co daje w sumie 6600 netto. Do użytku trafia jeden czytnik, reszta z powodu chwilowego braku obiektów trafia na półkę w magazynie. Leżą tam przez rok, nie procentując i nie rozmnażając się. W przeciągu roku czytniki te staniały w hurtowni do np. 1700zł netto, co już daje ci stratę w wysokości 1000zł. Dodatkowo pieniądze, które przeznaczyłeś na zakup czytników mogłeś przeznaczyć np. na reklamę, co byłoby lepszym rozwiązaniem.
optimainterwencja
Wystrzegaj się jeszcze droższych zakupów np. samochodu służbowego, który jak po chwili się zorientujesz straci na wartości i okaże się, że niepotrzebnie zakupiłeś taki drogi pojazd kierując się chwilą zapomnienia. Możesz zawsze kupić tańszy samochód, który również spełni swoje zadanie, a pieniądze, które pozostaną przeznaczyć na trafniejsze zakupy.
Przestrzegam również przed drukowaniem „sterty” dokumentów na zapas. Po pierwsze, może okazać się, że taka ilość jest ci niepotrzebna, po drugie, za miesiąc lub dwa stwierdzisz, że to, co wydrukowałeś okaże się zbędne lub musisz poprawić dokument(wzór), po trzecie niepotrzebnie stracisz toner, wyeksploatujesz drukarkę i papier.
Jak wiadomo pieniądze procentują tylko leżąc w banku, a przedmioty w szczególności sprzęt elektroniczny, mundury czy samochody itp. to nie dobre wino i nie nabierze wartości od „leżakowania”. No może z całości zakupów wartościowy stanie się samochód, ale na pewno nie przez najbliższe 40-50 lat.
Nabierając doświadczenia w biznesie nauczysz się, że dopóki umowa nie jest podpisana przez obie strony to pomimo zapewnień do ostatniej chwili przez kontrahenta nie możesz być niczego pewnym. Po podpisaniu umowy masz zawsze czas na dokonanie niezbędnych zakupów, które wspomogą twoją pracę i pracę pracowników ochrony.
Jako przedsiębiorca powinieneś zrobić plan roczny, w którym uwzględnisz wszystko to, co zamierzasz wykonać przez dwanaście miesięcy. Zapisuj również to, co dokonałeś i to, co udało ci się zrealizować z postawionego planu. Na koniec roku wykonaj bilans i sporządzając plan roczny na kolejny rok z nowymi założeniami i poprzeczką podniesioną trochę wyżej. Dodatkowo wykonaj plan rozwoju firmy na najbliższe np. cztery lata. Uwzględnij w planie rozwój firmy, ofertę, przeznaczanie pieniędzy itp. Pomoże ci to w poukładaniu dążenia firmy do szybkiego rozwoju i zatrzyma niepotrzebne chaotyczne działania.
Sprawy sądowe
W miarę przybywania zleceń oraz kontrahentów, natrafisz też na takich, którzy będą opóźniali zapłatę wynagrodzenia za wykonaną usługę lub takich, którzy będą doszukiwać się twojej winy nawet w sytuacji dużych opadów śniegu. Niestety, jeżeli polubowna możliwość załatwienia sprawy z klientem jest niemożliwa pozostaje tylko droga sądowa. Tu radzę korzystać z pomocy prawnej lub w miarę rozwoju firmy otworzyć dział windykacyjny lub prawny i czekać na pozytywne i szybkie załatwienie sporu. Żeby ustrzec się takich sytuacji unikaj klientów, którzy maja problemy finansowe lub sytuacji, gdy firma klienta jest w stanie upadłości. Sam mam listę klientów, którzy notorycznie spóźniają się z zapłatą lub nie zapłacili wcale i sprawa została skierowana na drogę sądowa. W miarę rozwoju firmy sprawdzaj kontrahentów i zapisuj ich dane, szczególnie tych, których wpiszesz na swoją „czarną listę”
Musisz uważać również na wszelkiego rodzaju obiekty w budowie firm budowlanych, których umowy są tak sporządzone, że ty odpowiadasz za mienie pozostawione na placu budowy. Z doświadczenia wiem, że firma budowlana zatrudnia na swoim placu budowy kilka ekip podwykonawców. Podwykonawcy z kolei pracowników, którzy często nie dostają wynagrodzenia za pracę lub bardzo niskie wynagrodzenie. Pracownik takiego podwykonawcy chcąc „dorobić” na boku dogaduje się z innym pracownikiem z drugiej ekipy, że sprzeda mu np. bardzo droga wiertarkę za niskie pieniądze. Nie muszę dodawać, że to ty będziesz pociągany do odpowiedzialności i możliwe, że sprawa trafi do sądu, jeżeli nie będzie to tylko wiertarka, ale np. samochód z przyczepą załadowany drzwiami do mieszkań o bardzo dużej wartości.
Czasami to twoi pracownicy mogą stać się główną przyczyną tragedii. Podam ci dwa przykłady, kiedy to wina leżała wyłącznie po stronie pracownika. W pierwszym zdarzeniu, ktoś „zaopiekował” się agregatem prądotwórczym. Z ustaleń wynikało, że od momentu zdarzenia kradzieży do momentu ujawnienia minęło ok. pięciu godzin. Pracownik ochrony mógłby się tłumaczyć, że nie zauważył, że może ktoś w dzień to wyniósł. No niestety w tej sytuacji nic nie mógł, ponieważ agregat prądotwórczy, był pozostawiony przy jego posterunku na jego potrzeby. Są dwie możliwości. Pierwsza to pracownik brał udział w kradzieży, a druga to zasnął tak twardo w pracy, że nie zauważył kradzieży. Oczywiście firma ochrony musi w tym wypadku pokryć koszty, oraz co zapewne się stało obciążyć pracownika za niedopełnienie obowiązku ochrony mienia.
Drugi przykład to również ewidentna wina pracownika ochrony, któremu z placu budowy „uprowadzono” koparko-ładowarkę. Wina, dlatego, że sam wydał klucze do sprzętu osobie nieuprawnionej, w tym wypadku nawet nie był to pracownik firmy budowlanej. Nie znam szczegółów umowy pomiędzy firmą ochrony a zleceniodawcą, dlatego nie mogę powiedzieć, jaki był finał tego zdarzenia.
Możesz zawsze się bronić w takich sytuacjach sporządzając pisma o dokładnym zabezpieczeniu mienia, ale to opiszę w poradniku poświęconym ochronie obiektów.
Konkurencja
Jakże nielubiana przez nas jest konkurencyjna firma. Czasami niesłusznie, bo to dzięki konkurencji masz możliwość podniesienia poprzeczki i sprawienia na rozmowie, że to właśnie ty zostaniesz postrzeżony przez kontrahenta, jako człowiek godny zaufania i wyróżniający się z pośród przedstawicieli innych firm. Nie możesz nigdy sam zapominać o konkurencji i spocząć na laurach. Oni też nie śpią i starają się podnosić rangę swojej firmy, by zaszkodzić twojej firmie(oczywiście chodzi o odebranie ci kontrahenta).
Jeżeli obracasz się w danym sektorze biznesu to na 100 procent, możesz być pewny, że spotkasz się z konkurencją na różnego typu spotkaniach. Musisz, być bardzo ostrożnym, wręcz ograniczyć swoje zaufanie podczas rozmów. Niekiedy właściciele firm, proponują rozmowy, zaoferują pomoc. Może ci się to wydać miłym i przyjaznym gestem takiej osoby. Miłym, bo możesz pomyśleć, że on naprawdę cię polubił i chce ci pomóc. Nic bardziej mylnego. Zapamiętaj, że nigdy nie będziesz miał przyjaciela w konkurencyjnej firmie. A ten miły człowiek z dużej prężnej firmy, proponującym ci czasami współpracę ma jeden cel. Doprowadzić cię do zniknięcia z rynku. Jak to przecież był miły Pan, zaoferował pomoc, to wręcz niemożliwe, pomyślisz.
Do czego zmierzam? Spróbuj zaprzyjaźnić się z właścicielem firmy, która w twoim rejonie ma pewną ilość obiektów pod ochroną. Zaprzyjaźnić to na pewno ci się uda, ale spróbuj złożyć ofertę na obiekt swojego nowego „przyjaciela”. Ciebie ruszy sumienie, a jego? Twój przyjaciel cię przechytrzył, a ty dałeś się omotać. Ten twój niby przyjaciel wykrył zagrożenie łatwo się go pozbył.
Na pewno popełnisz wiele błędów, ale postaraj się wyciągać z nich wnioski. Jeżeli masz już kolegę, którego znasz od dawna jeszcze zanim założyliście firmy, porozmawiaj z nim i ustal zasady gry, by nie doprowadzić do niepotrzebnych spięć i walki, na której skorzysta inna firma.
Musisz uważać na brzydkie zagrania innych właścicieli firm lub ich pracowników. Możesz oczywiście bronić się przed „opluwaniem” twojej osoby. Tylko jak? Dobre pytanie. Sam przeżyłem ciężkie czasy z powodu rozgłaszania nieprawdy o mnie przez konkurencyjną firmę. Po rozwiązaniu z nimi umowy o pracę(z winy pracodawcy, a raczej jego podwładnych) otworzyłem własną firmę ochrony. Oczywiście błędem moim było to, ze rozpocząłem składanie ofert handlowych na obiekty, na których byłem koordynatorem ds. ochrony fizycznej. Po miesiącu okazało się, że aż jedenastu kontrahentów wyraziło swoje zadowolenie i chęć współpracy ze mną. Niestety na moje nieszczęście pracownicy firmy(zajmujący kierownicze stanowiska) broniąc się przed konkurencją, czyli przede mną rozpuścili plotki dotyczące mojego nagłego odejścia z firmy.
Niestety czasami, kiedy duża firma nie wie jak bronić się przed inną firmą opowiada nieprawdziwe informacje na temat działań firmy czy nawet samego właściciela. Nie będę opisywał, jakie informacje dotarły do kontrahentów, ale uwierz, że dzięki takiemu zagraniu pozostałem z niepodpisanymi umowami w ręku. Jest to poniekąd żałosny chwyt, który tylko dowiódł jak bardzo tak potężna firma wystraszyła się jednego człowieka, który ich zdaniem mógł im bardzo zaszkodzić.
Nie byłem pierwszym przypadkiem takiego haniebnego postępowania i na pewno nie ostatnim. Przestrzegam cię przed tym, dlatego, byś nie musiał na początku budowania firmy walczyć dodatkowo z byłym pracodawcą. Dziwiło mnie, że administratorzy, prezesi firm, z którymi prowadziłem rozmowy dali się podejść i oszukać przebiegłym „lisom” z tamtej firmy ochrony. Ich plotki zostały wysłuchane, a nawet stały się powodem mojej początkowej klęski. Teraz już wiem, co było tego przyczyną. Nieważne jak kryształowy jesteś, nie ważne, jakie masz osiągnięcia, ale na początku zawsze przegrasz z tym, który dłużej zajmuje „podwórko” i uważa je za swoja własność. Jeżeli zbliżysz się do niego puści na ciebie psy i będzie szczuł, aż uciekniesz wystraszony. Dodatkowo zarządcy obiektów szybciej uwierzą pracownikom firmy, z którą maja podpisana umowę niż tobie. No w sumie im się nie dziwię i rozumiem ich. W opowieści zleceniobiorcy, przecież to ty narobiłeś poniekąd bałaganu w jego firmie, zdradzasz ich, a później chcesz doprowadzić do strat finansowych z chęci odegrania się. Trochę to śmieszne, ale prawdziwe. Niestety same opowieści czasem nie wystarczają i ambitna firma ma jeszcze coś w zanadrzu. Nadawało się to do napisania scenariusza czarnej komedii. Niektóre zagrania firma miała rodem z filmów gangsterskich. Z czasem zaczęło mnie to bawić, później patrzyłem na nich z politowaniem.
Ty, jako właściciel porządnej firmy nie powinieneś dopuścić się zagrań typu zastraszanie, pomawianie, głoszenie nieprawdy itp. nie należy to do zagrań honorowych ludzi, których niestety może w tym biznesie zacznie brakować.
Przestrzegam cię również przed spotkaniem, na którym prezesi ustalają stawkę, poniżej jakiej nie będą składać ofert na obiekty. Nie wchodź w to elitarne grono, które pięknie wygląda na papierze. Zresztą sztuczne utrzymanie ceny i zmowa cenowa jest przestępstwem. Nie umawiaj się nigdy z żadnymi właścicielami. Rób swoje, oni niech robią swoje. Wiedz, że spotkaniu takim spotyka się kilku właścicieli firm, którzy mają zarejestrowane po kilka firm. Ustalając minimalną stawkę zawsze robią to na jedną ze swoich firm i tą firma rzeczywiście przestrzegają zasad. Pozostałe ich firmy nie brały udziału w spotkaniu, więc domyślasz się zapewne, co wart jest takie spotkanie.
Jak już napisałem wcześniej, w tym biznesie nie ma przyjaciół, nie ma czystych zagrań, ale ty nie pozwól wciągnąć się w to błędne koło i rób powoli swoje założenia. Uważnie obserwuj ruchy konkurencji na twoim terenie, ale nie depcz im po piętach w sposób niegodny właściciela firmy. Nie poniżaj się i nie oczerniaj konkurencji. Pamiętaj, że twoim celem jest rozwój firmy, a nie niszczenie lub walka z konkurencją. Musisz również uważać na przedstawicieli handlowych firmy konkurencyjnej. Potrafią oni używać chwytów poniżej pasa. Klepiąc cię po ramieniu i zapewniając o swojej przyjaźni druga ręka wbijają ci nóż w plecy bez mrugnięcia okiem. Niestety walka o obiekty jest już w fazie niehonorowych, nieczystych, obłudnych zagrań, które powoli stają się męczące. Ciągłe słuchanie o narkomanii, alkoholizmie i innych dziwnych zachowaniach właścicieli firm i ich kluczowych pracowników wyższego szczebla jest na porządku dziennym. Oczywiście większość opowiadań przewyższa fantazje wspaniałego bajkopisarza Andersena lub Braci Grimm, dlatego ja patrzę na to wszystko z dużym przymrużeniem oka.
Czasami do konkurencji może odejść twój bliski współpracownik, na co musisz być przygotowanym. Dlatego pamiętaj o ograniczeniu jego dostępu do ważnych informacji, by nie wyciekły w teren. Tu również mógłbym podać ci przykład z życia, ale postanowiłem, że nie wspomnę o tym człowieku ani słowem.
Muszę przestrzec cię również przed próbą wyłudzenia twojej stawki cenowej, jaką podajesz w ofercie dla klientów. W ostatnim czasie nieudolne firmy ochrony, które nie radzą sobie z rynkiem dzwonią do firmy z prośbą o przesłanie oferty na ochronę biurowca, magazynu czy innego obiektu. Wymyślają nazwę adres i dane firmy, przedstawiają się, jako właściciel firmy lub kierownik i proszą o przesłanie oferty na np. dwóch pracowników ochrony w systemie 24 h. Spotkało mnie to kilkakrotnie(na początku prowadzenia działalności za pierwszym razem dałem się naciągnąć i firma wyłudziła moją ofertę) teraz zanim coś wyślę to sprawdzam wiarygodność firmy oraz dane na stronach internetowych i w rejestrach podmiotów gospodarczych.
Poproś o podanie pełnej nazwy, numeru regon lub numeru NIP firmy, od której otrzymałeś zapytanie ofertowe. Wystrzegaj się odpowiadania na maile z bezpłatnych skrzynek pocztowych oraz uważaj na osoby, które stanowczo chcą ofertę, ale nie chcą się spotkać w celu omówienia szczegółów kontraktu. Unikaj firm, które mają niejasno sprecyzowane warunki kontraktu.
Ochrona Obiektów
W punkcie tym zajmę się ochroną obiektów, oraz innymi usługami, jakie możesz wykonywać prowadząc działalność.
Osoba zarządzająca obiektem
Na obiekcie najważniejszą osobą jest administrator, zarządca, prezes itp. To z nimi musisz uzgadniać wszystkie zmiany dotyczące bezpieczeństwa obiektu. Nigdy nie podejmuj decyzji samodzielnie. Może to skończyć się rozwiązaniem umowy lub nawet w rażących uchybieniach, które wynikną z twoich zapędów przejęcia władzy skierowaniem sprawy na drogę sądową.
W razie stwierdzenia przez ciebie lub twoich pracowników uchybień ze strony osoby odpowiedzialnej za bezpieczeństwo natychmiast wystosuj odpowiednie pismo do firmy. Oczywiście dla dobrych stosunków z administratorem uprzednio z nim porozmawiaj w sprawie kwestii bezpieczeństwa.
W jakich sytuacjach powinieneś sporządzić pismo? W każdej sytuacji, w której zagrożone jest mienie firmy oraz życie i zdrowie pracowników, gości czy mieszkańców. Jeżeli uznasz np., że sople, które wiszące z dachu są duże i stanowią zagrożeniem natychmiast powiadom osobę zarządzającą osobiście lub telefonicznie oraz sporządź notatkę i pismo. Jest wiele sytuacji, które wpływają na bezpieczeństwo. Uszkodzone lub niekompletne ogrodzenie, brak oświetlenia, uszkodzona brama czy szlaban. Częste zacinanie się windy czy drzwi wejściowych. Sprzęt pozostawiony „luzem”, czy pootwierane samochody służbowe lub maszyny i urządzenia. Cieknąca rura w ciepłowni. Wyłączanie się kamer telewizji przemysłowej itd. Jest wiele przypadków, kiedy bezpieczeństwo obiektu zostaje narażone i musisz podjąć szybkie działania w celu zminimalizowania strat lub uniknięcia ich całkowicie. W każdym takim przypadku sporządź notatkę oraz pismo do właściciela firmy czy administratora obiektu.
GRUPA MEDIA INFORMACYJNE & ADAM NAWARA |
